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A medida que las organizaciones se extienden más allá de los límites de las paredes de una oficina y avanzan hacia entornos de trabajo ágil, la necesidad de un espacio de trabajo fijo empieza a perder importancia

La oficina tradicional a debate

Redacción de Interempresas30/05/2011

30 de mayo de 2011

Según una encuesta global a 600 ejecutivos, realizada por Regus y Unwired Ventures, cerca del 60%  de los encuestados de grandes organizaciones pronostica una disminución en la necesidad de espacio para oficinas, como resultado de los estilos de trabajo del futuro.

Darle valor al trabajo ágil será el próximo desafío de las corporaciones. Será de extrema importancia para las empresas encontrar una nueva medición de los costos involucrados en ‘proporcionar lo necesario para el trabajo’, que deje atrás los métodos tradicionales de alquilar y asignar tarifas en un mundo medido ‘por pie cuadrado’. Debido a que la utilización de una oficina hoy en día es de sólo el 45%, los escritorios vacíos ya no tienen sentido en un mundo donde la movilidad y la agilidad será aceptada por todos como la forma más eficaz y sostenible para trabajar.

Regus y Unwired, empresas especializadas en soluciones futuras del trabajo, han establecido una medida que permite asignarle un valor a la agilidad en el trabajo. Las corporaciones estarán en capacidad de aprovecharla en la medida en que se liberen del esquema antiguo de suministrar un escritorio por persona como requisito para proporcionar lo necesario para el trabajo. En su estudio, donde consultaron a 600 empresarios de todo el mundo y evaluaron sus opiniones acerca del estado actual del espacio de trabajo y otros temas como la movilidad, el uso del espacio de oficina o el trabajo virtual, Regus y Unwired identificaron una serie de beneficios de gran valor que proporciona una visión de lo que sería un mundo en el cada uno ‘adquiera su propio’ entorno que le ‘proporcione lo necesario para el trabajo’. En este sentido, casi el 60% de los encuestados prevé una reducción en la necesidad de espacios de oficina como resultado de futuros estilos de trabajo, mientras que sólo el 7% predice un aumento en el espacio necesario. Más de la mitad de los participantes, el 51%, indica que la oficina pasará a ser un lugar de uso ocasional. El futuro del trabajo ágil estará enmarcado en espacios de trabajo suministrados con base en necesidades. Esto reflejará el auge de la nube que hace que la tecnología sea transferida de los gastos de capital a los gastos de operación, suministrada como un servicio público más para las personas, en el momento y en la medida en que la necesiten. Agregue a esto un lugar y verá surgir un verdadero modelo en el cada uno ‘adquiere su propio’ entorno que le ‘proporcione lo necesario para el trabajo’. Según Bob Gaudreau, vicepresidente ejecutivo de Regus, “a medida que el concepto de trabajo virtual gana terreno, es cada vez más necesario rentabilizar la agilidad y crear un modelo de negocio sólido que cambie la forma de trabajar y el futuro del trabajo supondrá un avance de las organizaciones hacia un modelo más flexible en el que a los empleados se les permita adquirir su propio espacio de oficina”.

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Caso práctico

Empresa ABC – Conversión de agilidad en dinero en una organización avanzada que ha adoptado políticas de espacio compartido

Un edificio de oficinas tradicional de 150.000 pies cuadrados puede albergar hoy unas 1.500 personas en un entorno de espacio compartido moderado de 1,2 personas por escritorio (1,2:1). El costo total del edificio por año es de US$19,5 millones (alquiler, tarifas, servicios públicos, operaciones), por lo que el costo por pie cuadrado es de US$130 al año. El edificio aloja 1.150 escritorios, por lo que el costo por escritorio es de US$17.000 al año.

Con una utilización del 45%, el costo del espacio no utilizado es de US$11 millones. Con una utilización del 70%, el costo del espacio no utilizado es de US$6 millones

  • La cantidad de escritorios vacíos en un día cualquiera con una utilización del 45% es de 632
  • La cantidad de escritorios vacíos en un día cualquiera con una utilización del 70% es de 345

Con una relación de 1,2:1 (personas a escritorios), encontramos que el espacio está distribuido a razón de 130 pies cuadrados por escritorio (90 – 140 es el promedio de la industria) o 110 pies cuadrados por persona (70 - 120 pies cuadrados por persona es normal)

Si se adopta el método de trabajo basado en actividades, en el que el edificio se convierte en un recurso en tiempo real y opera con una ocupación del 95% (para acomodar el crecimiento) o en un espacio 30% menor, la empresa ABC puede ahorrarse entre US$5-US$10 millones por año.

