Perk lanza una nueva solución basada en IA para automatizar la planificación de eventos corporativos

Perk, plataforma inteligente de gestión de viajes y gastos, ha presentado Perk Events, un nuevo módulo impulsado por inteligencia artificial que automatiza de forma integral la organización de eventos empresariales, desde la búsqueda de espacios y la coordinación de viajes hasta la comunicación con los asistentes, con el objetivo de reducir el denominado ‘trabajo oculto’ y mejorar la productividad.

Según un estudio reciente de Perk, el 64% de los empleados españoles ha asumido en algún momento tareas de organización de eventos para su empresa, y en el 56% de los casos estas funciones no formaban parte de sus responsabilidades laborales. Entre los principales problemas detectados destacan la gestión de presupuestos y aprobaciones (35%), la coordinación de viajes (35%) y la búsqueda de espacios adecuados (33%).

A esta situación se suma que el 57% de las empresas españolas no cuenta con procesos de organización de eventos automatizados o dispone únicamente de una automatización mínima, según una investigación realizada por Forrester Consulting por encargo de Perk. Como consecuencia, los empleados dedican un número significativo de horas a tareas administrativas que restan tiempo a su actividad principal.

La plataforma emplea inteligencia artificial para localizar espacios en función del presupuesto y las necesidades del evento.

Perk Events automatiza todo el proceso de planificación de eventos corporativos, desde reuniones de pequeño formato hasta encuentros de hasta 5.000 empleados. La plataforma centraliza las reservas, utiliza inteligencia artificial para localizar espacios en función del presupuesto y las necesidades del evento, y coordina de forma automática los viajes en grupo.

Dentro de la misma plataforma, los organizadores pueden crear páginas de evento personalizables para los asistentes, gestionar confirmaciones de asistencia, compartir comunicaciones clave y supervisar aspectos logísticos como restricciones alimentarias o horarios de llegada de vuelos, todo ello con el respaldo del equipo de expertos de Perk para los casos más complejos.

Perk denomina ‘trabajo oculto’ al conjunto de tareas no esenciales que asumen los empleados y que generan una pérdida significativa de productividad. La compañía estima que este fenómeno supone una pérdida anual de 1,7 billones de dólares en seis mercados analizados. En el caso de España, el coste del trabajo oculto se sitúa en 43.600 millones de euros al año.

“Los eventos generan una carga considerable de trabajo oculto, restando tiempo que debería dedicarse a la estrategia y a la colaboración, no a coordinar desplazamientos o espacios”, señala Jean-Christophe Taunay-Bucalo, presidente y COO de Perk. “Nuestro objetivo es eliminar esa complejidad y devolver tiempo a los empleados para centrarse en el trabajo real”.

Perk Events automatiza todo el proceso de planificación de eventos corporativos, desde reuniones de pequeño formato hasta encuentros de hasta 5.000 empleados.

Perk Events es el primer producto desarrollado en el marco de la ‘Real Work Incubator’, la incubadora interna de la compañía, creada en 2024 como un entorno de innovación con enfoque ‘startup’. Esta iniciativa permite a los empleados proponer y desarrollar nuevos productos orientados a eliminar el trabajo oculto en los procesos empresariales, contando con apoyo directivo, tiempo dedicado e inversión financiera.

Entre los primeros usuarios de Perk Events se encuentra Storyblok, sistema de gestión de contenidos (CMS), que ha utilizado la plataforma para organizar retiros corporativos de gran envergadura. “Perk Events me hace la vida mucho más fácil. Ahora, cada vez que alguien tiene una pregunta, lo dirijo directamente a la plataforma, donde está toda la información”, afirma Daniela Merizalde, Travel Manager en Storyblok.