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Datisa fue la solución escogida por el Hotel Via Augusta de Barcelona

¿Cómo gestionar contablemente un negocio de restauración?

Redacción Interempresas25/07/2012
Datisa, compañía española especializada en el desarrollo y comercialización de software ERP con 30 años de historia en el mercado, presenta el proyecto tecnológico llevado a cabo en el barcelonés Hotel Vía Augusta. Hace ahora ocho años, el establecimiento desplegó las avanzadas soluciones de Datisa para la gestión contable y parte de su aplicativo para el control de la tesorería, que han permitido la optimización de múltiples procesos del área financiera, y el ahorro de tiempos y costes en las tareas administrativas. Desde entonces, el sistema de gestión de Hotel Vía Augusta, basado en la suite de Datisa Serie 32, ha experimentado una continua evolución.

Bed&Breakfast con estilo familiar, en pleno centro de Barcelona

El Hotel Vía Augusta de Barcelona presume de ser una empresa familiar en la que se prioriza el compromiso con el cliente, la capacidad de responder a sus requerimientos y la propuesta de diferentes alternativas para que los visitantes puedan aprovechar al máximo su estancia en la capital catalana. El establecimiento, perteneciente a dos familias barcelonesas, cuenta hoy con 80 habitaciones, con capacidad de crecer hasta 115 en los próximos años y aplica una filosofía de bed&breakfast en el centro de la ciudad. En el secreto de su éxito, destaca la vocación de servicio de las 14 personas que conforman el staff del establecimiento, así como la gran experiencia que acumulan.
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Entre los principales requerimientos que se plantearon los responsables del hotel a la hora de seleccionar unas soluciones que les ayudaran a gestionar sus áreas de tesorería y contabilidad, allá por el año 2004, destacaron la necesidad de optimizar el trabajo de las personas que conformaban la plantilla, reducir los tiempos de respuesta y, principalmente, automatizar las tareas de gestión para minimizar el margen de error. Como explica Miguel Alba, gerente del Hotel Vía Augusta “en el departamento de contabilidad y tesorería estoy yo solo y necesitaba un sistema que me permitiera realizar todas las tareas en el menor tiempo posible”.

Así pues, una sola persona debía gestionar aproximadamente 11.000 facturas emitidas al año, muchas de ellas con IVA de diferentes porcentajes, más otras 2.500 de proveedores, presentar los impuestos ante la Agencia Tributaria, generar balances para presentar a la propiedad, etc. Por ese motivo, hace ahora ocho años, se plantearon la posibilidad de implantar un sistema de gestión que permitiera automatizar todas estas tareas.

Dar con el proveedor de tecnología idóneo

“Entramos en contacto con Datisa de manera casual, pero fue toda una suerte porque las soluciones que nos propusieron encajaban a la perfección con las necesidades que teníamos. Buscábamos un programa que además de ayudarnos a gestionar las áreas de contabilidad y tesorería, nos permitiera integrar la información con el resto de herramientas que ya estábamos utilizando con éxito, como era nuestro programa de gestión hotelera Tesipro e, incluso, la pasarela de pago de La Caixa”, explica Miguel Alba.
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El Hotel Vía Augusta implantó la Serie 32 de los sistemas de contabilidad de Datisa y la parte de Cobros y Pagos de la solución de tesorería, Copada. El gerente del hotel asegura que “entre las razones por las que decidimos optar por Datisa destacaron la gran fiabilidad de sus soluciones, su gran capacidad para integrarse con otros programas, la amplia funcionalidad que ofrecen, su facilidad de uso y su atractivo diseño, incluyendo una gran variedad de menús, para solventar cualquier demanda de información”.

Durante el despliegue inicial, también se necesitaron algunos ajustes en las soluciones Datisa, para facilitar la integración entre los distintos sistemas con los que trabajaba el hotel.

Fiabilidad y agilidad en la gestión

El ahorro de tiempos, la reducción de costes y la mayor facilidad para la toma de decisiones, han sido algunas de las mejoras experimentadas en el departamento de administración de Hotel Vía Augusta con el uso de Datisa. Como explica su gerente “solo en preparar los documentos de pago a proveedores, ahorramos toda una mañana. Es decir, para lo que antes necesitábamos casi 4 horas, con las soluciones de Datisa ahora tenemos que invertir apenas 20 minutos”.

El ahorro de tiempo es importante, pero también el ahorro en papel que antes se utilizaba para imprimir documentos que hoy se presentan digitalizados ante los organismos competentes. “Las soluciones de Datisa nos permiten presentar online ante la Agencia Tributaria las declaraciones de impuestos (IVA, IRPF, etc…) o los Libros de Cuentas ante el Registro Mercantil”, señala Miguel Alba.

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Por otra parte, y teniendo en cuenta que los asuntos relacionados con la tesorería y la contabilidad están sujetos a plazos de vencimiento, los sistemas de Datisa incluyen entre sus funcionalidades un calendario de operaciones que “recuerda” las fechas más importantes a tener en cuenta para evitar el incumplimiento de plazos. Finalmente, desde el Hotel Vía Augusta se apunta la cercanía de Datisa y la formación que ofrece la empresa como elementos diferenciadores de su trabajo, “además del servicio de soporte que recibimos desde el call-center, nos gusta mucho disponer de personas de confianza cerca de nosotros, siempre dispuestas a echarnos una mano”, asegura Miguel Alba, quien concluye diciendo que “la formación de Datisa, tanto en la implantación o cada vez que hacemos alguna mejora, como en los diferentes cursos online que imparten, nos ayuda a conocer más en profundidad sus programas y a estar al día en lo que a novedades fiscales o contables se refiere”.