Repsol implementa varias herramientas digitales suministradas por Microsoft

Repsol está inmersa en un proceso de digitalización con el que pretende, gracias a su participación en más de 150 iniciativas en este campo, mejorar la eficiencia de sus actividades, incrementar la seguridad y optimizar sus recursos. En el horizonte se otea el objetivo fijado para 2050: ser una compañía con cero emisiones netas.

Fuentes de Microsoft explican los logros obtenidos por tres integrantes de los equipos de Exploración y Producción, Digitalización y TI de Repsol gracias a las iniciativas digitales que ha puesto en marcha la compañía multienergética. A miles de kilómetros, trabajando en plataformas petrolíferas, se encuentran los hombres y mujeres con los que estos departamentos trabajan en remoto. Que exista una buena comunicación entre ellos no solo es importante, es vital.

“Trabajamos para el equipo de Exploración y Producción”, explica Itziar Martinez, Program Owner del Centro de Operaciones Integradas de Repsol, “pero seguían existiendo silos en todas las áreas de la empresa. La comunicación debía mejorar en todos los aspectos, dentro y entre los equipos. Era necesario conseguir ser plenamente transparentes”.

En la actualidad Repsol opera en 35 países y cuenta con una plantilla de más de 25.000 empleados, repartidos en equipos en los que impera la diversidad profesional, cultural y geográfica.

En este campo el mayor reto era hacer frente a la creciente magnitud y diversidad de la compañía. Un reto consecuencia de la estructura de la multinacional española, que cubre la totalidad de la cadena de valor del petróleo, el gas y la energía. La compañía continúa su crecimiento, que le ha llevado a estar presente en mercados en los que hace unos años no estaba presente. Es el caso de la adquisición, en 2014, de la canadiense Talisman. En la actualidad la empresa opera en 35 países y cuenta con una plantilla de más de 25.000 empleados, repartidos en equipos en los que impera la diversidad profesional, cultural y geográfica.

Los equipos de trabajo están compuestos por una gran variedad de trabajadores: desde los dedicados a la información y los gestores de proyectos que trabajan en la oficina, hasta los ingenieros y otros trabajadores de primera línea, quienes realizan sus funciones en los pozos de petróleo y gas; muchos de ellos con turnos distintos y en zonas horarias diferentes.

Sin una plataforma centralizada de comunicación, estos equipos tan dispares estaban acostumbrados a utilizar un sinfín de dispositivos y a trabajar con distintas aplicaciones de chat, programas de videollamada y correos electrónicos, de una forma desorganizada. Además, sus tareas diarias pasaban por procesos manuales obsoletos y mucho papeleo, lo que hacía muy difícil compartir los resultados en tiempo real con el equipo. La comunicación entre las plataformas petrolíferas y la sede central de Repsol, en Madrid, dejó de estar sincronizada.

Repsol buscó en el mercado la tecnología adecuada para que sus equipos pudieran comunicarse de forma eficaz y eficiente, sin importar dónde se encontraran ubicados geográficamente. Gracias a Microsoft 365, Power BI y a la implementación de herramientas específicas, como Microsoft Teams, Power Automate y Visual Studio Team Services, la compañía presidida por Antonio Brufau “ha podido gestionar eficazmente la movilidad, las comunicaciones, la visualización de datos y la automatización de sus procesos. De todas las herramientas, Microsoft Teams es la que más impacto ha tenido”, aseguran fuentes de la compañía tecnológica estadounidense.

“Al comenzar a utilizar Microsoft Teams hemos transformado el modo de comunicarnos con todo el equipo de un proyecto, tanto el que está en la oficina como el de la plataforma”, comenta Renata Martin, responsable del Integrated Well Center. Gracias a esta herramienta se ha solucionado “el gran reto que suponía la comunicación entre la sede y los equipos de operaciones. Al integrar estas herramientas, todo el mundo puede usarlas en sus móviles y portátiles y conocer dónde encontrar la información que busca. Es la forma más fácil de comunicarse en tiempo real”.

