Errores de facturación en las pymes: ¿Cómo evitarlos?

Generar las facturas a través de un proceso automatizado y enviarlas inmediatamente a los clientes minimiza el margen de error. Y, en términos generales, agiliza el proceso. Por un lado, permite ganar tiempo con las tareas administrativas. Y, por otro, acelerar los cobros y hacer seguimiento de las facturas pendientes, mejorando, la salud financiera de la empresa.

Ahora bien, como indica Pablo Couso, director comercial de Datisa,“aún nos encontramos con muchas pymes que presentan importantes áreas de mejora en la gestión de sus procesos de facturación. En algunos casos, son tolerantes a los “pequeños fallos”. En otros, sencillamente, no acaban de identificar aquellos errores que impiden garantizar los pagos oportunos de sus facturas”.

Según Datisa, estos son 9 los errores de facturación más comunes entre las pymes.

1. No facturar inmediatamente. Es importante facturar tan pronto como se haya completado el trabajo. Es responsabilidad del proveedor emitir la factura correspondiente.
2. Remitir la factura a la persona equivocada. Es poco profesional, complica el proceso y provoca retrasos. No siempre la persona que contrata es la que gestiona el pago.
3. Facturar con errores. La factura debe ser precisa. Los detalles incorrectos y los errores se reflejan negativamente en la imagen de marca.
4. No desglosar los conceptos. En muchos casos es una cuestión de procedimientos internos para hacer seguimiento de los gastos internos.
5. “Olvidarse” de los pagos atrasados. Puede ser un desafío, especialmente, si no existe un protocolo claro para hacerlo. Si no existen los mecanismos para identificar los atrasos, pueden pasar desapercibidos.
6. No incluir condiciones de pago claras. Es un error bastante común. Si la fecha de vencimiento o las condiciones de pago no son suficientemente claras, lo más probable es que se generen problemas de cobro. Si, además, se establecen recargos por retrasos en los pagos, deberán reflejarse en la factura.
7. Olvidar información relevante. Por ejemplo, número de cuenta bancaria, si se recomiendan los pagos, vía transferencia.
8. Emitir facturas sin la identidad corporativa. Evita el reconocimiento de la empresa y puede hacer que la factura, directamente se ignore, si el volumen o la carga de trabajo es elevada.
9. No hacer copias de seguridad. Al final del año fiscal se necesitarán para los registros financieros. El formato en papel es peligroso porque pueden extraviarse o deteriorarse.

Para evitar estos errores de facturación o minimizar sus consecuencias, las pymes pueden apoyarse en un software de facturación. Las principales razones que argumentan desde Datisa son porque:

• Automatizar la generación de facturas aumenta la eficiencia y reduce los errores.
• Permite generar facturas desde cualquier ubicación y enviarlas al cliente por email de inmediato.
• La eliminación del papel no solo reporta beneficios económicos, también respecto a la protección del medio ambiente.
• Guarda los datos de los clientes en un único repositorio centralizado y seguro. A partir del historial es posible analizar las necesidades reales y potenciales del cliente y construir relaciones más sólidas.
• Facilita la gestión de los datos de clientes.
• Permite automatizar y vincular diferentes procesos de negocio (contabilidad, facturación, comercial, etc.)
• Acelera los pagos al proponer y dar soporte a diferentes opciones de pago.
• Proporciona múltiples funciones como los detalles de pagos vencidos, facturas por cobrar, análisis por clientes, planificación, etc. es decir, impulsa el valor de los análisis financieros.
• Facilita la personalización de las facturas
• Genera recordatorios sobre pagos atrasados y proporciona ayuda en la gestión eficaz de las cuentas por cobrar.