El sistema evita la dispersión de información y automatizar procesos

Gestión de subcontratas: cómo garantizar el cumplimiento normativo y evitar riesgos legales

Redacción Interempresas28/10/2025

Subcontratar es algo tan habitual como necesario en sectores como la construcción, la industria o la logística. Una empresa principal (la contratista) encarga determinadas tareas o servicios a otra compañía externa que opera bajo su propia responsabilidad. Hasta aquí todo suena sencillo, pero en la práctica, gestionar una red de subcontratas puede convertirse en un auténtico rompecabezas.

¿Por qué? Porque no se trata sólo de coordinar tareas; también hay que garantizar que todas las empresas implicadas cumplan con las normativas de seguridad, medioambiente, calidad y prevención de riesgos laborales.

En este artículo veremos cuáles son los principales desafíos de la gestión de subcontratas y cómo la plataforma CAE de Dokify ayuda a centralizar la documentación y automatizar procesos.

Cumplimiento normativo y otros desafíos comunes en la gestión de subcontratas

La gestión de subcontratas en España está regulada por el Real Decreto 171/2004, sobre Coordinación de Actividades Empresariales (CAE). Esta normativa establece las medidas que deben tomarse para garantizar la seguridad y salud de los trabajadores cuando concurren varias empresas en un mismo centro de trabajo.

El espíritu de la norma es sencillo, pero su aplicación práctica no tanto. Cumplir con la CAE implica una serie de desafíos para la empresa contratista.

Veamos cuáles son los más habituales:

Alta carga administrativa

La empresa principal es responsable de que los trabajadores externos cumplan con la normativa de prevención de riesgos laborales (PRL) y estén correctamente dados de alta en la Seguridad Social. Esto supone gestionar seguros, certificados, formación específica, reconocimientos médicos, acreditaciones de maquinaria, etc.

Renovaciones y caducidades

Cada documento tiene su propia fecha de vencimiento. Sin un sistema automatizado es casi imposible saber cuáles siguen en vigor. Y basta un pequeño despiste para quedarse fuera del cumplimiento.

Control de acceso

Es imprescindible asegurarse de que solo los trabajadores o equipos debidamente acreditados puedan acceder a las instalaciones. En caso de accidente o inspección, la empresa contratista debe poder demostrar que todos los accesos estaban en regla.

Coordinación de riesgos

Otro punto delicado tiene que ver con la comunicación entre la empresa principal y la subcontrata. Si las medidas preventivas no se comunican correctamente, pueden producirse retrasos o malentendidos.

Falta de visibilidad sobre la productividad

Sin un sistema centralizado es difícil conocer el desempeño real de la subcontrata. ¿Cumple los plazos? ¿Entrega toda la documentación a tiempo? ¿Ha tenido incidencias de seguridad? Sin datos objetivos, es complicado mejorar o tomar decisiones estratégicas.

Plataforma CAE de Dokify: la solución de las empresas líderes para gestionar subcontratas

Contar con una red de colaboradores externos puede ser una gran oportunidad de crecimiento. Pero, si la gestión no se hace correctamente, los riesgos legales y operativos aumentan.

Una gestión manual o ineficiente multiplica los errores, las duplicidades y los retrasos. Esto se traduce en sobrecostes elevados. En el peor de los casos, podría paralizar una obra o proyecto si se descubre que un trabajador no cuenta con la documentación requerida.

Por eso compañías líderes como Indigo Group, Lidl o Leroy Merlin ya confían en la plataforma CAE de Dokify para automatizar la gestión de subcontratas.

La Plataforma CAE de Dokify fomenta la colaboración y la eficiencia en la cadena de subcontratación. ¿El resultado? Menos carga administrativa para el personal de prevención de riesgos laborales y más control sobre el cumplimiento legal.

Veamos cómo lo hace:

Centralización de la información

Evita la documentación dispersa en correos electrónicos, carpetas compartidas y hojas de cálculo. Con CAE de Dokify puedes gestionar toda la información de las subcontratas desde una única plataforma.

Recolección automática de documentos

La plataforma automatiza la solicitud de documentos a empresas y trabajadores, que pueden subir directamente los archivos desde su propio espacio. Esto reduce el intercambio de emails y acelera la validación.

Validación legal automática

La Plataforma CAE de Dokify se encarga de revisar la documentación aportada por las contratas, verificar que cumple con los requisitos y no tiene errores. Esto evita posibles fraudes y libera al equipo interno de una tarea tediosa y de alto riesgo.

Control de caducidades

Cuando un documento (por ejemplo, una licencia o un seguro) se acerca a su fecha de vencimiento, el sistema envía notificaciones automáticas. Así es más fácil mantener actualizada la documentación y evitar sanciones.

Control de acceso en tiempo real

La Plataforma CAE de Dokify permite verificar en el punto de acceso si un trabajador o equipo cumple con todos los permisos. Mediante un lector QR, el sistema muestra su estado documental en tiempo real. Si falta algún requisito el acceso se bloquea automáticamente. Esto garantiza que solo el personal acreditado pueda entrar en las instalaciones.

Creación automática de informes

La plataforma genera informes automáticos que facilitan las inspecciones o auditorías. En segundos puedes demostrar que todo está en regla, sin tener que rebuscar entre carpetas.

Integración con otros sistemas

Además, la Plataforma CAE de Dokify se integra vía API con otros sistemas internos de la empresa (como ERPs o software de RRHH), evitando duplicidades y ahorrando horas de trabajo.

Esta plataforma transforma una gestión tradicionalmente compleja en un proceso digital, ágil y transparente: menos papeleo, más control y total trazabilidad.

Si quieres ver cómo funciona o descubrir cómo puede adaptarse a tu sector, visita la web oficial de Dokify y solicita más información.