Tu sistema tiene trazabilidad; hasta que alguien te pide un lote

En la sala hay alguien de calidad, alguien de sistemas y el jefe de almacén. Todos saben que el sistema tiene trazabilidad. Lo dice el contrato del ERP, lo enseñó el proveedor en la demo y lo repite el manual de calidad. A las dos de la tarde, la respuesta está montada a partir de tres extracciones del sistema, una hoja de cálculo de producción y una llamada a la encargada del turno de noche, que es la única que recuerda qué saco de harina se abrió aquel martes.

Pasas la auditoría. Casi siempre se pasa. Y precisamente por eso nadie se pregunta qué acaba de ocurrir.

Cuando un simulacro de retirada cuesta cuatro horas y una llamada de teléfono, la reacción habitual es pensar que el software se queda corto. Que hace falta un módulo nuevo, un lector mejor, una integración más. A veces es así. Pero en la mayoría de los casos que he visto, el sistema tenía los campos, las tablas y los informes necesarios. Lo que no tenía era a alguien responsable de que el dato fuera cierto en cada punto por el que pasa el lote.

La trazabilidad no es una función del sistema. Es una cadena de pequeñas decisiones sobre quién registra qué, cuándo y con qué rigor. Y como cualquier cadena, se rompe por el eslabón que no tiene dueño.

Sigamos al lote.

Recepción. Llega un camión con materia prima. El proveedor trae su número de lote en el albarán. Alguien lo introduce en el sistema, o no, o lo introduce después, o pone el número del albarán en lugar del lote porque a esa hora hay tres camiones esperando en el muelle. ¿Quién responde de que ese dato sea correcto? En muchas empresas, nadie en concreto. Compras cree que es cosa de almacén. Almacén cree que es cosa de calidad. Calidad lo revisa cuando hay una incidencia, es decir, cuando ya es tarde.

Producción. Aquí está el agujero más grande, y el más caro. La orden de fabricación dice qué se va a producir, pero lo que se consume de verdad depende de qué palet estaba más a mano, de si quedaba medio saco del turno anterior, de si hubo que sustituir un ingrediente. Si el consumo se declara por la receta teórica y no por lo que entró en la mezcladora, el sistema te contará una historia coherente, bien presentada y falsa. Producción tiene incentivos para producir, no para registrar. Y nadie le ha dicho que registrar también es su trabajo.

Envasado. El lote de producto terminado nace aquí, con su etiqueta. Si un palet se reetiqueta, se divide o se reprocesa, el vínculo con su origen depende de que alguien lo anote en el momento. En plena campaña, con la línea a tope, ese momento no existe.

Expedición. Sale el camión. Si la carga se preparó con los lotes que dice el sistema, perfecto. Si el preparador cogió los palets más cercanos, el sistema dirá que al cliente le llegó un lote que en realidad sigue en tu almacén.

Cuatro puntos. En cada uno, el dato lo genera una persona cuyo trabajo principal es otro: descargar, producir, envasar, cargar. Y en ninguno hay alguien que responda de ese dato ante la dirección.

Ante un simulacro que sale mal, la tentación es invertir. Lectores de radiofrecuencia, etiquetas con código bidimensional, un módulo de trazabilidad nuevo. Todo eso ayuda cuando la decisión de fondo ya está tomada. Si no lo está, lo único que consigues es registrar más rápido un dato del que sigue sin responder nadie. He visto lectores de última generación leyendo a la perfección etiquetas pegadas en el palet equivocado.

La tecnología hace que el dato sea más fácil de capturar. No hace que a alguien le importe capturarlo bien.

Lo bueno es que esto no se arregla con un proyecto de dos años. Se arregla con decisiones que una dirección general puede tomar en una semana, aunque luego haya que sostenerlas.

Pon un nombre en cada punto de la cadena. No un responsable genérico de trazabilidad, que acaba siendo calidad y acaba revisando a posteriori. Un nombre en recepción, uno en producción, uno en expedición. Personas que respondan de que el dato de su tramo es cierto, igual que responden de que el trabajo se ha hecho.

Haz que registrar sea parte del trabajo, no un añadido. Si el consumo real no se ha declarado, la orden no está cerrada. Si el lote no se ha leído, el palet no ha salido. Cuando el registro es un paso del proceso y no un trámite posterior, deja de competir con la urgencia.

Ensaya sin avisar. No esperes al auditor. Elige un lote cualquiera, un día cualquiera, y pide la trazabilidad completa. Lo que tarde, y sobre todo dónde se atasque, te dirá qué eslabón no tiene dueño. Es el diagnóstico más barato que vas a hacer este año.

Mira el coste que no aparece en ninguna partida. Una retirada con mala trazabilidad no retira un lote: retira todo lo que no puedes descartar. Si no sabes con certeza qué producto comparte materia prima con el afectado, acabas retirando la producción de una semana entera para cubrirte. La diferencia entre retirar un lote y retirar una semana es lo que vale tener dueños.

No es “¿tiene mi sistema trazabilidad?”. Casi seguro que sí.

Es “¿quién, con nombre y apellido, responde de que el dato sea cierto en cada punto por el que pasa un lote?”.

Si la respuesta es ‘el sistema’, ya sabes dónde está el problema.