Innóvalis mejora un 10% su productividad y refuerza la seguridad de sus datos con soluciones de Microsoft
La implantación de Microsoft SharePoint y Power Automate, de la mano de la consultora tecnológica Aitana, permite a Innóvalis optimizar su operativa interna y avanzar en su transformación digital.
Innóvalis, consultora especializada en la gestión de incentivos públicos y fiscales, ha dado un paso adelante en su proceso de digitalización con la implantación de Microsoft SharePoint y Power Automate, en un proyecto desarrollado junto a su partner tecnológico Aitana.
La compañía, con sede en Valencia y más de 15 años de trayectoria, gestiona más de 500 proyectos anuales y una cartera superior a 100 clientes. Este crecimiento, unido a la complejidad de su actividad, hacía necesaria una mejora en su sistema de gestión documental.
Con SharePoint, Innóvalis ha eliminado la dependencia del correo para enviar documentos, evitando problemas de versiones y conflictos.
“Antes, nuestra gestión documental era complicada. Copiar y pegar datos en carpetas compartidas causaba duplicidades, desorganización y falta de control”, explica Vanessa García, coordinadora de Innovación en Innóvalis. Esta situación provocaba una elevada carga administrativa y dificultades para localizar la versión correcta de los documentos.
Para abordar este reto, Aitana diseñó e implantó un sistema basado en SharePoint que centraliza la documentación, junto con Power Automate para automatizar tareas repetitivas. El resultado es una plataforma escalable con funcionalidades avanzadas de archivado, adaptada al volumen de información que maneja la compañía.
Gracias a esta solución, Innóvalis ha eliminado la dependencia del correo electrónico para el envío de documentos, evitando duplicidades y conflictos de versiones. Además, la información se organiza por proyectos con permisos personalizados, lo que refuerza la seguridad y el control sobre los datos.
Automatización y nueva cultura de trabajo
La incorporación de Power Automate ha permitido automatizar procesos clave como la recopilación de facturas o los flujos de aprobación, reduciendo errores manuales y optimizando tiempos.
Juan José González, CEO de Innóvalis, señala: “Antes dedicábamos horas a recopilar documentos y verificar versiones. Ahora todo está automatizado y conectado, permitiéndonos trabajar más rápido y con menos errores.” Por su parte, Vanessa García destaca que “hemos incrementado nuestra productividad en un 10%, reducido el tiempo en tareas administrativas y ganado en seguridad al unificar nuestra metodología”.
Esta transformación ha impulsado una nueva forma de trabajo más ágil y segura, que mejora la calidad del servicio al cliente y permite asumir un mayor volumen de proyectos sin incrementar costes.
Desde la compañía también valoran positivamente la colaboración con Aitana. “Nos han acompañado durante todo el proyecto”, afirma García. En la misma línea, González añade: “Tenemos nuevos retos tecnológicos y esperamos que Aitana sea nuestro partner de confianza por muchos años”.
