"La plena implantación de la administración electrónica es un objetivo perseguido en los últimos tiempos"

La Ley 5/2014 de 4 de abril introduce como mayor novedad a nivel de administración electrónica a través del articulo 11, un Registro Público de carácter nacional (Registro Nacional de Seguridad Privada) y de carácter autonómico (Cataluña y País Vasco) a través del cual los usuarios de seguridad privada, empresas de seguridad, personal de seguridad privada sea habilitado o acreditado, centros de formación, despachos de detectives, las empresas de seguridad informática en aquello que constituya ámbito material de la seguridad privada como administrados, podrán relacionarse con la administración pública competente a través de un canal seguro e inmediato en red, que en este caso es el Ministerio de Interior.

Este Registro Nacional de Seguridad Privada y sus Registros Autonómicos, pendiente de desarrollo reglamentario, no constituye un servicio electrónico completo ni integrador 'stricto sensu' teniendo un carácter meramente formal.

La tendencia favorable a la utilización de las nuevas tecnologías por las administraciones públicas se vio confirmada en su momento con la publicación de la Ley 11/2007, de 22 de junio, de Acceso Electrónico de los Ciudadanos a los Servicios Públicos. Según ya se advierte en su parte expositiva, el legislador entendía que el desarrollo de la administración electrónica es todavía insuficiente.

Actualmente dicho servicio de administración electrónica, dentro del denominado Registro Nacional de Seguridad Privada, se centra casi de forma exclusiva en la utilización del aplicativo Segurpri de comunicaciones electrónica de contratos, servicios y de personal de seguridad privada, cuando las empresas de seguridad, centros de formación, despachos de detectives vienen obligados normativamente a efectuar con carácter previo las comunicaciones electrónicas de altas o bajas masivas de contratos y servicios de seguridad que hayan suscrito con el usuario de dichos servicios, dando cumplimiento al artículo 9 de la vigente Ley de Seguridad Privada, así como a la información básica o datos del artículo 16 de la Orden del Ministerio de Interior 314/2011 de 1 de febrero sobre Empresas de Seguridad Privada.

Para garantizar el cumplimiento de dicha obligación de comunicación contractual por las empresas de seguridad de la normativa de seguridad privada a través de su autoridad de control competente (Sede electrónica del Ministerio de Interior), el Ministerio de Interior, a través de la Dirección General de Policía, ofrece a nivel nacional una categoría de servicio público electrónico, denominado servicio público transaccional, que ya es ofrecido por ejemplo por otras administraciones públicas en el pago de impuestos, presentación de recursos administrativos, contratación pública electrónica, etc., como es el Segurpri.

Se trata de un servicio obligatorio para los agentes prestadores de servicios de seguridad privada que implica transacciones electrónicas con la administración electrónica del Ministerio de Interior, por lo que es preciso el desarrollo total o parcial de un previo procedimiento administrativo electrónico.

Por lo expuesto, reviste capital importancia que la prestación de estos servicios públicos electrónicos como es el Segurpri a emplearse por las empresas de seguridad en sus relaciones con la sede electrónica de la Dirección General de la Policía, como cuerpo competente, respete el parámetro de la calidad.

Este parámetro de calidad ha de referirse también al cumplimiento de los principios generales de igualdad, accesibilidad, seguridad y neutralidad tecnológica contenidos en el artículo 4 de la Ley 11/2007 de 22 de junio de Acceso Electrónico de los Ciudadanos a los Servicios Públicos, que en buena medida se entenderían satisfechos si las plataformas tecnológicas que utiliza la sede electrónica del Ministerio de Interior para la prestación de este servicios públicos a través de la Dirección General de la Policía, respeten las exigencias establecidas en el Real Decreto 3/2010, por el que se regula el Esquema Nacional de Seguridad, en el Real Decreto 4/2010, por el que se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad, y el Real Decreto 1494/2007, sobre las condiciones básicas de accesibilidad.

El cumplimiento de las citadas normas y de sus obligaciones es imperativo para todas las administraciones públicas españolas ya que tienen carácter básico.

