¿Listo para la auditoría? El papel clave del GMAO en el cumplimiento normativo
Cuando llega la auditoría... ¿está tu mantenimiento preparado?
Muchas empresas aún gestionan su mantenimiento en hojas de cálculo, partes en papel o sistemas poco conectados. Cuando se acerca una auditoría, comienza la carrera contrarreloj para recopilar órdenes de trabajo, demostrar qué tareas se han realizado y cuándo, justificar desviaciones y presentar documentación técnica.
Este escenario no solo genera estrés y riesgos, sino que evidencia una falta de control que puede traducirse en no conformidades, pérdida de confianza o incluso sanciones. Por el contrario, las empresas que han digitalizado su mantenimiento con una solución GMAO están preparadas siempre, sin necesidad de montar un operativo especial ante cada auditoría.
¿Qué buscan los auditores en materia de mantenimiento?
Más allá del cumplimiento de tareas, los auditores técnicos o de calidad buscan trazabilidad y control. Algunas de las evidencias clave que suelen solicitar incluyen:
- Planes de mantenimiento preventivo y predictivo actualizados
- Historial completo de activos: intervenciones, piezas sustituidas, técnicos asignados
- Checklists de inspección cumplimentadas
- Validaciones por parte de responsables o supervisores
- Documentación técnica de equipos, manuales, certificaciones
- Protocolos de seguridad vinculados a tareas críticas.
No basta con decir que algo se ha hecho: hay que demostrarlo.
Cómo anticiparte a las auditorías
Un software GMAO (Gestión del Mantenimiento Asistida por Ordenador) como Fracttal One automatiza, estructura y documenta todo el ciclo de vida del mantenimiento. Eso significa que cada acción queda registrada, trazada y disponible en tiempo real.
Estas son algunas de las funcionalidades más valiosas de cara a una auditoría:
- Planificación de tareas preventivas con recordatorios, frecuencia y responsables asignados
- Órdenes de trabajo digitales, con historial, observaciones, checklists y validaciones
- Registro completo por activo: qué se ha hecho, cuándo, cómo y por quién
- Adjuntos documentales directamente vinculados a equipos o tareas (manuales, fichas técnicas, hojas de seguridad…)
- Reportes automáticos y dashboards exportables con indicadores clave.
Todo esto se traduce en una auditoría más ágil, menos dependiente de la memoria del equipo y con menos posibilidad de error humano.
Del control reactivo al cumplimiento continuo
Una de las ventajas más importantes de un GMAO es que no solo ayuda a pasar auditorías, sino que te prepara para cumplir de forma continua. La digitalización del mantenimiento permite operar bajo estándares sólidos todos los días, no solo cuando se aproxima una inspección.
Esto, además de aportar tranquilidad al equipo, mejora la calidad del servicio, prolonga la vida útil de los activos y permite detectar ineficiencias o desviaciones antes de que se conviertan en problemas mayores.
Fracttal: mantenimiento siempre listo
Fracttal One, la parte de software de la solución integral de Fracttal, es un GMAO diseñado precisamente para ofrecer esa visibilidad total y trazabilidad en tiempo real que exigen tanto las operaciones modernas como los organismos auditores.
Desde cualquier dispositivo, los equipos pueden:
- Acceder a planes de mantenimiento actualizados
- Ejecutar órdenes con validaciones paso a paso
- Consultar el historial completo de cada activo
- Subir documentación y evidencias
- • Visualizar KPIs, ratios y cumplimiento de tareas.
Además, Fracttal One permite trabajar con plantillas específicas según el sector o la normativa aplicable, y adaptar flujos de trabajo a los protocolos internos de cada organización.
Esta capacidad de adaptación hace que sea una herramienta utilizada en sectores altamente regulados como la industria alimentaria, el sector farmacéutico, utilities o instalaciones públicas.
Más allá de cumplir: destacar
En un entorno competitivo, pasar una auditoría no basta. Las empresas líderes utilizan la trazabilidad y digitalización como una forma de diferenciarse: mostrando control, eficiencia y compromiso con la calidad.
En la nueva era del mantenimiento, la preparación no empieza cuando llega un auditor. Empieza el día que decides gestionarlo todo desde un sistema conectado, trazable y diseñado para facilitar el control.
¿Estás listo para tu próxima auditoría? Con Fracttal, la respuesta será siempre sí.
“Si necesitas prepararte cada vez que hay una auditoría, tu sistema de mantenimiento no está funcionando como debería”
