OnTurtle aplica inteligencia artificial y Microsoft 365 para automatizar la gestión documental de su servicio de telepeaje
OnTurtle ha iniciado un proceso de transformación de su gestión documental mediante inteligencia artificial y Microsoft 365 con el objetivo de mejorar la eficiencia, la trazabilidad y la escalabilidad de sus procesos vinculados al servicio de telepeaje para transportistas internacionales. La compañía compartió este caso de éxito en un seminario web junto al equipo de Aitana, consultora tecnológica especializada en soluciones de digitalización, software de gestión y herramientas del ecosistema Microsoft, en el que explicó la evolución hacia un modelo más automatizado dentro de su operativa documental.
De izquierda a derecha: Tamara Comas, responsable de Desarrollo de Negocio M365 & IA & PWP en Extreme IT; Julia Pozo, directora TIC en OnTurtle; Daniel Oliver Ruiz, jefe de proyecto en Aitana.
Entre sus servicios globales al transporte, OnTurtle gestiona soluciones de peaje para vehículos que circulan por distintos países europeos. Esta actividad implica una elevada complejidad documental, ya que la empresa debe validar y gestionar fichas técnicas, permisos de circulación y certificados de emisiones, documentación que puede variar en función del país, el fabricante y la normativa aplicable en cada caso.
En la sesión participaron Julia Pozo, directora TIC en OnTurtle; Tamara Comas, responsable de Desarrollo de Negocio M365 & IA & PWP en Extreme IT; y Daniel Oliver Ruiz, jefe de proyecto en Aitana. El objetivo del encuentro fue mostrar cómo la compañía ha comenzado a integrar inteligencia artificial en un entorno basado en Microsoft 365 para avanzar hacia una gestión documental más eficiente.
Interpretar, clasificar y estructurar documentación compleja
Según explicó la compañía, el reto no se limitaba a procesar documentos de forma interna, sino a interpretarlos y estructurarlos correctamente. Un mismo envío podía incluir varios vehículos, distintos documentos agrupados en un único archivo PDF o imágenes de baja calidad. A ello se añadía la necesidad de identificar cada pieza de información y relacionarla con el vehículo correspondiente.
En este contexto, OnTurtle señala que la automatización no consistía únicamente en digitalizar documentos, sino en disponer de un sistema capaz de leerlos, extraer la información relevante, estructurarla y enviarla automáticamente al lugar adecuado, manteniendo en todo momento la trazabilidad y el control del proceso.
La compañía ya trabajaba con el ecosistema de Microsoft 365, especialmente con SharePoint como gestor documental, además de herramientas de automatización como Power Platform. Esta base tecnológica permitió plantear la incorporación de inteligencia artificial dentro de un entorno conocido por el equipo, sin necesidad de sustituir por completo los sistemas existentes.
“No se trataba de cambiar todo el sistema, sino de potenciarlo. El objetivo era claro: que el sistema pudiera leer documentos, extraer información relevante, estructurarla y enviarla automáticamente al lugar correcto, manteniendo siempre trazabilidad y control”, explicaron fuentes de la compañía.
Una prueba de concepto basada en documentación real
Antes de abordar el proyecto completo, OnTurtle realizó una prueba de concepto para validar si la tecnología podía responder a una casuística real marcada por documentos multiformato, multidioma y con estructuras inconsistentes. Esta fase permitió ajustar el enfoque y seleccionar el modelo más adecuado dentro del ecosistema de inteligencia artificial de Microsoft.
A partir de ese trabajo previo, y en colaboración con Aitana, la empresa diseñó una solución orientada a automatizar el ciclo documental: recepción de documentos por correo electrónico, almacenamiento en SharePoint, clasificación inteligente mediante inteligencia artificial y generación de metadatos clave, como la matrícula o el número de bastidor, con el fin de garantizar la trazabilidad.
El sistema también incorpora funciones de detección de errores y alertas automáticas ante documentación incompleta o inconsistencias. De esta forma, el flujo operativo puede mantenerse activo, permitiendo la intervención manual cuando resulte necesaria.
Reducción de tareas manuales y mayor control operativo
La implantación se ha realizado de forma progresiva, integrando la solución en el ecosistema ya existente en OnTurtle. La compañía destaca que el objetivo ha sido mantener los flujos actuales, como la recepción de documentación por correo y su almacenamiento en SharePoint, incorporando la inteligencia artificial de forma transparente para el usuario.
Entre las principales mejoras identificadas por OnTurtle figura la reducción de tareas manuales y repetitivas, lo que permite liberar tiempo operativo para actividades de mayor valor añadido. La empresa también señala una mejora en la calidad y trazabilidad de la información mediante la generación automática de metadatos, independientemente del formato o idioma de los documentos recibidos.
Además, las capacidades de supervisión incorporadas al sistema permiten detectar errores, documentación incompleta o inconsistencias y generar alertas automáticas. Según la compañía, esta solución contribuye a evitar bloqueos en el proceso y a reforzar la continuidad operativa en la gestión documental.
OnTurtle considera este proyecto como un proceso en evolución continua. La combinación de inteligencia artificial, Microsoft 365 y una implantación progresiva ha permitido avanzar en eficiencia, control y escalabilidad, al tiempo que abre la puerta a aplicar estas capacidades a nuevos procesos internos.
Aquellos interesados pueden ver la sesión completa a través de este enlace.
