Sin tiempo para nada
Redacción Protección Laboral31/03/2017
Uno de los problemas graves que afectan a la gestión de las pymes es la organización eficaz del tiempo. Este es un problema casi estructural, que comienza con frecuencia con la propia dificultad del propietario para gestionar este recurso, a priori tan elástico, sobre sí mismo. Encontrar al jefe en la fábrica desde las seis o siete de la mañana y verlo salir a las ocho de la noche es habitual, y si vienen mal dadas, a lo mejor no le queda, tampoco, tiempo para comer. He aquí algunas pautas que pueden ayudar a resolver este problema, si hay, por supuesto, voluntad suficiente.
• Fije objetivos. No se trata de imaginar lo que desea para su empresa a dos años vista (eso es planificación estratégica, y exigiría un artículo entero para explicarla). Se trata de establecer las tareas que desea ver terminadas ese día. Perder media hora al comenzar la jornada para establecer esos objetivos ahorrará mucho tiempo después. Puestos a establecer objetivos, planifique durante esa media hora como alcanzarlos (eso incluye establecer quien debe hacer que y como). A algunos les parecerá que media hora es poco, pues dedíquele una hora entera. Pronto descubrirá que merece la pena. Lo que garantiza perder el tiempo es iniciar la actividad a salto de mata. Por tanto no lo olvide: objetivos y planificación.
• Analice al menos una vez a la semana en que ha empleado el tiempo. Quizás descubra, llevando un sencillo registro de sus actividades, que el tiempo se va allí donde no debe irse. A lo mejor discutir el precio del café de máquina no es prioritario; y discutir el grosor del contrafuerte en una muestra tampoco. Un propietario de raza considera que debe hacerlo y saberlo todo, pero he aquí un secreto que muchos desconocen: aunque usted no se ocupe de todo, le empresa seguirá funcionando.
• Delegue. Esta función, tan importante en un gerente-propietario es, por desgracia, una de las más difíciles. Que todo el mundo le necesite, querido amigo, no es producto de su natural superioridad; sino de la estructura orgánica de la empresa (o mejor dicho, de la ausencia de tal estructura). Por supuesto delegar no consiste solo en decirle a alguien que haga algo. Hay que dar directrices claras, decidir con cuidado a quien se le hace el encargo; establecer un método de seguimiento y valorar finalmente cómo se ha hecho el trabajo. Parece difícil, pero no lo es. Y créame, los seres humanos que le rodean también poseen inteligencia.
• No haga perder el tiempo a los demás. Normalmente un jefe que no se organiza bien el tiempo, tiende a desorganizárselo a los demás trabajadores de la empresa. Muchos de los cuales, la mayoría, saben bastante bien cuáles son sus funciones. ¿Cómo hace un jefe perder el tiempo? Muy fácil, estableciendo objetivos o funciones confusas; no dando instrucciones claras; organizando reuniones inútiles o convirtiéndose en un embudo en la toma de decisiones menores. Los jefes embudo son pesados, cambiantes, agotadores e ineficaces. Y como son los jefes nadie se atreve a decírselo.
• Y por último, si es usted el propietario y jefe, acumule fuerzas y reconozca que realiza un montón de acciones diarias que le hacen perder el tiempo. Seguro que posterga durante días decisiones desagradables; se sobrecarga inútilmente de trabajo; realiza viajes innecesarios y para durante el día veinte veces a charlar con conocidos, visitas o subordinados cuestiones sin importancia. Tómeselo en serio, y deje de perder el tiempo.
Por supuesto este artículo no pretende abordar el tiempo y su vida personal. Le recomendamos equilibrio y un rígido código de prioridades. Y dentro de la empresa hágase un favor e invierta en ahorrar tiempo. Hay muchos medios, como el uso de nuevas tecnologías o enseñar y, si acaso, obligar a todo el mundo a utilizar el tiempo correctamente. ¿Qué sucede con aquellos que no saben que tienen un problema con el tiempo? Pues que deben, primero, reconocer ese problema. Si cuando entra en un ascensor no es capaz de esperar a que se cierren las puertas o su pareja debe llamarle por teléfono para recordarle que es hora de comer, créame, tiene usted un problema con el tiempo.