Los beneficios de la agilidad

Además de los beneficios del uso más o menos eficiente del espacio, Regus ha identificado otros dos beneficios fundamentales que pueden derivarse del trabajo ágil: un beneficio de satisfacción y un beneficio de productividad. Por ejemplo, como resultado de la encuesta y de otras investigaciones, no hay duda de que la gente decidiría cambiar la forma en que se desplazan al trabajo. Éste es un factor de tiempo y de costos, acentuado por el desplazamiento en ‘horas pico’ que asocia congestión y precio a un día de trabajo tradicional en el que no existe la agilidad. La posibilidad de elegir permite que una persona establezca un nuevo equilibrio en sus patrones de trabajo y le proporciona un ‘beneficio de satisfacción’ que forma parte de un camino más amplio hacia el reconocimiento del bienestar en el trabajo. También, existen los beneficios de productividad que resultan de la disminución en los tiempos de inactividad a medida que las tecnologías de nube ‘permanentemente disponibles’ permiten adoptar una estrategia de trabajo ágil.

La eficiencia produce beneficios de ahorro en costos de propiedad (p), costos fijos (f) y costos operacionales (o); la satisfacción produce beneficios de ahorro en desplazamientos (c), tiempo (t) y costos (c); y la productividad produce beneficios en disminución de tiempos de inactividad (d) y costos de empleados/salarios (s). Estos tres elementos pueden ponderarse y permiten generar un coeficiente basado en la importancia de cada factor para la empresa. También, pueden proporcionar una ecuación para calcular el beneficio de la agilidad, como se ve a continuación.

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Puntos de interés adicionales de la encuesta VWork: Winning Strategies at Work

Nuevas formas de trabajo

  • El 62,5% de las grandes empresas encuestadas ha desarrollado nuevas formas de trabajo.
  • El 71,9% pronostica una disminución en la cantidad del espacio necesario para oficinas
  • El 59% de los encuestados indicó que ya no tienen que hacer grandes esfuerzos para trabajar eficazmente fuera del lugar de trabajo.

Trabajo local

  • Sólo el 12,3% de las personas desea trabajar desde el hogar
  • El 63,5% de los encuestados piensa que el tiempo de desplazamiento ideal para trabajar no debe exceder los 20 minutos y el 25,2% desea que su tiempo de desplazamiento no sea inferior a 10 minutos.
  • Actualmente, el 32,1% de los encuestados que trabajan en grandes organizaciones invierte entre 41 minutos y una hora desplazándose cada día y el 27,4% invierte más de una hora.

Generacional

El 70,9% de los encuestados piensa que la fuerza de trabajo más joven, la del nuevo mileno y la que aún está en la universidad, será más receptiva al trabajo virtual y rechazará la oficina tradicional.

¿Es el fin de la oficina tradicional?

  • El 58,2% de las personas que trabajan en grandes organizaciones pronostica una disminución en las necesidades de espacio para oficinas como resultado de los estilos de trabajo del futuro, y sólo el 7% pronostica un aumento en el espacio requerido.
  • La oficina se convertirá entonces en un lugar para ser usado ocasionalmente, de acuerdo con el 51,2% de los encuestados.

Además, como parte del informe, Regus y Unwired han establecido una medida para la rentabilización de la agilidad en el trabajo, que podrán aprovechar las organizaciones según se alejen del enfoque tradicional de aprovisionamiento de trabajo de ‘una persona por mesa’. En el estudi se han identificado una serie de dividendos de valor que llevan la visión del ‘aprovisionamiento de trabajo’ hacia un concepto de ‘adquisición del propio espacio’. Philip Ross, director ejecutivo de Unwired, sostiene: “Será fundamental para las empresas determinar una nueva forma de medir el coste de ‘aprovisionamiento de trabajo’ que deje atrás los enfoques tradicionales de alquiler y cargos en un entorno fijo definido ‘por metro cuadrado’. Dado que la utilización actual de las oficinas suele ser tan sólo del 45%, ya no tendrá sentido tener mesas vacías en una época en la que la movilidad y la agilidad serán aceptadas como la forma de trabajo más eficiente y sostenible”.