Según la compañía Datisa

Existencias que sobran al final de una temporada, falta de claridad en las operaciones con proveedores o desconocimiento sobre el inventario en un momento dado, son 'agujeros negros' por donde se cuela el dinero. Un ERP proporciona información y automatiza procesos para evitar la fuga de efectivo. Cubre todos los procesos operativos de cualquier pyme. Desde el registro de clientes hasta la gestión del inventario y el stock. Estos sistemas proporcionan una visión global y en tiempo real de cualquier parte de la organización. Esto implica una mayor comprensión del negocio. Y la facilidad para identificar incidencias u oportunidades de mejora.

Los sistemas ERP están diseñados para simplificar y acelerar las operaciones empresariales. En el ecosistema pyme, la implantación de un ERP es una decisión crítica. Además de la inversión, a las pequeñas y medianas empresas les preocupa la transferencia de los datos, la formación de los usuarios o la redefinición de muchos procesos. Sin embargo, los beneficios económicos y de eficiencia a medio-largo plazo, superan con creces la inversión.

Estos son las cinco formas en las que un ERP ayuda a las pymes a ahorrar dinero de manera constante, según Datisa:

Cada departamento hace las cosas a su manera. Y cada empleado que se incorpora utiliza sistemas y documentos heredados, que muchas veces, acabarán cambiando ellos mismos con el tiempo. Centralizar todo en un ERP permite estandarizar los procesos. Y, también la documentación. No se pierde tiempo buscando, por ejemplo, el contrato o la factura correcta. Todo se centra en hacer el trabajo mejor y lo más rápido posible, centrando el ahorro de dinero, precisamente, en ese ahorro de tiempo.

Un ERP permite generar informes muy completos y visuales que resultan fáciles de entender. Están orientados a una audiencia específica. Por ejemplo: resúmenes generales sobre el rendimiento o la rentabilidad de un determinado producto/servicio, línea de negocio, proveedor, cliente…

Los informes financieros para mostrar a la dirección, por oro lado, se pueden generar con grandes niveles de detalle. En muy poco tiempo. La estructura detallada de los Informes y Analíticas de un ERP permite controlar quién ve qué datos. Esto hace que el sistema presente la información más relevante para quien la solicita. De esta manera se minimiza el tiempo dedicado a la creación de informes. Pero, también, el receptor de la información tardará menos en leer el reporte y entenderlo.

Disponer de Informes claros en tiempo real facilita la comprensión del negocio y la planificación de pronósticos financieros. Permiten descubrir si se pierde dinero, cuánto y dónde. O si se están infrautilizando los presupuestos. Y facilitan la monitorización de la demanda para invertir con lógica en función de comportamiento.

Un negocio puede someterse a varias auditorías cada año. Cada una de ellas implica tiempo para generar un registro en papel. Da igual si se audita la gestión de la calidad. O si se muestran las cifras relacionadas con la tributación de impuestos. Los costes administrativos detrás de cada proceso de este tipo son enormes. Un ERP generar registros cada vez que se modifica un dato. Esto quiere decir que se puede crear y exportar un seguimiento de las auditorías claro en muy poco tiempo.

El ERP permite un acceso limitado a los datos relevantes para cada entorno de trabajo. El sistema de permisos protege el acceso a la información de personas ajenas. Esto ahorra tiempo y mejora la confidencialidad. Además, limita el margen de error humano. Y, a diferencia de lo que sucede con una hoja de cálculo, que permite hacer modificaciones y guardar los cambios, el ERP reconocerá una entrada no autorizada. E identificará el problema antes de que se pueda guardar ningún cambio en el sistema de datos.

Conocer, por ejemplo, la fluctuación de la demanda en períodos estacionales concretos ayudará a reducir el espacio de almacenamiento innecesario. También, minimizará la pérdida, la devaluación o el deterioro. Y mejorará la planificación de los pedidos. La gestión del inventario es mucho más fácil con un ERP ya que permite actualizar las existencias en tiempo real. Esto significa que cualquiera -con los permisos adecuados- puede ver el estado de situación exacto del inventario. Y actuar en consecuencia. Panificar mejor las existencias y tener un mayor control del inventario reduce los costes de almacenamiento y permite anticiparse a la demanda. Nueva fuente de ahorro para el negocio.

Fidelizar a los clientes mejora la rentabilidad del negocio. Centralizar toda la información relacionada con los clientes: llamadas, emails, pedidos, ofertas, facturas, etc. facilita el acceso a toda la información. Solo esto, mejorará de inmediato, el servicio de atención al cliente. Cualquier persona que se relacione con el cliente, tendrá acceso a su historial completo. Esto permitirá brindar un servicio más personalizado.

Las mejoras en el servicio al cliente se pueden analizar a través de las oportunidades comerciales concretas. Se pueden enviar mensajes con ofertas comerciales, relevantes para clientes o grupos de clientes específicos, por ejemplo, segmentando los datos del ERP. Esto ayudará a reducir la inversión en marketing. Y, sin duda, mejorará el ROI de cualquier iniciativa comercial.