Guía completa 2025: Facturación electrónica para evitar errores y multas
En 2025, la facturación electrónica ya no es una recomendación ni una ventaja competitiva, se ha transformado en una obligación legal para casi todas las empresas y autónomos de España. Si vendes o prestas servicios a otras empresas, te afecta, por lo que más vale estar preparado que correr riesgos innecesarios.
La Ley Crea y Crece ha empujado esta transformación marcando un calendario muy claro para empresarios y emprendedores. El objetivo que se persigue no es otro que el de mejorar la transparencia mientras se reduce la demora de los pagos entre empresas y se acelera la digitalización de un tejido empresarial que, en muchos casos, aún funciona con procesos manuales.
Aunque este cambio ya está en marcha y, aunque aparenta cierta complejidad al principio, con las herramientas adecuadas es mucho más sencillo de lo que parece.
El primer paso, y probablemente el más importante, es contar con un buen programa para hacer facturas. Como cabe suponer, no se trata de cualquier software, sino de uno que cumpla con todos los requisitos legales de 2025, es decir, que sea capaz de generar formatos estructurados, ejecutar la firma electrónica avanzada, enviar de forma automatizada, mantener conservaciones seguras...
Lo que antes era un Excel o un PDF enviado por correo, hoy tiene que estar perfectamente estructurado y firmado digitalmente. Si el sistema actual de la organización no puede con eso, toca renovarse.
Qué cambia realmente con la nueva normativa
La factura electrónica no es simplemente una factura en PDF. Es un documento generado en un formato estructurado que los sistemas informáticos pueden leer, procesar y almacenar automáticamente. Eso significa trabajar con formatos como Facturae, XML o UBL, que contienen todos los datos de forma ordenada y verificable.
La ley persigue tres objetivos muy claros al imponer estos cambios. El primero de ellos, erradicar la morosidad entre empresas, el segundo digitalizar la economía y, por último, facilitar el control fiscal. Para conseguirlo, se ha establecido un calendario con distintos plazos según el tipo de empresa. Las grandes compañías, con una facturación superior a los 8 millones de euros anuales, dispondrán de 12 meses para adaptarse una vez se apruebe definitivamente el reglamento. Por su parte, las pymes, los autónomos y los profesionales contarán con un plazo de 24 meses para cumplir con la nueva normativa desde su entrada en vigor. A partir de ahí, emitir facturas electrónicas será obligatorio en todas las relaciones entre empresas.
Es importante tener en cuenta que esta obligación no se aplica a particulares, salvo que el cliente final lo solicite expresamente.
Evita errores comunes que pueden costarte caro
No son pocas las empresas que cometen errores que parecen pequeños, pero que pueden tener consecuencias importantes. Por ejemplo, seguir enviando facturas en PDF sin estructura, no firmarlas digitalmente, o no conservarlas correctamente. Incluso olvidarse de comunicar el estado de una factura (si ha sido aceptada, rechazada o pagada) puede acabar en sanción.
El régimen sancionador todavía no ha detallado importes exactos en todos los casos, pero se habla ya de multas cuantiosas. El mensaje enviado no deja lugar a dudas, no basta con facturar, hay que hacerlo bien y cumpliendo todos los pasos que exige la actual ley.
Por eso, un buen software de facturación no solo facilita la vida, sino que te protege. Te recuerda los plazos, te asegura los formatos correctos, firma por ti, guarda los documentos legalmente y te permite hacer seguimiento del estado de cada factura.
Qué puedes hacer desde ya para adaptarte sin sobresaltos
No esperes a mayo para ponerte en marcha. Puedes empezar hoy mismo con algunos pasos clave que harán la transición mucho más fluida:
- Revisa tu sistema actual: ¿Tus facturas cumplen con los requisitos legales? ¿Usas formatos estructurados? ¿Tienes firma digital?
- Elige una solución tecnológica fiable: Busca un programa para hacer facturas que esté adaptado a la normativa y te ofrezca garantías de cumplimiento. Herramientas como Holded pueden ser una gran opción si buscas algo fácil de usar, completo y legalmente válido.
- Solicita tu certificado digital si aún no lo tienes. Es obligatorio para firmar electrónicamente tus documentos.
- Capacita a tu equipo: Asegúrate de que las personas encargadas de emitir o recibir facturas entienden el nuevo proceso.
- Habla con tus clientes y proveedores: Infórmales de que cambiarás tu sistema de facturación. Evitarás rechazos y malentendidos.
- Pide asesoramiento si lo necesitas: No estás solo. Contar con apoyo legal o fiscal puede marcar la diferencia.
El papel del software en esta transformación
La tecnología es tu mejor aliada en este proceso. Un buen software te ayudará a:
- Evitar errores humanos que puedan acabar en sanción.
- Ahorrar tiempo en tareas repetitivas, como enviar, guardar o reclamar facturas.
- Tener un control completo de tu facturación y tu tesorería.
- Cumplir con los requisitos legales sin esfuerzo adicional.
Además, muchos programas ofrecen alertas, informes automáticos, integración con contabilidad y hasta sistemas de cobro conectados. Ya no se trata solo de emitir una factura, sino de gestionar todo el proceso con inteligencia y previsión.
Mucho más que una obligación
Es normal que al principio la palabra “obligatorio” nos genere rechazo, pero si miramos más allá, este cambio es también una gran oportunidad. Las empresas que se digitalizan no solo evitan multas, sino que ganan eficiencia, transparencia y credibilidad. Sus procesos se vuelven más ágiles, su contabilidad más clara, sus cobros más rápidos.
En un entorno empresarial cada vez más competitivo, la profesionalización de la facturación es un paso lógico. Y quien lo da antes, va un paso por delante.
