Diez razones para cambiar de ERP en una pyme

Imposible confiarse en un entorno tan voluble y cambiante como el actual. Es una de las máximas en la gestión del ecosistema pyme. Por eso, aunque una organización esté informatizada debe realizar análisis periódicos para medir su nivel de eficiencia. Evaluar el rendimiento tecnológico en procesos cuore hará que el negocio esté siempre alineado con la maximización de la rentabilidad operativa. La cuestión -dicen los expertos de Datisa- no es informatizarse sino hacer que la tecnología ayude a conseguir los objetivos del negocio. Que facilite, que agilice y que impulse.

En términos generales, la “vida útil” de un ERP suele oscilar entre los 10 y los 15 años. Nuevas tecnologías emergentes, nuevos modelos de gestión o nuevas necesidades “obligan” a las organizaciones a replantearse la viabilidad de su software ERP. Sin embargo, el entorno pyme, a veces se muestra más reticente a la hora de impulsar el cambio por la implicación en costes -directos e indirectos- que supone la renovación.

Ahora bien, más allá de los costes, las organizaciones deben ponderar también los efectos positivos que implica la disponibilidad de una solución adaptada a las necesidades del negocio. Es decir, poner en la balanza los pros y los contras del cambio. Y enfrentar la inversión y la posible reestructuración de procesos, con los múltiples beneficios que se esperan obtener.

Isabel Pomar, CEO de Datisa asegura que “en nuestra experiencia pasar de un software obsoleto, incompleto o sencillamente, mejorable, a un sistema de gestión eficiente e integrado arroja múltiples beneficios a la organización. Especialmente las ventajas se traducen en términos de eficiencia. Pero, también, de analítica, conocimiento e inteligencia de negocios para facilitar la toma de decisiones”.

Isabel Pomar, CEO de Datisa.

Sin embargo, a veces, incluso teniendo claras las ventajas que se obtendrían, no siempre resulta fácil identificar la necesidad del cambio. Por eso, los consultores de Datisa han elaborado esta lista de señales, incluida en su Guía para cambiar de ERP, que indican una potencial pérdida de eficiencia, y, por tanto, de rentabilidad. En este sentido, el proveedor español de ERP para pymes recomienda prestar atención a los siguientes indicios:

• Información estanca. Sacar conclusiones y pasar datos de un lado a otro es un proceso manual y laborioso. En la práctica implica ineficiencias que hacen perder tiempo y dinero.

• Demasiado Excel. Gestionar a base de Excel, impide automatizar los procesos. Y especialmente impide basar las decisiones en datos, por el tiempo y esfuerzo que cuesta conseguir informes en tiempo real.

• Falta de flexibilidad. Las empresas hoy en día necesitan gran flexibilidad, para poder crecer en momentos de demanda y contener gastos cuando esta se contrae. Disponer de un sistema escalable, con la facilidad para adquirir más módulos o incrementar o disminuir el número de puestos es clave.

• Información que no circula con fluidez. ¿Cada departamento de la organización tiene su fuente de datos y su forma de interpretarla? Es un síntoma claro de que es necesario el cambio. Es difícil el trabajo en equipo o la consecución de objetivos complejos si cada uno mide de una manera. O si los datos o su tratamiento no son uniformes en toda la empresa.

• Dificultad para el análisis. Si el ERP no proporciona capacidad de análisis de manera sencilla, lo más probable es que no se analice o que se haga consumiendo demasiado tiempo. El análisis es la base de la mejora de cualquier empresa, imprescindible para tomar buenas decisiones.

• Demasiados procesos manuales. Los procesos manuales tienen dos inconvenientes. En primer lugar, consumen tiempo de los empleados y engrosan la cuenta de gastos. Y, en segundo lugar, los procesos manuales dan lugar a errores. Cuántos más procesos, más errores. Y, en consecuencia, más costes.

• Lentitud burocrática. Un sistema que está mal integrado o que es lento y que exige demasiados procesos manuales, es fácil que disminuya la velocidad y, por ende, la calidad del servicio que se presta. También se ve afectada la precisión. Resultado: disminución de la satisfacción del cliente, de la probabilidad de recompra y por tanto de incrementar los ingresos.

• Datos duplicados o erróneos. Si tus datos están dañados, se duplican o son erróneos, habrá que distinguir si es culpa del sistema informático o del proceso. En ocasiones el uso de un software poco amigable o sin suficientes medidas de seguridad hace que se multipliquen los errores. Seguramente en ambos casos será recomendable cambiar de software.

• Dificultad para la planificación. La experiencia y la intuición tienen su valor. Pero son mucho más eficaces cuando las dejamos trabajar dentro del marco de los datos. Si actualmente en la organización se toman decisiones de compra, de venta, de precios o previsiones de cobros, amortizaciones, etc. a ojo o por intuición, está claro que es momento de cambiar.

• Sistema desactualizado. Los mejores ERP están en constante evolución. Mejorando las funcionalidades presentes y poniendo en marcha otras nuevas. Ahora bien, los cambios legislativos, tecnológicos o de sistema operativo, suelen conllevar cambios obligatorios en el software. En este sentido, es importante contar con un proveedor que se comprometa a mantenerse actualizado.