• Fije objetivos. No se trata de imaginar lo que desea para su empresa a dos años vista (eso es planificación estratégica, y exigiría un artículo entero para explicarla). Se trata de establecer las tareas que desea ver terminadas ese día. Perder media hora al comenzar la jornada para establecer esos objetivos ahorrará mucho tiempo después. Puestos a establecer objetivos, planifique durante esa media hora como alcanzarlos (eso incluye establecer quien debe hacer que y como). A algunos les parecerá que media hora es poco, pues dedíquele una hora entera. Pronto descubrirá que merece la pena. Lo que garantiza perder el tiempo es iniciar la actividad a salto de mata. Por tanto no lo olvide: objetivos y planificación.
• Analice al menos una vez a la semana en que ha empleado el tiempo. Quizás descubra, llevando un sencillo registro de sus actividades, que el tiempo se va allí donde no debe irse. A lo mejor discutir el precio del café de máquina no es prioritario; y discutir el grosor del contrafuerte en una muestra tampoco. Un propietario de raza considera que debe hacerlo y saberlo todo, pero he aquí un secreto que muchos desconocen: aunque usted no se ocupe de todo, le empresa seguirá funcionando.
• Delegue. Esta función, tan importante en un gerente-propietario es, por desgracia, una de las más difíciles. Que todo el mundo le necesite, querido amigo, no es producto de su natural superioridad; sino de la estructura orgánica de la empresa (o mejor dicho, de la ausencia de tal estructura). Por supuesto delegar no consiste solo en decirle a alguien que haga algo. Hay que dar directrices claras, decidir con cuidado a quien se le hace el encargo; establecer un método de seguimiento y valorar finalmente cómo se ha hecho el trabajo. Parece difícil, pero no lo es. Y créame, los seres humanos que le rodean también poseen inteligencia.
• No haga perder el tiempo a los demás. Normalmente un jefe que no se organiza bien el tiempo, tiende a desorganizárselo a los demás trabajadores de la empresa. Muchos de los cuales, la mayoría, saben bastante bien cuáles son sus funciones. ¿Cómo hace un jefe perder el tiempo? Muy fácil, estableciendo objetivos o funciones confusas; no dando instrucciones claras; organizando reuniones inútiles o convirtiéndose en un embudo en la toma de decisiones menores. Los jefes embudo son pesados, cambiantes, agotadores e ineficaces. Y como son los jefes nadie se atreve a decírselo.
• Y por último, si es usted el propietario y jefe, acumule fuerzas y reconozca que realiza un montón de acciones diarias que le hacen perder el tiempo. Seguro que posterga durante días decisiones desagradables; se sobrecarga inútilmente de trabajo; realiza viajes innecesarios y para durante el día veinte veces a charlar con conocidos, visitas o subordinados cuestiones sin importancia. Tómeselo en serio, y deje de perder el tiempo.
Por supuesto este artículo no pretende abordar el tiempo y su vida personal. Le recomendamos equilibrio y un rígido código de prioridades. Y dentro de la empresa hágase un favor e invierta en ahorrar tiempo. Hay muchos medios, como el uso de nuevas tecnologías o enseñar y, si acaso, obligar a todo el mundo a utilizar el tiempo correctamente. ¿Qué sucede con aquellos que no saben que tienen un problema con el tiempo? Pues que deben, primero, reconocer ese problema. Si cuando entra en un ascensor no es capaz de esperar a que se cierren las puertas o su pareja debe llamarle por teléfono para recordarle que es hora de comer, créame, tiene usted un problema con el tiempo.
