Novedades en la facturación de los empresarios: el sistema VERIFACTU

Pregunta: soy empresario y gestiono una estación de servicio a través de una S.L., llevando la contabilidad y facturación mediante un programa informático. He oído que Hacienda va a cambiar el sistema de facturación y que habrá que enviar cada factura al momento, lo cual me preocupa por los cambios que implica. ¿Estoy obligado a cambiar mi software? ¿Y cuándo?

Respuesta: efectivamente, la AEAT ha establecido un nuevo sistema de facturación con el objetivo de luchar contra el fraude fiscal, imponiendo a quienes produzcan y comercialicen programas informáticos de gestión de facturas la obligación de garantizar que las facturas no puedan alterarse o modificarse sin dejar rastro de ello y de ofrecer, a partir del 29 de julio de 2025, programas adaptados a la nueva norma. Todas las empresas, a partir del 1 de enero de 2026, deberán utilizar programas informáticos ya adaptados. Para los autónomos el plazo se prorroga hasta el 1 de julio de 2026, imponiéndose sanciones de hasta 50.000 euros a aquellos empresarios que no cumplan esta obligación, por tanto, es importante que todos los empresarios y autónomos que utilicen softwares en la expedición de facturas tengan conocimiento de estos cambios.

No obstante, como punto de partida, hay que tener claro que esta nueva norma no altera la obligación que ya tienen todos los empresarios y autónomos de facturar y presentar autoliquidaciones tributarias, por lo que, en este sentido, no hay ningún cambio.

Lo que se introduce ahora como novedad es

(i) la obligación del empresario de usar programas de facturación que garanticen que las facturas no puedan modificarse ni eliminarse sin dejar rastro; y

(ii) la opción de enviar las facturas a Hacienda en tiempo real (sistema VERIFACTU). Su uso es voluntario para el empresario, pero es necesario apuntar que facilita el control fiscal y reduce riesgos en caso de inspección por parte de Hacienda. Estos cambios buscan garantizar una mayor transparencia y seguridad en los registros contables de las empresas. Al evitar la manipulación de facturas, la Agencia Tributaria podrá llevar un control más riguroso y reducir las irregularidades en la contabilidad de los negocios.

Los cambios no se aplicarán a quienes facturen de forma manual sin ayuda de un programa informático, pero la realidad es que la gran mayoría de las empresas usan programas para gestionar su facturación, por lo que el impacto será bastante generalizado. Quedan exentos también tanto empresarios con domicilio fiscal en País Vasco o Navarra como aquellos empresarios adscritos al Suministro Inmediato de Información (SII), que ya es obligatorio, por ejemplo, para las grandes empresas. La razón de la exención de estos últimos se debe a que el SII ya prevé el envío automático de los datos de las facturas a Hacienda, generalmente cada cuatro días hábiles, lo que permite a la Agencia Tributaria conocer de forma detallada las operaciones sujetas a IVA. Además, como el SII afecta tanto a las facturas emitidas como recibidas, permite tener, en añadido, un mayor detalle de los ingresos y gastos de los negocios.

Con la nueva regulación, las facturas deberán incluir algunos elementos adicionales para asegurar su autenticidad y trazabilidad, como son:

(i) un Código QR único que permite a los clientes y a Hacienda comprobar que la factura es real;

(ii) la fecha y hora exacta de emisión, por lo que se registrará hasta el segundo en que se generó la factura; y

(iii) la firma digital para asegurar que la factura no ha sido modificada.

No se trata solo de digitalizar documentos, sino de asegurar que cada factura emitida queda registrada de forma que no se pueda modificar ni eliminar para su constancia y control.

Hay que precisar que, si se necesita modificar una factura ya emitida, tal y como ha venido sucediendo hasta la fecha, no habrá problema en hacerlo a través de la generación de una nueva (a esto se le conoce como registro de anulación), siempre conservando los datos que se incluyeron en un primer momento en el registro de alta, manteniendo la trazabilidad de la factura. No se permitirá el uso de aquellos programas que eliminen facturas o cambien su numeración sin dejar ningún rastro.

Los fabricantes de software deberán certificar, mediante una declaración responsable por escrito y de forma visible en el programa, que este cumple con la nueva normativa. Con este certificado, el responsable será solo el fabricante, y el empresario que utilice ese programa queda liberado de toda responsabilidad en caso de que no cumpla con la nueva regulación.

Con respecto al sistema VERIFACTU, que como hemos dicho, es voluntario, se exige a aquellos empresarios que opten por esta modalidad que las facturas emitidas sean remitidas a la sede electrónica de la AEAT justo después haberse expedido. Estas facturas, desde el momento en que se remiten electrónicamente a Hacienda, pueden ser consultadas por el cliente utilizando el código QR incorporado a las facturas, que son, por tanto, verificables.

En cambio, en la modalidad NO VERIFACTU no se exige la remisión a la AEAT, por lo que las facturas no serán verificables al no poder ser consultadas a través de la sede electrónica. En este caso, se exige su conservación en un llamado “registro de eventos” dentro del programa de facturación que se use.

Si el empresario decide acogerse al régimen VERIFACTU tendrá menos riesgo de que Hacienda le inspeccione porque la AEAT dispondrá de toda la información al momento. Si, por el contrario, opta por no utilizar el VERIFACTU, con los nuevos requisitos de los sistemas de facturación, está obligado a mantener todas sus facturas debidamente registradas para remitirlas a Hacienda en caso de que sean requeridas durante una inspección.

En resumen, cumplir con el nuevo reglamento sobre programas de facturación es obligatorio, mientras que acogerse al sistema VERIFACTU es voluntario. No obstante, este último puede suponer ventajas en términos de control fiscal. Nuestro consejo: revise que su programa de facturación esté adaptado para evitar sanciones.