IBM da las claves sobre la gestión de contratos con Emptoris

En esta transformación la función de compras ha jugado un papel clave, en concreto, IBM cuenta con los mejores mecanismos para conseguir unas excelentes tasas de control sobre las compras, ahorros sostenidos y eficiencia en los procesos. En esta jornada en especial, se ha hecho referencia a la optimización de los contratos mediante la Suite Emptoris.

Miguel Ángel Suárez, especialista Ventas Emptoris, fue el encargado de abrir la jornada. Durante su presentación Suárez explicó a los asistentes al acto todos los beneficios de la implantación de la solución Emptoris, entre los que destacó la rapidez, ya que reduce el ciclo de cierre del contrato en un 50% y la eficiencia, ya que pueden reducirse los costes de proceso en un 30%. Además, la aplicación permite mitigar riesgos, ya que puede aplicarse el proceso estándar al 100 % de casos, de manera que mejora el compliance, al reducir las expectaciones en un 40%, mejora de SLAs con el cumplimiento del servicio en la gestión y ofrece la automatización de los contratos, con lo que se reduce el tiempo total de revisión en un 80%.

Por su parte, Juan Antonio Francés, especialista técnico en Emptoris, explicó detalladamente cómo se realiza la gestión de contratos con la aplicación. Francés comenzó explicando que se trata de un repositorio centralizado de todos los contratos de la empresa, que permite una rápida identificación con búsquedas avanzadas de información con todo el detalle necesario y almacenamiento del histórico de contratos.

La suite consta de un dashboard configurable donde aparecen todos los contratos y donde pueden almacenarse y realizarse búsquedas avanzadas. El sistema está dirigido también a mejorar el compliance de las compañías, es decir, el control y el cumplimiento de los procesos establecidos en las empresas, debido a la mejora del acceso a la base de datos de cada empresa.
Además la suite permite múltiples modos de iniciar la creación del contrato y el control del uso de plantillas definidas, así como la combinación con el formato Word para integrar los cambios realizados en dicho formato también en las plantillas almacenadas en la aplicación.

Francés quiso resaltar la importancia de realizar un proceso eficiente para hacer los contratos, para lo que la suite permite elegir distintos modos para minimizar los errores y mejorar los tiempos a través de las plantillas. Esto permite comparar también el módulo de negociaciones y el de contratos, de forma que se asegura el cumplimiento de las normas.
Una vez almacenados los contratos el programa permite realizar el seguimiento de alertas mediante hitos: renovaciones, cumplimientos, certificaciones... La suite automatiza estas alertas para realizar el seguimiento.

El hecho de que facilite la realización de operaciones masivas sobre un conjunto de contratos logra mejorar la eficiencia “porque ahorra tiempo y previene riesgos”, explicó Francés. Además cumple los SLAs con los clientes y en definitiva, obtiene una drástica mejora en la calidad de la información por el acceso a los informes de gestión.