EU Business School optimiza su gestión financiera con la solución integrada de Deveho y Yooz
Deveho y Yooz han completado con éxito la implantación de una solución financiera integrada en EU Business School, una escuela de negocios con presencia en varios países europeos y una operativa financiera distribuida entre tres campus. El proyecto tenía como objetivo mejorar la eficiencia, la transparencia y el control de los procesos contables en un entorno multinacional y multilingüe.
El principal reto de la organización residía en la gestión de sus procesos financieros en España, Suiza y Alemania, con un volumen superior a 500 facturas mensuales. La escuela necesitaba reorganizar su estructura contable para optimizar la gestión financiera y de proyectos, así como disponer de sistemas de reporting más ágiles y detallados.
Estandarización y automatización de los procesos contables
La implantación del ERP Sage X3, realizada por Deveho Consulting Group, junto con la solución de automatización de Cuentas a Pagar de Yooz, ha permitido a EU Business School estandarizar y automatizar los procesos contables en sus distintos campus. Como resultado, la validación de facturas se ha reducido a medio día, mientras que el proceso completo de validación se completa en aproximadamente tres días.
Además, la solución garantiza la trazabilidad completa de las facturas, eliminando incidencias relacionadas con documentos extraviados y reduciendo los errores manuales gracias al lector OCR de Yooz. El sistema también permite el archivo seguro de documentos y el cumplimiento de requisitos normativos específicos, como el uso de la factura QR en Suiza.
Integración completa y adaptación a un entorno multinacional
La integración entre Sage X3 y Yooz automatiza todo el flujo de gestión de facturas, desde su captura hasta la validación, contabilización y pago, adaptándose a las necesidades cambiantes de la escuela. Desde EU Business School destacan que “Sage X3 nos permitió tener toda la información que necesitábamos en el mismo entorno, lo que fue una gran ventaja en comparación con nuestras soluciones anteriores”.
En este sentido, la escuela utiliza Sage X3 para los módulos de Contabilidad General, Cuentas por Cobrar, Cuentas por Pagar y Activos Fijos, centralizando la información financiera y facilitando el control de la operativa.
Facilidad de uso y soporte tecnológico
Desde la institución también valoran positivamente la experiencia con Yooz. “Yooz es una herramienta muy fácil de usar, lo que facilitó la adopción por parte de todos. Ahora tardamos medio día en validar las facturas y alrededor de tres días para todo el proceso de validación”, señalan fuentes del Grupo EU Business School, que destacan igualmente el soporte de los equipos de desarrollo y la capacidad de adaptación de la plataforma.
La naturaleza multilingüe de la solución, disponible en francés, inglés y español, ha sido otro de los factores clave para su implantación en los distintos campus. Asimismo, Yooz se ha adaptado a requisitos específicos como el formato de factura QR en Suiza, vigente desde septiembre de 2022.
Un modelo adaptable a entornos complejos
El proyecto también ha permitido crear interfaces entre Sage X3 y otros sistemas utilizados por la escuela, como la plataforma Yooz o el software académico, facilitando la transferencia de información varias veces al día. Este caso de éxito pone de manifiesto la capacidad de la solución integrada de Deveho Spain y Yooz para adaptarse a entornos multinacionales y multilingües, optimizando la gestión financiera y mejorando la eficiencia operativa en organizaciones con estructuras complejas y presencia internacional.