Sin duda alguna, la actividad administrativa electrónica prestada por el Ministerio de Interior a través del Cuerpo Nacional de Policía con su aplicativo web Segurpri, y la subsiguiente prestación de servicios públicos electrónicos del Registro Nacional de Seguridad Privada, son actividades administrativas y, en consecuencia, si en su deficiente realización o prestación se presentan los elementos indispensables para exigir responsabilidad patrimonial conforme al régimen general, debe entenderse aplicable el mecanismo de la responsabilidad, indistintamente de si la actividad se ha realizado en el modelo de administrar tradicional o en el electrónico.

De la importancia de la administración electrónica procedente de la exigencia ciudadana de uso de medios electrónicos en las relaciones con la administración, se desprende la exigencia a las administraciones a adaptarse a la nueva Sociedad Red y, de otra, por la situación de crisis económica que en estos momentos viven las sociedades occidentales se viene exigiendo a las administraciones un mayor nivel de eficiencia en la tramitación de los asuntos públicos y en la prestación de servicios públicos.

Es evidente que la plena implantación de la administración electrónica es un objetivo perseguido en los últimos tiempos por el legislador y que nuestro sistema jurídico debe comenzar a asumir los nuevos problemas derivados directamente del modelo de administrar electrónicamente.

Como conocemos, la tendencia a la utilización de las nuevas tecnologías se vio confirmada con la publicación de la Ley 11/2007, de 22 de junio, de Acceso Electrónico de los Ciudadanos a los Servicios Públicos.

La Ley 39/2015 de 1 de octubre (en adelante LPACAP) en materia de administración electrónica se ha ocupado recientemente de establecer una regulación completa y sistemática de las relaciones entre las administraciones y los administrados.

La Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas y la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público regulan un escenario en el que la tramitación electrónica debe constituir la actuación habitual de las administraciones en sus múltiples vertientes de gestión interna, de relación con los ciudadanos y de relación de aquellas entre sí, de lo cual no se encuentra excluido el sector de la seguridad privada y sus agentes intervinientes para cumplimiento de una obligación legal dado que emplean la sede electrónica Segurpri.

El objetivo de la citada Ley 39/2015, por tanto, es claro: “Contar con una administración sin papel basada en un funcionamiento íntegramente electrónico no sólo sirve a los principios de eficacia y eficiencia, al ahorrar costes a ciudadanos y empresas, sino que refuerce las garantías de los interesados a la vez que facilita una mejor transparencia”.

El Plan de Transformación digital de la Administración General del Estado y sus Organismos Públicos (Estrategia TIC 2015 – 2020) se ha elaborado, entendemos, teniendo muy presente en su momento las exposiciones de motivos y preámbulos de las leyes 39/2015 y 40/2015, de forma que los principios rectores, los objetivos estratégicos, las líneas de acción y los hitos recogidos en el plan persiguen facilitar la realización de las previsiones establecidas en las citadas leyes, y siguiendo este espíritu del Plan referenciado.

Somos conscientes que todas o casi todas las empresas de seguridad vienen identificándose actualmente en sus relaciones con las diversas administraciones públicas a través de la firma digital. Por consiguiente, dicho servicio electrónico Segurpri exige la firma electrónica que, hablando de un modo coloquial, se trata de un paso más allá de seguridad y garantías que la mera identificación.

Especifica el artículo 14 de la Ley 39/2015 en relación con los derechos de los interesados a relacionarse electrónicamente con las administraciones públicas, “que no se trata solo de un derecho sino también que determinados sujetos tienen la obligación de relacionarse por medios electrónicos empleando la firma digital.”

Las empresas de seguridad sin duda alguna, devienen obligadas legalmente a relacionarse a través de medios electrónicos con la Dirección General de la Policía de acuerdo con el artículo 11 de la Ley de Seguridad Privada a través del Registro Nacional de Seguridad Privada y Registros Autónomos, siendo la herramienta electrónica Segurpri un trámite administrativo más todavía no integrado a nivel de arquitectura y funcionalidades en el Registro que encuentra su origen y motivación en el cumplimiento por las Empresas de la obligación impuesta por artículo 9 de la Ley de Seguridad Privada.

Por considerarlo relevante en lo que es objeto del presente análisis a continuación aludiremos a ciertos apartados, requisitos y condiciones que deben tenerse en cuenta en el funcionamiento de dicho Registro electrónico futuro por la normativa aplicable al caso.

