Retos en la gestión empresarial y en el uso de las nuevas tecnologías

El sector vitivinícola español, y en especial las bodegas que lo componen, son una importante referencia en nuestro tejido empresarial. Caracterizadas por su innovación y fuerte vocación exportadora, se enfrentan a importantes retos y desafíos, en gran parte debido a la alta competitividad en los mercados y a un cliente cada vez más exigente. Un estudio elaborado para Tipsa expone cuáles son las preocupaciones de cada una de las actividades que se realizan en la empresa vitivinícola, desde el viñedo hasta el cliente.

El estudio ha sido realizado por Interban Network, colaborador de Microsoft, para la consultora Tipsa SL a través de encuestas telefónicas y de correo electrónico a un universo de 417 bodegas tomando como muestra a 69 empresas del sector vitivinícola español (16,5% de la muestra), elegidas de forma estratificada y proporcional. El sondeo, realizado entre diciembre de 2015 y enero de 2016, pretende identificar los principales retos a los que se enfrentan las bodegas, determinar el uso que se está haciendo de las nuevas tecnologías de gestión vitivinícola y detectar las áreas de mejora, para abrir nuevos horizontes de competitividad y productividad.

Según datos del Ministerio de Agricultura, Alimentación y Medio Ambiente, productores, consejos reguladores, bodegas y cooperativas vitivinícolas tienen ante sí los siguientes retos:

• Consolidar los vinos españoles, tanto en el mercado interior como en el exterior.
• Incrementar la competitividad de los vinos y la de las empresas vitivinícolas, sustentándose en la innovación para desarrollar nuevos productos y optimizar los procesos de producción y gestión.
• Mejorar la comercialización y aumentar su presencia en redes de distribución equilibrando el binomio cantidad-calidad.

Para superar estos retos es necesaria la promoción, impulsando acciones de información y difusión apoyadas en los pilares de un consumo responsable, el respaldo de las Denominaciones de Origen e Indicaciones Geográficas, o la participación en iniciativas que contribuyan a aportar visibilidad.

Reestructurar y reconvertir los viñedos es otro de los factores importantes para incrementar la competitividad del sector. Para ello se puede acceder, por ejemplo, a las ayudas que ofrece la UE para llevar a cabo la reconversión varietal, la reimplantación de viñedos, la modernización del riego…

Otro aspecto clave es invertir para modernizar, entre otros, los trabajos de campo, la maquinaria agrícola y de bodega, agilizar la gestión de los procesos operativos, las comunicaciones con clientes y distribuidores o impulsar el enoturismo.

Por último, innovar es preciso para desarrollar nuevos productos, formatos, procedimientos de trabajo… Que permitan cumplir con las regulaciones de trazabilidad y seguridad alimentaria, etiquetado o las exigencias de la gran distribución.

El estudio analiza el grado de complejidad en la gestión de los trabajos de campo, donde el 34% de los encuestados considera que tienen una complejidad alta, frente al 49% que consideran media la dificultad, o el 17% para quienes es baja. La dificultad de gestionar el proceso de vendimia es elevada para el 58% de los encuestados, frente al 20% que sitúan su dificultad como media y un 22% como baja. La dificultad de gestionar los trabajos en bodega es media-baja para el 64% de los encuestados frente al 36% para quienes su dificultad es mayor.

La trazabilidad y seguridad alimentaria se presenta como una de las fases con mayor complejidad en su gestión, no solo por su importancia, sino por los términos en los que afecta la implementación de un sistema de trazabilidad; desde el origen del producto, hasta la puesta en el punto de venta al consumidor. Prueba de ello es que este proceso es dificultoso para el 57% de las empresas. Tan solo un 16% considera que es baja la dificultad, y para un 27% la dificultad es media.

El etiquetado, como parte del proceso de trazabilidad, tiene una dificultad media para el 30% y baja para el 26%, mientras que para el 44% tiene una dificultad más elevada.

La logística presenta una dificultad media-baja para el 73% de las empresas, frente al 27% que la consideran alta.

La elaboración y presentación de libros, declaraciones e impuestos especiales se presenta como una labor con elevado grado de dificultad en su gestión para el 66% de las empresas. El 23% considera esta dificultad media y el 11%, baja.

La gestión de la calidad representa para un 44% de las personas encuestadas un trabajo de alta complicación, mientras que para un 56% la complejidad es media/baja.

El 61% de las empresas cuentan con aplicaciones informáticas para facilitar su gestión financiera frente al 39% que, pese a tener herramientas de gestión, manifiestan que son claramente mejorables. Es decir, existe capacidad para realizar las principales tareas financieras en una gran mayoría de las empresas, pero sigue habiendo un margen de mejora muy amplio en una parte del sector.

Los cambios en el mercado y en los sistemas actuales de producción en los que se encuentra el sector del vino, en el que el consumidor exige calidad, diferenciación y precio, han llevado a que la estructura de costes se haya modificado tanto en términos cuantitativos como cualitativos.

Los costes indirectos de producción, comercialización, investigación y desarrollo cobran un peso clave frente a los costes directos. Por tanto, es necesario revisar los modelos de costes tradicionales y adaptarlos a los sistemas de producción actuales, en el que los sistemas de información se convierten en herramientas necesarias para la toma de decisiones con garantías de fiabilidad y eficacia.

En este sentido, el 45% de las empresas cuentan con un sistema ágil de cálculo y análisis de costes frente al 55% que manifiesta no tenerlo. Existe. por tanto. una necesidad en el sector de adoptar mejoras de gestión en este sentido.

