Tecnología VDI para mejorar los servicios a los ciudadanos, impulsar el teletrabajo y la sostenibilidad

El proyecto de integración de la tecnología de virtualización de escritorios y aplicaciones UDS Enterprise en el Ayuntamiento de El Ejido, Almería, se impuso en la categoría de ‘Digitalización del Puesto de Trabajo’ en los Premios Aslan para Administraciones Públicas en la categoría de ciberseguridad y resilencia.

Dentro de la estrategia TIC de El Ayuntamiento de Ejido está la Administración Electrónica como pilar fundamental. La incorporación de un sistema de virtualización de escritorios hiperconvergente con las tecnologías de UDS Enterprise (comercializado por Virtual Cable) y Proxmox ha sido crucial para modernizar los sistemas de tramitación electrónica municipales actuales, con la finalidad de hacerlos más eficientes de cara a los ciudadanos, así como incrementar el porcentaje de servicios electrónicos.

Además, ha permitido equipar a los trabajadores municipales con las herramientas más apropiadas para el despliegue de las soluciones de Smart cities, que han permitido a El Ejido situarse a la vanguardia de la transformación digital de las administraciones públicas.

• El mantenimiento de 400 equipos suponía un elevado coste y dedicación de recursos humanos. Cada vez que había que realizar una actualización, instalar un parche… tenían que hacerlo de forma manual, equipo a equipo.
• El gasto energético del Consistorio se veía incrementado porque necesitaban equipos potentes para obtener el rendimiento adecuado y en ocasiones se quedaban encendidos.
• La movilidad del personal entre ubicaciones físicas es algo muy habitual en este ayuntamiento y un requerimiento esencial en pandemia. Cada vez que un usuario cambiaba de ubicación física se quedaba sin acceso a su escritorio y su actividad se veía interrumpida.
• El uso compartido de puestos físicos en servicios de turnos de 24 horas, como la Policía Local, requería compartir ordenadores entre agentes con las consiguientes dificultades de disponibilidad, confidencialidad y seguridad.
• La red de equipos desatendidos, kioscos y gestión para colas, requerían un esfuerzo de configuración evitable.

1. Mejorar la ciberseguridad. Las infraestructuras de escritorios virtuales centralizan, facilitan y agilizan los procesos de copia de seguridad. Además, mejoran los tiempos de recuperación ante desastres, impulsando la resiliencia de las organizaciones.
2. Aumentar la eficiencia. Este sistema centralizado permite reducir los costes de mantenimiento de los equipos y manejar tiempos de resolución de incidencias menores que con los equipos tradicionales.
3. Mejorar la eficacia. La rapidez en el despliegue de nuevos equipos, la movilidad de los puestos de trabajo y la posibilidad de implementar el teletrabajo incrementan la productividad exponencialmente gracias a los escritorios virtualizados.
4. Flexibilizar el uso de los equipos en puestos de atención al público, Policía Local y de préstamo en Bibliotecas, deshaciendo el vínculo de un equipo para cada usuario.

• Análisis y definición de objetivos por parte de Lanmedia y el departamento TI.
• Elección de la tecnología. Se escogió la solución VDI de UDS Enterprise por su flexibilidad, personalización, compatibilidad con cualquier tecnología y seguridad. Otro punto clave fue su interoperabilidad con la tecnología hiperconvergente de Proxmox. Gracias a su naturaleza open source permitió ajustar los costes al máximo.
• Implementación de la plataforma e integración con los sistemas del ayuntamiento. Se realizó en dos meses. La flexibilidad de UDS Enterprise permitió integrar con agilidad el nuevo sistema VDI con las tecnologías y sistemas del ayuntamiento.
• Revisión de seguridad y pruebas de rendimiento.
• Adopción de la tecnología con un grupo reducido de empleados.
• Medidas de corrección gracias al feedback del grupo de adopción para dar respuesta de la forma más eficiente a las necesidades.
• Implementación para el resto de usuarios, hasta tener el 100% de los puestos virtuales.

• Mejorar la eficiencia energética y la sostenibilidad. Los equipos terminales están basados en hardware mínimo, que tienen un consumo muy bajo en comparación con los escritorios normales.
• Conciliación familiar y medidas COVID. La posibilidad de acceso remoto al puesto de trabajo ha ayudado a mejorar la conciliación familiar y tomar medidas contra el COVID.
• Ahorro y control de costes. Las tecnologías escogidas han sido clave para obtener un significativo ahorro de costes en la adquisición de nuevos equipos y en su consumo energético. Cabe destacar las ventajas del modelo de suscripción de UDS Enterprise, que, al proporcionar un número de usuarios ilimitados, permite escalar la solución de forma rápida, sencilla, y sin incurrir en costes extra, según las necesidades que el ayuntamiento tiene en cada momento.

Aunque los recursos físicos y humanos invertidos inicialmente en el proyecto han sido importantes, en poco tiempo hemos visto los frutos de su implementación. El equipo TI ha reducido drásticamente los tiempos de implementación de nuevos puestos de trabajo y la resolución de incidencias, consiguiendo así aumentar su eficiencia y mejorar la disponibilidad de los puestos de trabajo. El alto grado de digitalización del Ayuntamiento de El Ejido requiere disponer de equipos con una inmediatez nunca vista hasta ahora. El teletrabajo y la movilidad entre puestos y las nuevas contrataciones han complicado aún más el día a día del departamento. Esta disponibilidad tiene un impacto directo en la perspectiva que tiene el ciudadano en los servicios públicos prestados en el ayuntamiento, cuestión que tiene un valor transcendental para la institución.

Según Félix Casado, CEO de Virtual Cable, “como en cada proyecto que realizamos, nuestro objetivo es ofrecer una solución personalizada con UDS Enterprise, que cubra las necesidades específicas de cada cliente, que sea flexible, escalable y que se amolde fácilmente a cualquier cambio. Estamos muy contentos con el desarrollo y los resultados de este caso que hemos llevado a cabo con el apoyo de nuestro partner Lanmedia, y esperamos que estos beneficios vayan en aumento en los próximos años gracias a la actualización constante de nuestro software”.

Virtual Cable, empresa desarrolladora del software de virtualización de escritorios, aplicaciones y acceso remoto protagonista de este proyecto, es especialista en modernización tecnológica de organismos públicos, contando con gran variedad de casos de éxito en la Administración para organizaciones tan destacadas como la Policía de Ontario (Canadá), la Universidad de Salamanca, la Diputación de Jaén, la Universidad Autónoma de Madrid, o el Ayuntamiento de Benalmádena.

"Las tecnologías escogidas han sido clave para obtener un significativo ahorro de costes en la adquisición de nuevos equipos y en su consumo energético. Cabe destacar las ventajas del modelo de suscripción de UDS Enterprise, que, al proporcionar un número de usuarios ilimitados, permite escalar la solución de forma rápida, sencilla, y sin incurrir en costes extra, según las necesidades que el ayuntamiento tiene en cada momento"