El artículo 16 de la Ley 39/2015 establece que “en otro orden de cosas, e independientemente del registro electrónico de apoderamientos, el artículo 16 bajo la rúbrica Registros establece la obligatoriedad de que cada administración cuente con un Registro Electrónico General en el que se guarde constancia de todo documento que sea presentado o recibido por cualquier Organismo Público, órgano administrativo o entidad vinculada o dependiente de aquellos así como de la salida de documentos oficiales que tengan como destinatarios ya sea otros órganos del Sector Público ya sean los propios particulares”. Por tanto, el diseño y funcionalidades del futuro Registro Nacional de la Seguridad Privada deberán cumplir y respetar con el deber de interoperabilidad e interconexión permanente con la sede electrónica del Ministerio de Interior de la que depende.

En cuanto al funcionamiento de dicho Registro Nacional de Seguridad Privada, es necesario que en la sede electrónica del Ministerio de Interior exista un enlace que permita el acceso a cada registro y en el que se pueda conocer de manera fácil y sencilla un listado actualizado de los trámites que se pueden realizar por esta vía.

La operatividad del registro, exige que se otorgue garantía y constancia a cada asiento que se realice, mediante la imposición de “un número, epígrafe expresivo de su naturaleza, fecha y hora de su presentación, identificación del interesado, órgano administrativo remitente, si procede, y persona u órgano administrativo al que se envía, y, en su caso, referencia al contenido del documento que se registra”.

En aras de dar cumplimiento a estas exigencias, se procederá a emitir, de manera automática, “un recibo consistente en una copia autenticada del documento de que se trate, incluyendo la fecha y hora de presentación y el número de entrada de registro, así como un recibo acreditativo de otros documentos que, en su caso, lo acompañen, que garantice la integridad y el no repudio de los mismos”.

Los documentos electrónicos que puedan generarse por ejemplo tras las comunicaciones de los contratos y servicios de las empresas de seguridad del artículo 9 de la Ley de Seguridad Privada ante dicho Registro Electrónico público, deberán conservarse en un formato que permita garantizar la autenticidad, integridad y conservación del documento, así como su consulta con independencia del tiempo transcurrido desde su emisión.

Se asegurará en todo caso la posibilidad de trasladar los datos a otros formatos y soportes que garanticen el acceso desde diferentes aplicaciones. La eliminación de dichos documentos deberá ser autorizada de acuerdo a lo dispuesto en la normativa aplicable.

En lo que afecta al Registro Nacional de Seguridad Privada señalar que los medios o soportes en que se almacenen estas comunicaciones de contratos y servicios entre otros asientos a registrarse, deben contar con medidas de seguridad, de acuerdo con lo previsto en el Esquema Nacional de Seguridad, que garanticen la integridad, autenticidad, confidencialidad, calidad, protección y conservación de los documentos almacenados. En particular, asegurarán la identificación de los usuarios y el control de accesos, así como el cumplimiento de las garantías previstas en la legislación de protección de datos.

En concreto, es el art. 27 de la Ley 39/2015 ya señalada en el que constan los requisitos necesarios para considerar que una copia electrónica pueda ser considerada auténtica, dándose por auténtica y válida en cualquier administración las copias auténticas realizadas por una administración pública.

Las copias deben cumplir tanto con lo exigido por el Esquema Nacional de Interoperabilidad como por el Esquema Nacional de Seguridad y por las reglas contenidas en el art. 27 concretadas en las dos siguientes:

• Incluir los metadatos que acrediten su condición de copia y que se visualicen al consultar el documento.
• Si se trata de copias en papel de documentos electrónicos, se exige que incluya su condición de copia y que incluyan un código generado electrónicamente u otro sistema de verificación, que permitirá contrastar la autenticidad de la copia mediante el acceso a los archivos electrónicos del órgano u Organismo público emisor.

Este estudio se verá complementado por Aecra en el desarrollo de futuras propuestas normativas que serán presentadas ante la autoridad competente para garantizar el cumplimiento normativo en las relaciones con la administración pública, garantizando el cumplimiento del principio de seguridad jurídico en la aplicación de las normas.