La correcta gestión de los inventarios

Comité Expertos ICIL

20/06/2014
Envases, componentes de plástico y demás elementos tratados como stock en la empresa pueden crear o destruir valor. Una correcta gestión nos permitirá evitar costes innecesarios. ¿Cómo debemos actuar? ¿Es necesario el inventario? ¿Cuáles son los costes de una mala gestión de nuestros inventarios? A continuación damos las pistas para como realizar una gestión correcta de los stocks.

Las empresas que trabajan con bienes de plástico o derivados que deseen mantenerse competitivas deberán ser altamente flexibles para responder a una demanda de bajo volumen y alta mezcla. Este entrenamiento se enfoca a preparar personas que desarrollen procesos ágiles con entregas rápidas y de calidad consistente. En esta mejora de los procesos, los stocks desarrollan un papel fundamental. La única buena razón para mantener el inventario es que existen condiciones que hacen que sea menos costoso tenerlo que no tenerlo.

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Si un proveedor no entrega a tiempo, el inventario extra compensa el problema y permite que las operaciones continúen. Pero también envía una señal equivocada al proveedor, no pasa nada, mi cliente tiene stock para eso y es su coste y responsabilidad, … puede pasar, … debe protegerse, etc. Este es el primer punto que debe de quedar claro en la relación, el suministro es responsabilidad del proveedor. El inventario es un resultado y muy caro. Inventario simplemente oculta los problemas. Si eliminamos el inventario y exponemos los problemas, podemos hacer frente a ellos. Si no reconocemos el problema nunca podremos solucionarlo.

La problemática a la que nos enfrentamos

Ya sean envases destinados a albergar alimentos, piezas que se incorporan a otro proceso productivo, materiales que intervienen en dicho proceso, en definitiva, los componentes que almacenamos como existencias, pueden generar un coste adicional si los acumulamos en exceso en nuestras estanterías. Entre los problemas más comunes que nos podemos encontrar cuando eliminamos inventario de una empresa son: una demanda errática de los clientes, la realización de los pronósticos inexactos, bajos rendimientos de los procesos, los deshechos y reprocesos.

También nos podemos encontrar con materiales recibidos defectuosos rechazados o retrasos de proveedores no confiables. Es también el momento en que nos percatamos de las posibles deficiencias en nuestro equipo con una disponibilidad no controlada o desconocida y de las pérdidas de producción respecto del programa que se había planificado.

La reducción de inventario también nos ayudará a detectar fallas en el mercado, así como el volumen de devoluciones de clientes, que pueden ser desconocidos.

Todos estos problemas, tradicionalmente los hemos pretendido solucionar a través de la producción de lotes grandes, con horizontes de previsión largos y como consecuencia plazos de entrega largos.

Secuelas de una mala gestión de los stocks

Cuando nos encontramos con que la realidad de la empresa se sitúa sobre el hecho de que cuanto mayor sea el tiempo de entrega mayor es la necesidad de un mayor inventario y mayores costos.

¿Qué sucede entonces? El inventario se consolida, los riesgos son más altos, más difícil es moverse (por otro lado la demanda de nuestro cliente es mas errática).

El costo de mantener inventario ha sido considerado por la contabilidad como un elemento estrictamente coste euro en base a lo que la compañía ha pagado por la mercadería. En este caso, los errores de obsolescencia y calidad ocultos en el inventario no se contemplan. El coste del capital inmovilizado, o lo que es lo mismo, el coste de oportunidad, no se pone en evidencia en la contabilidad. En este caso, se sigue tratando de resolver los problemas con el inventario alto. Y los aumentos de precios son sólo una razón más para el hábito, momento en el que nos tendríamos que enfrentar ccon las compras especulativas.

La única manera lógica de reducir el inventario es acortar el tiempo de entrega. Para disminuir el tiempo de entrega, la única solución es reducir el tiempo de ciclo del proceso. La manera de hacerlo es minimizar el tiempo de configuración, usar al máximo la comunidad y el diseño común con nuestros proveedores. Es decir, establecer los criterios comunes para definir las responsabilidades en el ciclo de aprovisionamiento.

Los problemas que se generan con el stock pueden derivar por cambios en el mercado o la tecnología, todo lo que tienes es el inventario sin valor. Requiere recursos de apoyo de personal, sistemas, equipos y operaciones. Son problemas difíciles de evitar. Hemos de ser conscientes de que el stock se deprecia, podemos encontrarnos que no vale lo que había pagado por él. Incluso en ocasiones puede ser un mecanismo de defensa que oculta los verdaderos problemas

El coste de un inventario innecesario en nuestros almacenes:

Entre un 50%-75% del coste del stock por año se debe a causas ajenas al stock en sí mismo. Si lo analizamos, veremos que entre un 5%-10% es debido a la tasa de interés del dinero; entre un 2%-5% a impuestos; el seguro representaría un 2%-3%; el espacio, ubicación y uso de las instalaciones alrededor de un 5%; y la obsolescencia entre el 7%-10%.

A estos costes deberíamos añadirles costes no reconocidos como personal (entre un 10%-15%), bienes de equipo (5%-10%), costes de hardware y transacciones (3%), costes secundarios de calidad y re inspección (5%-10%) y los posibles daños o costos adicionales de manejo (5%-10%).

Por lo que la decisión de tener inventario en la empresa, tiene que ser realmente analizada y que no sea arbitraria. La gestión errónea del inventario puede acarrea costes innecesarios para la compañía.

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