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La alternativa a la oficina tradicional gana adeptos

Business center, opción sinérgica, opción rentable

Mónica Daluz10/11/2008

10 de noviembre de 2008

La oficina 'llave en mano' o el 'plug and play' del sector oficinas son algunas de las gráficas denominaciones que reciben estos espacios empresariales, que basan su planteamiento en ofrecer una serie de servicios comunes y el alquiler de todo el equipo material que las empresas necesiten, y que aportan, sin duda, un alto valor añadido. Emprendedores y delegaciones comerciales de multinacionales constituyen el perfil más habitual del 'inquilino' de un 'business center'. Por otra parte, los parques empresariales continúan siendo la opción elegida por las grandes corporaciones para disponer de metros suficientes en los que ubicarse con la contundencia que muchas de ellas buscan, con el objetivo de transmitir una imagen de prestigio y modernidad.
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Los centros de negocio ponen a disposición de las empresas espacios adecuados para realizar todo tipo de presentaciones y actos.
Nacieron a comienzos de la década de los setenta de manera simultánea en Europa y Estados Unidos ante las necesidades de flexibilidad en los alquileres y en el espacio que demandaban las empresas. Dicen de ellos que son como hoteles que en lugar de habitaciones tienen oficinas. La puesta en común de algunos servicios, la inmediatez de uso, el ahorro económico, sistemas de comunicación avanzados o el aprovechamiento del espacio, son algunas de sus múltiples ventajas. Centrémonos en este último elemento; y es que los promotores de los centros de negocio recalcan la importancia de la optimización del espacio, no sólo por una cuestión de costes, sino por el factor sostenibilidad. En los edificios de oficinas convencionales se duplican los espacios mientras en el caso de los 'business center', los aseos, por ejemplo, son comunes, así como las salas de reunión. Para muchas empresas, una sala de reunión de grandes dimensiones es necesaria en contadas ocasiones, de modo que con la opción 'centro de negocios', es posible tener una pequeña sala más adecuada para el día a día, y reservar una grande cuando se tiene esa necesidad puntual. Una sala, por otra parte, siempre en óptimas condiciones, limpia, con material de oficina y la tecnología que se precise (proyectores, videoconferencia…), con servicio opcional de catering, etc.

Entretanto, los recursos que el emprendedor destinaría a los gastos derivados de comprar o alquilar un local en un edificio convencional, puede invertirlos en otras partidas.

La gran riqueza del centro de negocios radica en las sinergias que se generan entre las personas que trabajan en las distintas oficinas
Otro aspecto de la filosofía de los promotores de centros de negocio es la rotación, generar un flujo de empresas en continuo movimiento. La gran riqueza del centro de negocios radica en las sinergias que se generan entre las personas que trabajan en las distintas oficinas. Además, los promotores organizan encuentros para que se conozcan entre ellos; se trata de personas con actividades de negocio totalmente diferentes, de modo que no es difícil que cuando una empresa necesite un servicio, encuentre algún “vecino” de despacho que lo preste.
El sector quiere hacerse oír

El sector de los centros de negocio está trabajando por tener mayor visibilidad y, en este sentido, el pasado mes de mayo durante la celebración del congreso anual de la Asociación Española de Centros de Negocios se firmaron los estatutos de la confederación europea, unificando, de este modo, criterios y contratos entre una red de 2.000 centros en toda Europa. Por otra parte, la ACN ha logrado recientemente un epígrafe de actividad económica propio (CENAE 82.11). España ha sido el primer país en reconocer la entidad empresarial y económica del sector de los centros de negocios, un reconocimiento que responde a la necesidad de definir un sector “cuyo crecimiento -señala el gerente de SCT Trade Center, Juanjo Martínez- en los últimos años está siendo de dos dígitos, un 15 por ciento anual”.

