Cómo adaptar la empresa a la nueva realidad digital

Hay empresas que llevan años utilizando programas de gestión y, aun así, siguen haciendo buena parte de su trabajo a mano. Las facturas llegan por correo, alguien descarga los documentos, otra persona introduce los datos en contabilidad y, cuando llega final de mes, toca revisar que todo coincida.

Es una situación bastante habitual. Y explica por qué hablar de Digitalización de empresas va mucho más allá de comprar ordenadores, contratar aplicaciones o guardar archivos en la nube. La cuestión es conseguir que la tecnología resuelva problemas que afectan al trabajo diario. A veces supone introducir una herramienta nueva. Otras, simplemente conectar mejor las que ya se utilizan.

Digitalizar una empresa consiste en incorporar tecnología para mejorar sus procesos, organizar la información y facilitar determinadas tareas.

Por ejemplo, emitir facturas con un programa informático en lugar de prepararlas manualmente es digitalizar una tarea. Pero cuando ese programa se comunica con contabilidad, actualiza los cobros y permite consultar información financiera, el cambio afecta a una parte más amplia del funcionamiento del negocio. Ahí comienza una transformación digital. Además, estas mejoras pueden ser aplicadas tanto por pymes de muy reducido tamaño como por grandes empresas.

En los últimos años, muchas empresas españolas han incorporado herramientas que antes se asociaban principalmente con grandes organizaciones.

Según datos del Instituto Nacional de Estadística, el 21,1 % de las empresas de diez o más empleados utilizaba tecnologías de inteligencia artificial durante el primer trimestre de 2025. En ese mismo periodo, el 44,3 % contrataba servicios de computación en la nube de pago.

Además del ahorro de tiempo, la digitalización contribuye a disminuir errores de registro, mejora la comunicación entre departamentos e influye en la relación con los clientes. Un sistema CRM, por ejemplo, permite consultar contactos anteriores, conocer el estado de una solicitud y evitar que diferentes empleados tengan que pedir los mismos datos.

Una de las tecnologías más extendidas es el ERP, que permite gestionar diferentes actividades empresariales desde una misma plataforma.

También están los CRM, muy útiles para empresas que necesitan organizar contactos, oportunidades comerciales y relaciones con clientes.

Y la Inteligencia Artificial ya se emplea para clasificar documentos, elaborar primeros borradores, localizar información o analizar determinados datos.

La respuesta depende menos de la tecnología disponible y más de los problemas que tenga cada negocio.

Lo primero es identificar qué tareas consumen demasiado tiempo, dónde se producen errores o qué información cuesta encontrar.

Después llega el momento de elegir una solución que permita reunir la información y reducir el trabajo manual.

También conviene establecer objetivos concretos. No es lo mismo proponerse «modernizar la administración» que intentar reducir a la mitad el tiempo dedicado al registro de facturas.

Y es crucial formar a los empleados para aprovechar y optimizar el uso de estas herramientas. Si quienes van a utilizar una herramienta no conocen sus funciones o no entienden por qué se modifica un procedimiento, es posible que terminen utilizando métodos anteriores.

Todo lo comentado hasta ahora plantea una necesidad bastante clara. Las empresas necesitan profesionales que sepan utilizar la tecnología, pero también personas capaces de analizar procesos, organizar proyectos y decidir qué cambios conviene realizar. Porque conocer el funcionamiento de una aplicación no equivale a saber dirigir su implantación.

Para quienes quieran ampliar sus conocimientos en este ámbito, el Máster en Transformación Digital de INEAF Business School es una formación orientada a comprender los procesos de transformación digital, las tecnologías implicadas y su aplicación en las organizaciones.

Es una opción muy interesante para profesionales que participen en proyectos de digitalización o quieran desarrollar conocimientos relacionados con la modernización de la gestión empresarial.

La digitalización también está relacionada con los cambios normativos que afectan a las empresas. En España, los requisitos aplicables a determinados sistemas informáticos de facturación, establecidos en el Real Decreto 1007/2023, cuentan con plazos de adaptación ampliados a 2027, según el tipo de obligado.

Conviene distinguir estas exigencias de las relativas a la factura electrónica entre empresas y profesionales, que tienen su propio desarrollo normativo. Y, junto al cumplimiento legal aparece otra preocupación: la ciberseguridad. Cuanta más información se gestiona digitalmente, más importante resulta controlar quién puede acceder a ella, mantener copias de seguridad y proteger los sistemas frente a incidentes.

No todas las empresas necesitan inteligencia artificial, automatizaciones complejas o grandes plataformas de gestión. En ocasiones, una mejora relativamente sencilla puede solucionar un problema que lleva años consumiendo tiempo y recursos. Lo importante es saber qué se quiere conseguir y comprobar después si el cambio ha funcionado.

La digitalización de empresas seguirá evolucionando y aparecerán nuevas herramientas. Y, antes de incorporar una nueva tecnología, debemos preguntarnos para qué queremos utilizarla, qué problema concreto de la organización nos ayudará a resolver.