Nómina y plantilla en varios países: cómo gestionar los salarios de equipos en Perú y el resto de LATAM
Uno de los factores más complicados a los que se enfrenta una empresa nacional a la hora de abrir una filial en el mercado latinoamericano se refiere a la contratación de trabajadores y el pago de sus nóminas. El departamento de finanzas deberá considera que la legislación a cumplir es distinta en cada país, así como sus impuestos y las obligaciones del empresario relacionadas con el mantenimiento de la plantilla y su coste.
Existen notables diferencias entre el entorno español y el den nuevo continente. El vocabulario es una de ellas, por ejemplo; en México, las empresas contemplan el aguinaldo anual; en Colombia, son las llamadas cesantías y la prima de servicios lo que forman parte de las obligaciones habituales del empresario. En Perú, por su parte, se utiliza el término Planilla para referirse al registro y la administración de los trabajadores y sus remuneraciones.
En territorio peruano, las empresas suelen recurrir a un sistema de planillas para gestionar los pagos, calcular las aportaciones y mantener actualizada la información laboral. La razón se encuentra en la normativa que contempla una serie de beneficios y obligaciones con fechas y condiciones específicas. Cuando la compañía tiene decenas o cientos de empleados, llevar todas esas cuentas exige bastante trabajo.
Las particularidades de la planilla peruana
Uno de los primeros conceptos que debe conocer una empresa española que contrate personal en Perú es el de las gratificaciones. Los trabajadores acogidos al régimen laboral general privado tienen derecho, por regla general, a dos gratificaciones al año, una en julio y otra en diciembre. Cada una equivale a una remuneración mensual cuando se ha trabajado el semestre completo.
También está la Compensación por Tiempo de Servicios (CTS), una prestación que busca proteger económicamente al empleado cuando pierde su trabajo. Su depósito se realiza, habitualmente, en mayo y noviembre.
A ello hay que añadir las aportaciones a EsSalud, que generalmente suponen un 9 % de la remuneración asegurable y corren a cargo de la empresa. Las cotizaciones para la jubilación, por su parte, corresponden al trabajador y se canalizan a través de una AFP o de la ONP, según el sistema al que esté afiliado.
Una misma remuneración, dos formas de calcularla
Pongamos un ejemplo. Una empresa española contrata a dos profesionales con una remuneración mensual equivalente a 2.000 euros, uno en Madrid y otro en Lima.
En España, la nómina puede reflejar un salario anual repartido en doce o catorce pagas, con las correspondientes cotizaciones a la Seguridad Social y retenciones del IRPF. En Perú, bajo el régimen general privado, habrá que calcular doce mensualidades, dos gratificaciones y los depósitos de CTS, además de las aportaciones correspondientes.
El coste anual de ambos trabajadores será diferente, incluso aunque sus salarios mensuales sean equivalentes. Por eso, las empresas necesitan comparar todos los conceptos antes de elaborar sus presupuestos.
Cuando las hojas de cálculo dejaron de ser suficientes
Gestionar estos datos mediante Excel puede funcionar mientras la plantilla sea reducida. Sin embargo, la gestión de personal se complica cuando hay que actualizar fórmulas, revisar cambios legislativos y trabajar con distintas monedas y calendarios de pago.
Un error en una celda puede trasladarse a decenas de nóminas. Detectarlo, corregirlo y comprobar los importes supone tiempo para el departamento administrativo. Además, determinados incumplimientos de la normativa laboral pueden acabar en sanciones.
Por ese motivo, cada vez cobra más importancia automatizar los cálculos y centralizar la información laboral. La empresa consigue tener una visión más precisa de sus gastos salariales, mientras cada filial mantiene los procedimientos exigidos por la legislación de su país.
Para las compañías que afrontan un proceso de expansión internacional, disponer de datos fiables sobre los costes de contratación resulta esencial. Especialmente cuando sus responsables financieros deben supervisar plantillas repartidas entre varios países y justificar los gastos ante una misma dirección.