La posibilidad que ofrece Microsoft Teams de tener canales especializados ha sido clave para aplicar la estrategia de Repsol en este terreno. La propia Renata utiliza esta funcionalidad para comunicar los cambios de turno a los ingenieros de las plataformas, que trabajan 24/7 en turnos de tres días. Lo que más le ha impresionado, señalan desde Microsoft, “es cómo ha mejorado la trazabilidad de la comunicación, sobre todo si se compara con los miles de correos electrónicos que se enviaban antes para llevar a cabo la misma tarea”.

“Tenemos un canal por país y por equipo de proyecto. Así, cuando el siguiente turno toma el relevo, sabe en qué punto están las cosas y yo también puedo saberlo en cualquier momento”, asegura Renata.

Sin embargo, como explican desde la compañía, esta transformación no fue inmediata. “Cambiar de tecnología es una cosa, cambiar la mentalidad de quienes la utilizan es otra bien distinta”, remarcan desde Microsoft.

Repsol hizo uso de la flexibilidad que ofrece Microsoft Teams e implementó este sistema para que se ajustase al modo en el que se trabaja en estas tareas. “Creamos diferentes canales para distintas disciplinas y equipos”, explica Miriam Gómez, IT Project Manager, Drilling. “La idea era que cada empleado utilizase el canal adecuado, según su especialidad, pero para algunos, esto supuso un desafío. Tenían miedo de quedar expuestos ante toda la empresa”.

Renata apunta que “para algunos fue difícil al principio, pero no para nuestro director de Drilling and Completion, Jorge Barrón. Como sucede en todas las transformaciones digitales, el líder tiene un papel clave y Jorge supo dirigir, predicando con el ejemplo. Fomentó que sus compañeros contestasen por Teams y utilizasen sus herramientas, como las reuniones o la opción de compartir documentos”, explican desde Microsoft.

“Jorge fue, probablemente, la persona más activa en el canal”, añade Renata. De hecho, Repsol contrató a una agencia de antropólogos especializados en el comportamiento humano para que les ayudase a entender cómo podrían reaccionar a Microsoft Teams trabajadores de diferentes culturas y personalidades.

“Contamos con el apoyo de un gran antropólogo que nos ayudó tener una mentalidad más abierta”, reconoce Renata. “Nos explicó los diferentes perfiles; y nos enseñó que, para determinadas personalidades, no es fácil ser tan extrovertido. Gracias a él, aprendimos que es natural que exista cierto rechazo y que nosotros no estábamos haciendo nada mal. Entendimos que es normal que algunas personas necesiten más tiempo para sentirse seguras con un sistema nuevo. Era cuestión de tener paciencia”.

Y tenía razón: la actitud cambió; sobre todo cuando incluso los más reacios al cambio comprendieron los beneficios personales y profesionales de formar parte del proceso.

“Ellos mismos se dieron cuenta de que si no subían su información diariamente se perderían algo”, añade Renata con una sonrisa. “Se quedarían fuera del ‘círculo de confianza’ y, en cambio, participar sería algo positivo para ellos. La actitud ha cambiado por completo. Antes enviaba un email a diez personas y nadie me respondía. Ahora mando un mensaje a través de Teams y la respuesta es muy diferente. La gente siente que puede decir lo que piensa sin ser juzgada”.

Repsol hizo uso de la flexibilidad que ofrece Microsoft Teams e implementó este sistema para que se ajustase al modo en el que se trabaja en diversas tareas.

La crisis de la Covid-19 ha puesto de manifiesto la importancia de los cambios que ha llevado a cabo Repsol en lo referente a las comunicaciones. “Ahora más que nunca, cuando nuestros empleados necesitan quedarse en casa y trabajar en remoto, la tecnología que hemos implantado está siendo clave para mantenernos unidos como empresa”, comenta Renata, con la seguridad de que ahora todos los empleados tienen acceso a la información que necesitan para seguir desarrollando y mejorando su forma de trabajar, pese a las circunstancias.

La tecnología también permitirá a Repsol ser una empresa sostenible a largo plazo, tanto en el plano empresarial, como en el medioambiental. Se ha conseguido que los empleados no tengan que perder el tiempo en tareas administrativas y repetitivas, para que así puedan dedicarse a actividades más estratégicas. También se ha reducido de forma significativa la necesidad de establecer contacto cara a cara y de desplazarse.