Centro de negocio en tiempos de crisis

Es como estar sobre una enorme balanza, con mil y un platillos que se reequilibran constantemente a través de sus efectos rebote. Y si algunos sectores se hallan en caída libre, al de los business center le ocurre todo lo contrario. Según la Asociación Española de Centros de Negocio, “frente a la desaceleración y la crisis económica actual, se prevé que el sector de los 'business center' duplique su crecimiento anual”. El sector de los centros de negocio tiene en la crisis una oportunidad y es que para las empresas, instalarse en un 'business center' en momentos de incertidumbre minimiza riesgos. Tal como nos cuenta Juanjo Martínez, gerente de SC Trade Center, “el cliente no tiene ningún compromiso ni tiene que hacer ninguna inversión, únicamente la fianza, y cuenta con versatilidad total pues los contratos son mensuales y renovables, y en el momento que convenga (en función de la marcha de la empresa) el cliente puede cambiar de despacho”. La situación económica del país, traducida en elevados precios de alquiler y compra de oficinas, está favoreciendo que muchas empresas opten por instalarse en este tipo de espacios, que ofrecen infraestructuras y equipamientos para llevar a cabo una actividad profesional sin requerir grandes inversiones. Son muchas las empresas que han decidido 'hibernar' en los centros de negocio hasta que amaine la tormenta.
Mientras algunos sectores se hallan en caída libre, al de los 'business center' le ocurre todo lo contrario
Por otro lado, el momento actual de desaceleración del mercado residencial podría provocar que muchas promotoras se decantasen por el sector terciario, que ven como un producto más estable; muchas de ellas están reduciendo su negocio residencial para centrarse en sectores como el de oficinas o el industrial. En este sentido, para las promotoras, invertir en un centro de negocios contribuye no sólo a obtener más rentabilidad por metro cuadro sino a dar viabilidad y continuidad al negocio, ayudando a sortear la crisis.

Emprendedores. Cuestión de costes

Cuando un empresario se plantea iniciar una actividad económica independiente, el primer y mayor problema que se le plantea es el de encontrar y financiar un inmueble donde establecerse, lo cual, además de las molestias organizativas, supone un importante desembolso inicial. En la actualidad, el sector de los centros de negocio se considera en el ámbito empresarial, como una de las opciones más adecuadas a la hora de abaratar dichos costes. La clave está, por un lado, en la inmediatez que aporta el hecho de alquilar un local ya amueblado y con todo el material tecnológico necesario, además de la falta riesgo financiero al no ser necesaria inversión alguna en instalaciones, equipamiento y contratación. Por otro lado, el quid de la cuestión radica en compartir servicios con los demás emprendedores que conforman el centro de negocios.
Oficina virtual

Los centros de negocio ofrecen la posibilidad de que las empresas que no tienen una ubicación física, dispongan de domiciliación en el centro, pueden utilizar un despacho durante un número de horas convenido al mes, servicio de buzón y de secretaría para contestar al teléfono, en el idioma que se elija, y pasar la llamada a cualquier lugar. La oficina virtual suele ser una opción utilizada en los momentos incipientes de una empresa.

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Oficinas de todos los tamaños adaptadas a cada necesidad y con todo lo necesario para empezar a trabajar desde el primer día.
¿Qué es un ‘business center’?

El Business Center ofrece, llave en mano, todo lo necesario para desarrollar cualquier actividad profesional o empresarial, contando para ello no sólo con un espacio físico sino con todo un abanico de servicios a la carta: desde el servicio de secretaria, fotocopias, fax, mensajería, traducciones, etcétera, hasta servicios de asesoría general de empresa (fiscal, contable, legal y laboral), consultoría de alta dirección o auditorías económico-financieras. Del mismo modo ofrece la posibilidad de domiciliación social y fiscal de sociedades.

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El control y la seguridad constituyen otra de las ventajas de los centros de negocio.

En cifras

La cifra de profesionales y pequeñas y medianas empresas que han optado ya por esta nueva era en los espacios empresariales se aproxima a 20.000.

Según la Asociación Nacional de Centros de Negocios, el sector factura alrededor de 65 millones de euros.

Los centros de negocio, en España, representan un 0,6 por ciento del total de metros cuadrados dedicados a la actividad empresarial, una cifra baja si lo comparamos con países como el Reino Unido, donde el dato asciende al 3,5 por ciento.

Ventajas de un centro de negocios respecto a una oficina tradicional
  • Inmediatez: “llegar y empezar a trabajar”.
  • Despreocupación sobre cuestiones de intendencia diaria.
  • Ahorro económico-inversión: sin riesgo financiero, ni inversión en instalaciones, equipamientos y contratación. Utilización de sistemas de telecomunicaciones previamente instalados.
  • Disposición de personal competente y experimentado.
  • Abaratamiento de costes.
  • Aprovechamiento de espacios.
  • Sistemas de comunicación avanzados.

Fuente: ACN

En número de centros, existen en nuestro país un total de 350, que cuentan con 140.000 metros cuadrados de instalaciones tecnológicamente avanzadas, más de 5.000 despachos equipados y 700 salas de reunión, y que generan más de 1.000 empleos directos.

En cuanto al ahorro, nada menos que en un 82 por ciento sitúa la ACN el ahorro que supone instalar una empresa en un 'business center', en lugar de hacerlo en una oficina tradicional. Esta misma fuente estima que si el desembolso medio de un empresario en mantenimiento de su oficina, en material y en tecnología, es de aproximadamente 2.000 euros mensuales, el coste de un alquiler en un Centro de Negocios es de 800 euros.

