6 soluciones digitales para automatizar empresas y gestorías

El 2022 es el año de las automatizaciones en las empresas. Conseguir softwares que nos ayuden a simplificar procesos, hacer el trabajo más fácil y crear oportunidades para enfocarnos en otras actividades.

Antes, era extraño conseguir este tipo de programas o ver empresas que los adoptaban, a raíz de la pandemia se ha vuelto tan común que ahora son prácticamente necesarias para poder trabajar.

El objetivo de estas automatizaciones es hacer las tareas comunes y tediosas sencillas, rápidas y además colaborativas. Uno de los principales beneficios de la era digital es poder interactuar en esas plataformas desde donde quiera que estés con compañeros de trabajo que pueden ver de forma transparente los procesos y estatus del trabajo en equipo.

A continuación te mostraremos 6 programas que te ayudarán a automatizar tu empresa o gestoría.

En caso de que nunca hayas escuchado esas iniciales, los ERP son sistemas de planificación de recursos empresariales. Como su nombre lo dice, se encarga de gestionar los recursos disponibles que se tienen y empezar a tomar acciones con base en ello.

Probablemente eres de las personas que siempre ha visto las finanzas desde una hoja de Excel, ¿qué pasaría si te dijera que ahora hay formas mucho más sencillas de gestionar la administración y las finanzas de tu empresa?

Eso es lo que hace un ERP, ahora existen muchos de estos almacenados en una nube donde solo tienes que crear la cuenta de tu empresa y empezar a trabajar en colaboración en pro de los objetivos planteados y los resultados finales.

Con un software de ERP podrás hacer, por ejemplo:

• Cotizaciones
• Facturas
• Agregar de forma sencilla impuestos y ver el total de ellos cuando quieras
• Agregar una pasarela de pagos para que tus clientes paguen solo entrando a un link
• Tener todo tu inventario en línea
• Observar y medir el rendimiento de diversas áreas como: ventas, compras, administración y contaduría de la empresa
• Generar reportes automáticos en tiempo real

Igualmente, te dejamos la guía de Holded con softwares para gestorías para que puedas ver todas las opciones que existen en relación a los ERP y mejorar tus gestorías.

Un OCR es un programa de reconocimiento óptico de caracteres, lo que significa que puede escanear y reconocer todos esos documentos físicos para pasarlos a un estado digital y que pueda ser editable para quienes lo apliquen.

Es decir, olvídate de tener que transcribir documentos, facturas o contratos una vez que son físicos; podrás utilizar el software para hacerte más sencillo el trabajo tomando una foto del documento (por decirlo de la forma más resumida y sencilla del mundo).

Es así de fácil. Como sabemos que existen muchos negocios relacionados al OCR, te dejamos una guía de los mejores programas OCR para que puedas identificar el que más se adapte a tus necesidades y presupuesto.

Aunque parezca algo muy simple, esto te ahorrará mucho tiempo al tener todas tus reuniones, tareas o diligencias anotadas en un lugar que puedes ver en cualquier momento, desde donde estés, y que además se encargue de mandar un recordatorio a todos los involucrados en el evento que crees.

Uno de los calendarios más utilizados es el Google Calendar, sin embargo podrás encontrar muchos softwares especializados en hacer de tu experiencia con el calendario digital una muy placentera e intuitiva.

Lo atractivo de esto es olvidarte de tener que recordarle a tu equipo la reunión que tienen o el trabajo que deben realizar en conjunto porque será transparente tanto para ti, como para ellos.

Los sistemas operativos de trabajo o los llamados Work OS están hechos para hacer que en la era digital los pendientes no queden “en el aire”.

Utilizando este tipo de sistemas te permite crear un espacio donde puedes agregar a todos los colaboradores de tu empresa y empezar a trabajar en base a tableros o paneles donde se maneja la información y puedes delegar responsabilidades, hacer comentarios o preguntas sobre el trabajo asignado a tu equipo y poder organizar por cliente cada uno.

Esto permite que las conversaciones de trabajo se queden en plataformas para el trabajo, esto significa no más grupos de WhatsApp. Hola al mundo del espacio laboral digital.

Además, lo más práctico, es que puedes automatizar muchas acciones desde estas plataformas, esto significa que, por ejemplo, si necesitas un trabajo hecho para una fecha específica, automatizar notificaciones para que todos aquellos que deban entregarlo lo hagan en tiempo y forma, es decir, adiós a los recordatorios manuales.

Y la lista de ventajas solo sigue creciendo, dependiendo del sistema que elijas encontrarás también integraciones con otras plataformas como, por ejemplo, para automatizar el envío de correos electrónicos a una base de datos establecida y muchas tareas más.

El CRM es un gestor de relaciones con el cliente, este fue creado hace mucho tiempo específicamente para el área de ventas, antes era reservado este tipo de softwares a empresas grandes con una gran cantidad de clientes o colaboradores, hoy en día está al alcance de todos por medio de la web.

Al empezar a agregar una red de contactos o una base de datos, el CRM funcionará para agregar a estos clientes y poder clasificarlos para poder ofrecerles apoyo y ofertas específicas de acuerdo a su etapa en el famoso embudo de ventas o la clasificación anteriormente hecha.

De esta forma comienzas a segmentar a los diferentes clientes que tienes y también podrás programar acciones para cada uno de ellos; enviarles un mensaje o correo electrónico, agendar una llamada, enviarles el catálogo de productos o servicios, enviarles un vídeo, entre otros.

Esto hace que el proceso de adquisición de clientes sea más fructífera, sencilla y visualmente más clara. Muchos CRM ahora permiten la integración con otras plataformas como, por ejemplo, las ERP o integraciones de marketing y publicidad para poder conectar todos tus softwares y tener un negocio más robusto.

Dicen que el conocimiento es poder y esto aplica para todas las empresas que quieran crecer también. Una de las mejores acciones que puede tomar cualquier negocio es empezar a medir el rendimiento de sus acciones con el cliente y evaluar el desempeño de acuerdo a la experiencia que tienen los usuarios.

Una vez que se empiezan a medir estos datos no hay vuelta atrás. Empezarás a tomar acciones con base en la información que los mismos clientes te dan e inicias la optimización de tu negocio adaptándose a sus necesidades; nunca terminas de conocer a tu mercado, lo mejor que puedes hacer es preguntarles.

Es por esto que hoy en día existen softwares enfocados a la recolección de datos, específicamente a hacer formularios o encuestas de satisfacción con el objetivo de estar en constante mejora de la experiencia del cliente con la marca. Estas plataformas las puedes conseguir en la web y te pueden facilitar también el reporte de esa recolección de datos.

Algunos casos que posiblemente ya conoces son Google Forms o SurveyMonkey, sin embargo, hay muchos más disponibles que seguramente llamarán tu atención y comenzarás a tomarte muy en serio la recolección de datos de tu negocio.

Nunca olvides que siempre habrá esa plataforma que te puede hacer la vida y el trabajo mucho más sencillo. Estos son solo algunos de los programas que existen para automatizar tu negocio y empezar a generar mejores resultados.

Ten presente las necesidades de tu empresa al elegir alguna, al igual que el bienestar de tu equipo y la satisfacción de tus clientes con respecto a tus procesos y la experiencia que deberían tener constantemente con tu negocio.

Esperamos que te hayan servido estas 6 recomendaciones y comiences a automatizar tu negocio tan pronto como puedas.