Preguntadas las empresas por las principales herramientas que emplean para el análisis de la información y el ‘reporting’, un 56% se decanta por hojas de cálculo; y un 16% por herramientas de ‘business intelligence’.

En términos generales, las producciones españolas están en buena situación para ampliar y consolidar su posición en los mercados europeos, pero es necesario que mejoren su gestión, comercialización y estrategia de marketing. La clave de esta industria está en la exportación de los productos que aportan más valor, sobre todo teniendo en cuenta las expectativas de crecimiento económico en España.

Acerca del uso de tablets para la gestión de los datos de los clientes, la consulta de pedidos o de tarifas, tan solo un 16% de las compañías lo tiene incorporado a su gestión frente a un 84% que no lo utiliza. Además, los clientes no pueden consultar online sus facturas, tarifas, promociones o catálogos en un 73% de los casos. Una gran parte de las bodegas encuestadas, el 62%, no tiene una estrategia de venta online; tan solo el 27% la tiene y el 11% tiene previsto tenerla a corto plazo

Por otro lado, el 17% de las bodegas tiene un plan de acción en servicios enoturísticos. Un 5% de la muestra trabajada presta tales servicios, a pesar de no tener una estrategia clara, y un 78% de las bodegas no llega a ofrecerlos.

Ante un panorama más exigente de consumo, el sector no solo se ha centrado en la mejora de sus productos; también ha puesto un foco importante en la eficiencia en su gestión, convirtiendo a la tecnología en un verdadero aliado en el camino de la competitividad.

Preguntadas las bodegas por el porcentaje de inversión (sobre ventas) en informática de gestión y comunicaciones, un 12% declara que no ha invertido nada; un 69% lo ha hecho por debajo del 5%, y tan solo un 13% lo ha hecho entre el 10-15%.

Sobre el tipo de tecnología de gestión utilizada, el 72% cuenta con un software específico para el sector vitivinícola; un 55% con soluciones de colaboración; un 61% con ofimática en la nube; y un 66% con soluciones y políticas de seguridad de datos.

Sin embargo, siguen existiendo barreras para incorporar la tecnología en las bodegas. Para un 55% el coste elevado; para un 44% sigue sin ser una prioridad estratégica; un 33% desconoce la oferta tecnológica disponible en el mercado; y para un 27% existe un miedo al cambio.

La complejidad de los diferentes trabajos que se realizan en una bodega puede estar frenando el crecimiento de la misma. Así, como señala el estudio, los aspectos que más preocupan a los profesionales son la elaboración de libros, declaraciones e impuestos, la trazabilidad y seguridad alimentaria, los trabajos de vendimia y la gestión de la calidad y etiquetado.

Las soluciones tecnológicas que existen para la gestión de estos y otros procesos están demostrando su eficacia, y contribuyen a disminuir el grado de dificultad y complejidad de los mismos. De hecho, en la encuesta más del 80% de las bodegas están plenamente satisfechas con la inversión realizada en estas tecnologías. Así pues, se confirma la tecnología como elemento de competitividad para este sector.

En cuanto a la utilización de las TICs, el resultado del estudio arroja dos datos clave:

• La gran mayoría de las bodegas encuestadas (más del 70%) utiliza algún software de gestión vitivinícola, dejando así superadas las meras aplicaciones contables, administrativas y hojas de cálculo. Es decir, quedan cubiertos los aspectos productivos de la bodega (trabajos de campo, vendimia, trabajos en bodega, trazabilidad, embotellado…).
• Queda mucho camino por recorrer en ámbitos de movilidad, colaboración, análisis del rendimiento del negocio y seguridad de la información. Así lo evidencian las cifras presentadas para el uso de tablets, herramientas de informes y business intelligence, plataformas de venta online, la informatización de los servicios enoturísticos o el uso de aplicaciones en nube (cloud).

El precio es, básicamente, la principal barrera de implantación de estas soluciones. De todos modos, el sector se enfrenta a un desconocimiento de la oferta existente en el mercado y no tiene muy claro las posibilidades reales de mejora. Así, el argumento del precio se relaciona con el desconocimiento de la oferta ya que la adopción de un ERP o CRM en la nube rompe con la necesidad de realizar fuertes inversiones en informática gracias al régimen de suscripción.

La tecnología en nube (cloud) reduce la carga de consumo de recursos propios, aporta flexibilidad y garantiza la seguridad de la información. Todo ello dota de agilidad al equipo de informática de la bodega, que podrá focalizar sus esfuerzos en el desarrollo de herramientas de valor y despreocuparse de elementos meramente técnicos.

Frente a esta situación, es evidente que existe un largo recorrido por delante en la implantación de soluciones tecnológicas de gestión en las bodegas. El tiempo de la gestión financiera (como único proceso informatizado) y la utilización de hojas de cálculo en la gestión ya ha pasado. Ahora los CRM y ERP más avanzados disponen de módulos para prácticamente cualquier proceso que se realiza en la empresa, automatizándolos y simplificando el trabajo de los profesionales.

Pero no se trata solamente de gestión. La ogfimática en la nube, herramientas de colaboración (gestores documentales con capacidades de intranets/extranets, videoconferencias, sistemas de mensajería instantánea…), soluciones de análisis de negocio (Business Intelligence) y herramientas de movilidad (tablets, smartphones…) son los aliados cada vez más necesarios y demandados. Son, en definitiva, soluciones que permiten afrontar, de forma segura y con datos fiables, los importantes retos a los que se enfrenta el sector vitivinícola nacional.

Todos estos datos pueden obtenerse descargando el informe original a través de este link http://www.vinotec.net/landing/estudio-tic-sector-vitivinicola o solicitando el estudio al correo electrónico comunicacion@tipsa.net.