Objetivos, tendencias y modelos de solución del proceso de aprovisionamiento en la compañía

Comité de expertos de ICIL

20/05/2014
El objetivo del proceso de aprovisionamiento es el tradicional de todos los procesos, es decir, en primer lugar satisfacer las necesidades de su cliente interno y en segundo lugar optimizar la rentabilidad.
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Los componentes de este último objetivo pueden resumirse de la siguiente forma: coste de adquisición, lo que le pagamos al proveedor; el coste del transporte, que no está incluido en el anterior; el coste de pedido, compuesto del seguimiento, recepción y control de dicho pedido como parte de la gestión interna; y el coste de stock de materiales, desglosado en los costes de seguridad y de maniobra.

También encontraríamos el coste de estructura y el ahorro de financiación en su caso, pero son los anteriores los que se deben aplicar a cada alternativa de aprovisionamiento para determinar el coste mínimo.

Debe aclararse que el objetivo de minimizar el coste integral es el mismo que el de maximizar la rentabilidad si se valora el capital aportado en cada caso (instalaciones o stocks) al valor del coste de oportunidad.

Valoración global de stocks

Así por ejemplo una valoración global de stocks suele abarcar tres conceptos: coste de almacenamiento, coste de capital y coste de obsolescencia.

  • El coste de almacenamiento corresponde a las instalaciones físicas necesarias para albergar el stock.
  • El coste de capital corresponde al coste de oportunidad multiplicado por el valor del stock.
  • El coste de obsolescencia corresponde al porcentaje del valor del stock que se prevé resultará obsoleto y que obviamente es creciente en función del periodo de almacenamiento.

Tendencias en los condicionantes de las compras

Las tendencias actuales del proceso de aprovisionamiento vienen condicionadas por las características de la coyuntura empresarial actual que sitúa a este proceso en una posición sumamente importante debido a que, en función de la concentración en core-business la “llave” de la economía empresarial reside en compras.

Los dos factores principales que hoy condicionan las tendencias de compras y aprovisionamiento son:

  • La integración de proveedores, consistente en que, tras una adecuada selección y homologación, un proveedor se integra en la empresa en el sentido de que se define una relación duradera (3-5 años) durante la cual el proveedor tendrá el aprovisionamiento asegurado y en compensación este realizará una reducción de costes para el comprador, no forzosamente de precios, continua y pactada previamente en euros constantes (sin considerar la inflación).
  • La globalización, que consiste en aprovechar las indudables ventajas económicas de los mercados emergentes.

En un abanico más amplio el resumen las tendencias en compras pasa por una negociación estratégica, el tener proveedores fiables que le proporcionen a la empresa un aprovisionamiento continuo, con lo que las entregas se acercan a JIT, es decir, entregas muy frecuentes, incluso a diario si fuese necesario. Con lo que en muchos casos la solución pasa por la integración de proveedores, con la consiguiente mejora continua de coste y servicio. La empresa tiene que utilizar las ventajas de la globalización y aplicar una mejor gestión de la cadena de suministro.

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La importancia de la negociación en las compras

Analicemos más ampliamente el aspecto de la negociación. La negociación estratégica tiene que adaptarse a la posición del comprador en cuanto a dependencia e influencia del producto u operación en el coste total.

Con un grado de dependencia bajo si el material es poco importante podemos utilizar un estilo posicional en el que seamos preponderantes o aceptemos la preponderancia del proveedor al objeto de no perder tiempo y gestionar con eficiencia.

Si el grado de dependencia es bajo pero el material es importante económicamente deberemos optimizar el potencial que el amplio mercado con una investigación potente de todos los posibles proveedores y efectuando la selección y homologación pertinente, utilizando un estilo de negociación distributivo o de ganar-perder con el que resaltemos nuestra fuerza de ser el cliente frente un mercado amplio y juguemos por tanto a ganar.

El mismo estilo de negociación distributivo, pero jugando a perder es el que debemos emplear con un grado de dependencia alto en productos poco importantes, donde el objetivo es asegurar el suministro y “perder” en la negociación no es importante.

En el caso de que converjan una dependencia alta en productos de alta importancia económica, el objetivo es alcanzar una integración con el proveedor o al menos una relación de cooperación y por ello, el estilo de la negociación ha de pasar a ser de valor añadido o 'win-win', donde los participantes más que luchar por un trozo del pastel se esfuercen en hacer grande el pastel.

Debe considerarse en cualquier caso que una negociación es equilibrada si el mismo estilo de negociación es el que emplean ambas partes, lo que en ciertos casos no es cierto al ser relativos tanto los grados de dependencia como la importancia económica de un determinado suministro.

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