Desigual apuesta por TravelPerk para automatizar la reserva y aprobación de viajes

La firma de moda Desigual, con presencia en más de 107 países y más de 215 tiendas en todo el mundo, ha llevado su apuesta por la digitalización también al ámbito de los viajes corporativos. Con el objetivo de agilizar procesos, mejorar la experiencia de los empleados y optimizar costes, la compañía decidió implantar la plataforma de gestión de viajes de negocios TravelPerk, lo que le ha permitido transformar por completo la forma en que organiza, aprueba y controla sus desplazamientos profesionales.

Imagen de la tienda flagship de Desigual de Shanghai.

El alcance internacional de Desigual, con centros logísticos en España, EE UU y Hong Kong, exigía una gestión de viajes corporativos más eficiente y transparente. Entre sus principales desafíos se encontraban la automatización de procesos manuales, el acceso inmediato a un catálogo amplio de opciones de viaje, y la capacidad de resolver incidencias de manera ágil e inmediata. La compañía buscaba ofrecer a sus equipos autonomía para organizar sus desplazamientos, garantizando al mismo tiempo el cumplimiento de las políticas internas y el control presupuestario.

“En Desigual siempre hemos apostado por la innovación y la digitalización en todas las áreas. Cuando nos tocó mirar la gestión de viajes, vimos claro que necesitábamos procesos más ágiles y con más autonomía a nivel global”, explica Laura Andreia Damian Mon, Finance | Indirect Procurement Manager en Desigual. “También queríamos contar con más transparencia en los costes y ofrecer a nuestros equipos una experiencia de viaje más sencilla y fluida. Todo esto nos llevó a dar el paso hacia un modelo más digital, que encaja mejor con nuestro ritmo de trabajo”.

La transición hacia TravelPerk se inició con una prueba piloto de dos meses en la que participaron viajeros frecuentes de distintos departamentos. En ese tiempo, se gestionaron 90 viajes y 179 reservas, y el 92% de los participantes avaló la solución. Este respaldo facilitó una implantación fluida y sin barreras internas significativas.

Para impulsar la adopción, Desigual contó con el apoyo explícito del comité de dirección. “El respaldo de la dirección fue fundamental para garantizar la colaboración de todos los equipos”, señala Damian. Como parte del plan de 'change management', se organizaron sesiones de formación abiertas a todos los empleados, además de entrenamientos específicos para managers y directores con rol de aprobadores. Los viajeros del grupo piloto actuaron como embajadores internos, favoreciendo una transición natural hacia el nuevo modelo.

“Hoy en día, gracias a que la herramienta es muy intuitiva, no es necesario impartir formación adicional incluso con la rotación de personal”, añade Laura Andreia.

Laura Andreia Damian Mon, Finance | Indirect Procurement Manager en Desigual.

Uno de los elementos clave fue la definición de políticas de viaje dentro de la plataforma. El equipo de Procurement trabajó con TravelPerk para integrar las normas existentes, sustituyendo los bloqueos rígidos por alertas que avisan al usuario cuando una reserva está fuera de política. Este enfoque proporciona mayor libertad a los viajeros y, al mismo tiempo, un control eficaz del gasto.

“Para nosotros ha sido clave entender cómo se gasta, no solo controlar el gasto. Esta información nos permite mejorar la eficiencia y tomar decisiones más inteligentes en la gestión de viajes”, resalta Laura.

La plataforma ofrece informes en tiempo real con desglose por departamento, área, centro de coste y viajero individual, lo que ha mejorado notablemente la capacidad de tomar decisiones presupuestarias rápidas y acertadas. Además, la integración con tarjetas de empresa ha simplificado la contabilización de gastos, optimizando la previsión financiera.

Actualmente, Desigual gestiona alrededor de 3.650 viajes al año, de los cuales el 89% se aprueban de manera automática dentro de las políticas establecidas. Los empleados disfrutan de un acceso directo a un inventario amplio de vuelos, hoteles, Airbnb, trenes y coches, con tarifas competitivas y manteniendo acuerdos corporativos ya negociados.

Otro beneficio destacado es la monitorización en tiempo real de los viajeros, con alertas de seguridad y capacidad de respuesta inmediata ante imprevistos. En el caso de viajes a países de mayor riesgo, se han definido niveles adicionales de aprobación.

“El control de seguridad en directo nos permite monitorizar a los viajeros en tiempo real a través de un mapa, recibir alertas ante posibles incidencias y lanzar avisos inmediatos si es necesario. De este modo, podemos reaccionar con rapidez y garantizar la seguridad y el bienestar de nuestros equipos”, apunta Laura.

La implantación de TravelPerk se enmarca en la estrategia global de digitalización de Desigual, que busca mejorar procesos en todas sus áreas mediante la innovación tecnológica. “En Desigual animamos constantemente a nuestros equipos a innovar y a pensar de forma diferente para alcanzar los objetivos de manera más eficiente. Dentro de esta estrategia global, la digitalización de la gestión de viajes ha sido un reto especialmente motivador”, explica la responsable de Procurement.

El proyecto ha sido reconocido con el Premio Business Travel & MICE 2024 de IBTA en la categoría Transformación Digital.

De cara al futuro, la compañía prevé integrar TravelPerk con su herramienta de gestión de gastos para obtener una visión aún más completa y trabajar junto a la plataforma en la aplicación de inteligencia artificial para potenciar el análisis de datos. “Ya estamos colaborando con TravelPerk en la mejora de los informes mediante IA, lo que nos permitirá dar un paso más en eficiencia y análisis”, adelanta Laura Andreia Damian.

Funciones de TravelPerk que utiliza Desigual

Esta es la tecnología que permite a Desigual acelerar sus procesos de viaje y garantizar la transparencia de opciones y precios para gestores y viajeros:

• Acceso al mayor inventario de viajes del sector: Reserva al instante vuelos, alojamiento, coches de alquiler y trenes a precios ya negociados para tu empresa, tanto en viajes locales como internacionales.
• Políticas de viajes y aprobaciones automatizadas: Crea tu política en menos de 2 minutos, define límites de presupuesto y agiliza los flujos de aprobación de reservas tanto como quieras.
• Control de gastos en tiempo real: Visualiza todos los gastos de viaje en un mismo lugar para no salirte del presupuesto y optimizar las finanzas para tus próximos viajes.
• Facturación centralizada: Simplifica la gestión contable y financiera con una única factura que incluye todos los gastos del viaje.
• Seguimiento de viajes en tiempo real: Localiza a tu equipo allí donde esté y lleva un registro de todas las reservas, las actividades, los medios de transporte utilizados y el cumplimiento de políticas.
• Deber de asistencia y protección: Cuida de tus viajeros antes, durante y después del viaje. Recibe alertas de seguridad, sigue la ubicación de tu equipo en el mapa y responde al instante en cuanto lo necesiten.
• Servicio de asistencia 24/7: Recibe soporte continuo de personas reales para tus reservas, cambios de planes, cancelaciones y demás imprevistos.