¿Merece la pena invertir en control de obra para reducir costes?
Desde entonces, las grandes constructoras han creado departamentos de control analítico de proyectos, y 'los números' dejaron de ser patrimonio exclusivo de finanzas y contabilidad.
Aun así, el control de costes continúa en fase de consolidación, y muchos conceptos siguen sin estar interiorizados por los equipos de obra. La capacitación es clave: una decisión aparentemente menor en obra puede tener impactos económicos significativos.
El control tradicional: papel, transcripción e información que llega tarde
El estándar más extendido sigue siendo el 'papel y boli'. Personal de obra con tiempo limitado registra en formatos físicos las horas de maquinaria, entradas/salidas de almacén, guías de remisión, horas de personal, etc.
Luego, alguien transcribe a una hoja de Excel, que alimenta otra hoja y, con suerte, un ERP. Resultado frecuente: no cuadra con la contabilidad.
En obra, si preguntas el mismo dato a cinco personas, obtienes cinco cifras distintas. Y sí, al cierre del proyecto el dato contable es el válido; pero durante la ejecución, la contabilidad no refleja la realidad operativa a la velocidad necesaria. Por eso, lo registrado en campo debe ser la base que soporte estimaciones, proformas, pagos a subcontratistas y facturación a cliente.
Desventajas del control tradicional
El riesgo principal del método tradicional es la falta de fiabilidad de la información registrada y la falta de información en tiempo real.
A nadie le gusta hacer papeles, por lo que es muy común que el personal de obra se espere a final de semana (o a veces hasta final de mes) para rellenar todos los partes 'diarios' de trabajo.
En el caso del control de maquinaria, por ejemplo, si el ingeniero responsable no actualiza la información al día es muy posible que no se acuerde si el equipo estuvo parado 1h por falta de suministro de combustible o si tuvo una avería y hay que realizar un descuento a final de mes.
En este punto, suele haber dos variantes, o el mismo ingeniero lo transcribe al Excel (algo que ralentiza todavía más el proceso, ya que generalmente los ingenieros de obra no suelen pisar mucho la oficina) o que un auxiliar administrativo se encargue de transcribir los partes diarios y de escanear los documentos para tener un respaldo digital.
¿Os hacéis a la idea de la cantidad de tiempo, dinero y recursos que están destinando las constructoras a controlar este tipo de procesos?
Tras 10 años implementando modelos de control de gestión en grandes proyectos de infraestructura en Latinoamérica, nace Trucking Innovation con un propósito: simplificar procesos, capturar el dato en origen y entregar información fiable en tiempo real a la Dirección de Proyecto para facilitar la toma de decisiones.
Trucking APPs – Control digital a través del teléfono móvil
Mientras algunas constructoras centran su digitalización en agilizar la transcripción del papel, Trucking Innovation ataca el problema de raíz: sustituye los partes escritos a mano por registros digitales con geolocalización, sello temporal y, cuando aplica, evidencia fotográfica.
A través de sus diferentes módulos pueden controlar los principales procedimientos constructivos de cualquier obra civil y proyecto de infraestructuras, enfocados en las unidades de obra con mayor riesgo de desviación de coste.
- Control de almacenes: entradas/salidas, stock valorizado, lotes y ubicaciones.
- Control de maquinaria: horas trabajadas, disponibilidad, mantenimientos, fallas.
- Control de combustible: consumos por equipo, comparativas vs. horas y producción.
- Control de acarreos: orígenes/destinos, distancias, rutas autorizadas, tiempos.
- Control de minas y bancos: trazabilidad de extracción y calidad de materiales.
- Inspección de obra: checklists, hallazgos, evidencias y cierre de no conformidades.
El personal de obra recopila la información clave a través del teléfono y se envía hacia la plataforma web, donde se dispone de todo lo necesario para facilitar el análisis y la toma de decisiones.
Automatizaciones de pagos a subcontratistas y cobros con el cliente, conexiones con ERPs, configuración de roles de usuario, descarga de información en diferentes formatos, conexión con PowerBI y mucho más, todo en tiempo real.
Control de proyectos de más de 1.000 millones de dólares
En la Rehabilitación del Istmo de Tehuantepec (Linea K), proyecto ferroviario de más de 500 km y más de 10 millones de metros cúbicos de terracerías, grandes constructoras como Grupo Indi, Grupo Azvi y Recsa confían en Trucking APPs para controlar los acarreos y gestionar el movimiento de tierras del proyecto.
El reto era evidente:
- +2.000 camiones diarios
- +500.000 m³ mensuales
- +200 empresas de movimiento de tierras
- +500 checadores de obra
- Falta de trazabilidad sobre avance de obra
- Desconocimiento sobre las desviaciones de coste
Se aprovecharon los recursos existentes para capacitar al personal ubicado en los accesos de entrada y salida de material y, a través de Trucking APPs, se digitalizó todo el proceso de registro de entradas y salidas.
Gracias a su ágil implementación se pudo adaptar a la perfección en una obra lineal tan compleja, automatizando todo el proceso de control, reporting, pagos y cobros.
Colaboración con el Gobierno de México
A través de la Secretaría de Infraestructura, el Gobierno de Chiapas se convirtió en el primer gobierno de Latinoamérica en implementar oficialmente una herramienta digital de supervisión para el control de acarreos en la autopista Palenque–Ocosingo, con un doble objetivo:
- Garantizar la transparencia en la gestión del presupuesto público.
- Optimizar costes en la ejecución, fomentando la transparencia de información entre gobierno-constructoras-transportistas.
Estas herramientas se están integrando progresivamente en un sector donde la falta de trazabilidad ha sido históricamente más común de lo deseable, fortaleciendo la confianza pública, reduciendo espacios de discrecionalidad y alineando producción, certificación y pago.
¿Cuándo se obtiene el retorno de inversión?
Invertir en control digital suele tener un ROI corto cuando concurren estas condiciones:
- Movimientos masivos de cualquier agregado.
- Obras con múltiples frentes y dificultad de control por logística de obra.
- Proyectos en diferentes ubicaciones.
- Cadena de subcontratación extensa y pagos por producción.
- Flotas numerosas (propias/terceros) y consumo relevante de combustible.
- Importes significativos en suministro de materiales.
- Gran número de equipos trabajando (excavadoras, grúas, tractores, camiones, motoniveladoras…).
- Obras lineales (carreteras, ferrovías, ductos) con rutas y distancias contractuales.
Cultura y capacitación: el verdadero 'sistema operativo' del control
La tecnología habilita, pero la cultura y la capacitación son el verdadero sistema operativo del control.
Sin hábitos de registro en origen, roles claros (quién captura, valida y aprueba), incentivos alineados y formación práctica en campo, cualquier app acaba siendo otra hoja paralela.
El control se sostiene con rituales operativos (inducción, toolbox diarios, revisiones semanales de KPIs), gobernanza del dato (trazabilidad, responsables, auditorías) y mejora continua a partir de brechas reales.
Capacitar no es 'enseñar a usar la app', sino explicar el porqué económico de cada registro y cómo impacta en costos, reclamos y plazos. Cuando la cuadrilla entiende el beneficio y ve los tableros simples, con alertas accionables, el control deja de ser burocracia y se convierte en una herramienta de decisión diaria.
Conclusión: controlar es decidir antes
El control en tiempo real convierte al dato en una herramienta operativa, no en un 'informe post-mortem'. Con una sola fuente de verdad, se acortan los cierres, se reducen los litigios y se protege el margen.
La pregunta ya no es si conviene invertir en control, sino cuánto margen estás dejando hoy sobre la mesa por no hacerlo.