El perfil de la empresa que se instala en este tipo de oficina, según los datos que maneja la ACN, se clasifica así: un 48 por ciento de las empresas son compañías española de entre cinco y diez empleados. Por detrás, las delegaciones de compañías extranjeras, que suponen un 20 por ciento de los usuarios, y el profesional liberal, representado por un 17 por ciento.

Viveros empresariales

Los centros de desarrollo empresarial, también conocidos como viveros, parques tecnológicos o incubadoras de nuevos proyectos empresariales, son estructuras, generalmente dependientes de alguna administración pública, enfocadas a alentar, desarrollar y consolidar ideas de negocio novedosas o impulsadas por algún colectivo con mayores dificultades para lanzar su proyecto. Para cumplir con este objetivo, los viveros cuentan con una infraestructura y servicios adecuados para acoger empresas de nueva creación a unos precios más económicos que en el mercado, con lo que sus gastos iniciales de explotación se ven considerablemente reducidos. Otros objetivos de esta modalidad empresarial son favorecer el modelo de desarrollo empresarial local; dinamizar el tejido empresarial; ofrecer un entorno que añada valor a las empresas que se ubican en él; favorecer la creación de puestos de trabajo; y apoyar las buenas ideas de negocio, que resulten innovadoras.
Así, desde estas estructuras, se potencian empresas innovadoras y diversificadoras que alienten la creación de puestos de trabajo estables, muchas veces englobados en los nuevos yacimientos de empleo (término que describe aquellas actividades laborales que satisfacen las nuevas necesidades sociales).

Normalmente, los servicios que brindan los viveros de empresa comprenden un espacio físico adecuado a las características de los negocios alojados en él, desde oficinas, pasando por naves industriales hasta laboratorios. Se pueden encontrar parcialmente equipados o diáfanos, dependiendo de cada administración pública implicada en su gestión. De igual manera, se dispone de servicios compartidos como secretaría, reprografía, aulas formativas, espacios acondicionados para reuniones o exposiciones comerciales, aparcamiento, etc., diseñados específicamente para facilitar un entorno adecuado a los nuevos empresarios a fin de hacer que su negocio crezca rápidamente.

Estas infraestructuras, aunque necesarias, no son el verdadero valor añadido que debe existir en este tipo de centros de empresas sino el acompañamiento efectivo y real a los distintos proyectos empresariales en ellos alojados.

¿Qué es un parque científico?

Se trata de una organización gestionada por profesionales especializados con el objetivo fundamental de incrementar la riqueza de su región, promover la cultura de la innovación y fomentar la competitividad de las empresas y las instituciones generadoras de conocimientos instaladas o asociadas al parque.

Con este objetivo, un parque científico estimula y gestiona el flujo de conocimiento y tecnología entre universidad, instituciones de investigación, empresas y mercados; impulsa la creación y el crecimiento de empresas innovadoras mediante mecanismos de incubación y generación centrífuga y proporciona otros servicios de valor añadido, así como espacios e instalaciones de calidad.

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Las compañías que buscan ubicarse en un edificio arquitectónicamente singular optan por instalarse en parques empresariales.

Gestión de los espacios y flujo del conocimiento

La disposición arquitectónica de las empresas va a determinar las sinergias y el enmallado de talento, conocimiento y recursos que se genere entre sus miembros. Y ni los parques empresariales ni los centros de negocio escapan a esta interrelación entre los espacios y las relaciones que en su seno se establecen.

La concentración zonal de las empresas estimula la circulación de los flujos de conocimiento y propicia nuevas estrategias empresariales más acordes a los tiempos que vivimos, nuevos y más eficientes caminos hacia la rentabilidad. Los expertos en gestión del conocimiento, en retención del talento, en transferencia tecnológica y en diseñar modelos organizativos orientados al aprendizaje y la innovación, lanzan algunas recetas sobre la que debiera ser la nueva cultura de la empresa: crear una visión de futuro (visión compartida y a largo plazo, proyecto empresarial, riesgo gestionado); fomentar el trabajo en red (cambios de diseño organizativo, apertura al exterior, romper con la separación entre planificar y hacer); dar valor al conocimiento (compartir el conocimiento, abrir la organización a nuevas ideas, tiempo para aprender); promover el desarrollo personal (confianza, escucha, motivación, sinceridad, compromiso emocional, desarrollo de equipos, admisión del error, autocrítica, saber comparar), y cambiar el estilo de liderazgo (migrar a un estilo más empático, poder sin vanidad, ni paternalista, ni intimidatorio).

