Lo que España puede aprender de Italia y Portugal ante la llegada de Verifactu

La implantación del sistema Verifactu supondrá un cambio estructural en la gestión de la facturación en España, afectando a pymes, autónomos y asesorías. A partir de la experiencia de Italia y Portugal, Quipu analiza las claves para una transición eficaz y alerta de los riesgos de retrasar la adaptación.

Con la implantación de Verifactu, España se enfrenta a una transformación profunda en la forma de emitir, gestionar y controlar las facturas. Aunque la obligatoriedad plena del sistema no llegará hasta 2027, el proceso de adaptación ya está en marcha y las empresas deben prepararse para evitar bloqueos operativos y posibles sanciones. En este contexto, Quipu, plataforma de facturación y tesorería para pequeñas empresas, ha analizado las experiencias de Italia y Portugal, dos países que ya han recorrido este camino, para identificar qué funcionó, qué falló y qué lecciones deberían asumirse desde ahora.

La experiencia internacional demuestra que la digitalización de la facturación no solo contribuye a reducir el fraude, sino que también redefine procesos internos, perfiles profesionales y la relación entre empresas y despachos. Según Quipu, la diferencia no la marca tanto la tecnología como el momento de adopción: quienes se adelantaron obtuvieron ventajas competitivas, mientras que quienes retrasaron la transición se encontraron con incidencias, sanciones y pérdidas de productividad.

“Dejar la adaptación para el último mes es una receta para el colapso. La normativa obliga a modernizarse, pero el verdadero riesgo está en esperar”, señala Roger Dobaño, CEO de Quipu.

Italia fue uno de los primeros grandes países europeos en implantar la factura electrónica obligatoria de forma generalizada, mientras que Portugal optó por un sistema híbrido con certificados digitales y controles reforzados sobre la integridad de los datos. En ambos casos, el patrón fue similar: las empresas que migraron con antelación mantuvieron la continuidad operativa, mientras que aquellas que no lo hicieron sufrieron retrasos administrativos y sanciones.

Este proceso también transformó el papel del asesor, que pasó de centrarse en el procesamiento de facturas a desempeñar un rol más estratégico, orientado al control de tesorería, el análisis financiero y la planificación fiscal. “Italia nos enseñó que el asesor que solo procesa facturas desaparece. Portugal, que la automatización no sustituye al despacho, sino que lo eleva. En ambos países, el asesor digitalizado pasó a ser un copiloto financiero del cliente”, afirma Dobaño.

A partir del análisis de estos mercados, Quipu identifica varias prácticas que resultaron clave para una implantación exitosa. Entre ellas destacan la formación anticipada de los equipos, que permitió reducir de forma significativa las incidencias iniciales; la migración por fases, comenzando por los clientes más organizados; y la centralización de procesos, integrando facturación, conciliación bancaria y tesorería en un único entorno.

Por el contrario, los principales problemas surgieron cuando las empresas confiaron en hojas de cálculo o herramientas no certificadas, pospusieron la formación interna o subestimaron el impacto organizativo del cambio. En Italia, por ejemplo, el colapso inicial de 2019 estuvo vinculado en gran medida a la falta de capacitación previa, mientras que en Portugal muchas sanciones se originaron por el uso de sistemas no adaptados a la normativa.

El caso italiano muestra que, tras la implantación de la factura electrónica, los servicios que más crecieron fueron el reporting financiero, la previsión de impuestos, el análisis de riesgos y el control de tesorería. Las asesorías que digitalizaron sus carteras lograron aumentar su capacidad operativa entre un 20% y un 30% sin ampliar plantilla, mientras que aquellas que mantuvieron procesos manuales perdieron competitividad.

“Quien vea Verifactu como una amenaza va tarde. Quien lo vea como una palanca de valor llega antes que el resto. El asesor del futuro no solo gestiona impuestos, sino que ayuda a tomar decisiones”, subraya el CEO de Quipu.

Según el Barómetro Quipu 2025, el 60% de las pymes españolas todavía no está preparada para cumplir con Verifactu, una situación que recuerda a la vivida en Italia y Portugal en los meses previos a la entrada en vigor de sus respectivos sistemas.

Para Quipu, el mensaje es claro: la tecnología ya está disponible, pero la clave está en la anticipación. “Los países que lo hicieron bien coincidieron en algo: empezaron antes. España aún está a tiempo, pero la ventana se estrecha cada semana”, concluye Roger Dobaño.