Los gestores de parques empresariales tratan de contribuir a estos nuevos modos de gestión de las personas y del conocimiento, así como a la generación de sinergias, organizando encuentros que tienen por objeto favorecer la interrelación entre los usuarios del parque y formar una comunidad empresarial cohesionada.

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El entorno de los parques empresariales es prioritario para los promotores de estas áreas de negocio: naturaleza, modernidad, amplitud…, constituyen algunas de las sensaciones que se pretende transmitir.
La disposición arquitectónica de las empresas va a determinar las sinergias y el enmallado de talento, conocimiento y recursos que se genere entre sus miembros

Ciudades empresariales

Hoy las empresas buscan acumular intangibles de todo tipo, entre ellos, el prestigio que otorga una ubicación en un edificio singular, y en las ciudades no queda sitio para nuevos edificios de ese tipo, modernos, de grandes dimensiones y última tecnología, de modo que la periferia de la urbe se ha convertido en la mejor opción para satisfacer esta necesidad.

La implantación de estos parques de empresas tiene también un impacto social y medioambiental, pues entre sus objetivos figuran minimizar los desplazamientos a la ciudad (con el consecuente beneficio medioambiental), ser un polo de atracción para las empresas de la zona y que el parque sea un generador de puestos de trabajo interesantes.

Las empresas buscan parques industriales bien situados, bien comunicados, con una arquitectura de vanguardia y que dispongan de todos los servicios necesarios. De otro modo iría en contra de toda tendencia de fidelización del personal y de las estrategias de responsabilidad social corporativa

Innovación en parques empresariales

La línea que separa el parque industrial del parque empresarial es cada vez más difusa, pues la tendencia, desde que Grupo Clapé abordó una nueva generación de parque industrial de diseño, al estilo anglosajón, los Quality Parks, se dirige hacia la convivencia de naves industriales y edificios de oficinas. La nave obsoleta, ubicada en polígonos degradados es un producto que nadie acepta ya; las empresas buscan parques industriales bien situados, bien comunicados, con una arquitectura de vanguardia y que dispongan de todos los servicios necesarios. De otro modo iría en contra de toda tendencia de fidelización del personal y de las estrategias de responsabilidad social corporativa.

En este sentido, la filosofía de muchas compañías que buscan vías para que sus trabajadores perciban la empresa como una prolongación de su vida familiar y social, hace necesaria la creación de nuevas infraestructuras, con espacios destinados al ocio y al relax, así como a servicios diversos (guardería, gimnasio, aparcamiento, complejos deportivos, cafeterías e incluso centros comerciales), que redundarán en una mayor productividad y mejora del ambiente de trabajo. Los parques empresariales e industriales constituyen el marco idóneo para este planteamiento pues se optimizan recursos y aglutinan una serie de ventajas compartidas por todas las compañías instaladas.

Por otra parte, en muchas comunidades autónomas se está trabajando desde las administraciones para establecer una guía de buenas prácticas de paisajismo en polígonos industriales, con el objetivo de definir unos criterios y pautas útiles para todos los promotores en los procesos de proyección y construcción de parques industriales.

Un ejemplo de innovación en parques industriales lo encontramos en Gerona. El Sant Gregori Parc Industrial está ubicado dentro de un recinto privado, en régimen de comunidad de propietarios, con servicios comunes (iluminación exterior, mantenimiento de calles, 250 plazas de parking). En materia de seguridad, el parque está cerrado noches y festivos, las entradas y salidas fuera del horario laboral se realizan con tarjetas de acceso identificadas y dispone de cámaras de videovigilancia en todo el polígono

Nota: Todas las ilustraciones de este reportaje han sido cedidas por SC Trade Center.
El eco-parque industrial

En EE UU proliferan los llamados eco-parques industriales, un conjunto de industrias y de empresas de servicios localizadas en una propiedad común. En ella, estas empresas buscan aumentar su rendimiento desde el punto de vista medioambiental, económico y social a través de colaboraciones en gestión y recursos medioambientales.

Trabajando de manera colectiva, las empresas buscan un beneficio común, por otra parte, mayor del que alcanzarían de forma individual. El objetivo de un EIP es mejorar la competitividad de sus empresas a través de una estrategia de minimización de impactos medioambientales. Los componentes de esta estrategia son la puesta en marcha de diseños ecológicos para las infraestructuras de los parques y de las plantas industriales instaladas en ellos; producción limpia; prevención de emisiones a la atmósfera; eficiencia energética; y generación de sinergias entre empresas.