¿Qué significa realmente ‘lean’?

Según la definición de la Wikipedia en inglés, “lean manufacturing o lean production, también conocido como ‘lean’, es una práctica de producción que considera que los recursos empleados en la consecución de cualquier objetivo que no sea la creación de valor para el usuario final suponen un desperdicio, y son susceptibles de ser eliminados. Desde el punto de vista del cliente que consume un producto o servicio, el ‘valor’ se define como una acción o un proceso por el que el cliente estaría dispuesto a pagar. Básicamente, el concepto ‘lean’ se centra en preservar el valor con menos trabajo”. En consecuencia, ‘lean’se centra en lograr que las cosas adecuadas estén en el lugar adecuado y en el momento adecuado, en la cantidad adecuada, para lograr un flujo de trabajo perfecto, minimizando el desperdicio y siendo flexibles y capaces de cambiar. Que no es poco.

Admitámoslo, la mayoría de los principios de ‘lean manufacturing’ son de sentido común. ¿Por qué ha tardado tanto tiempo el sector gráfico en ver la luz de ‘lean’? Uno de los motivos es que siempre nos hemos considerado talleres a medida, donde todos los trabajos que llegan son diferentes, por lo que aparentemente la única forma de hacer que el proceso fuese más eficiente era comprar máquinas de impresión más grandes y más rápidas para producir trabajos más rápidamente, o añadir más personal de encuadernación para acelerar los numerosos procesos manuales de ese departamento.

Pero a la vista del ritmo frenético y la elevada especialización técnica actuales, este planteamiento ya no funciona. Sin duda es posible mejorar el rendimiento con una máquina más rápida, pero si los procesos que consiguen llevar el trabajo a la máquina o al taller de encuadernado se interrumpen o son ineficientes, lo único que conseguimos es trasladar el cuello de botella a otra parte de la actividad.

Además, ¿somos realmente talleres a medida? ¿No es un concepto anticuado? Después de todo, un folleto es un folleto. Por supuesto, el contenido variará de uno a otro, pero ¿qué hace que el proceso de producción sea tan diferente? Los impresores inteligentes han tomado medidas para productivizar sus ofertas y estandarizar procesos en la medida de lo posible. Pensemos en Vistaprint. Con más de 54.000 trabajos por día, se podría cualificar de “taller a medida”, pero en realidad, Vistaprint ha productivizado su oferta y ha eliminado todo el desperdicio de cabo a rabo. Resulta difícil imaginar que en la planta de Vistaprint ocurra algo que no represente un valor por el que el cliente pagará. Y lo hace: el 67% de los clientes de Vistaprint repiten.

Para la industria de la impresión, ‘lean manufacturing’ implica distanciarse de la situación y analizar el negocio con mirada crítica en todas sus vertientes. ¿Cómo se capta el trabajo? ¿Qué ocurre con el trabajo en todas las fases del proceso, desde el presupuesto hasta la planificación de producción, la preimpresión, la producción, la encuadernación, el envío y, finalmente, la facturación y la recogida? ¿Quién se encarga de cada paso? ¿Adónde viajan durante el proceso? ¿Cuántos pasos se someten a un proceso de trazabilidad? ¿Cuánto tiempo de espera hay mientras el trabajo pasa de un departamento a otro o se mantiene en espera mientras el material se recoge del almacén? ¿Cuánto tiempo dedican los empleados a transmitirse información clave o localizándose mutuamente para conseguir esa información clave? La mayoría de empresas que han dedicado tiempo a realizar este análisis se han sorprendido de los resultados. Se han sorprendido al constatar la pérdida de tiempo, recursos, esfuerzos e incluso materiales que suponía la producción de cada proyecto, y han tomado medidas para eliminar el desperdicio.

Recordemos que la clave de ‘lean’es preservar el valor —definido como algo por lo que el cliente pagará— con menos trabajo. La traducción directa es más dinero en el bolsillo y menos desperdicio general en la planta. Dedique el tiempo de realizar este análisis por sí mismo y de ver qué impacto tendrá en su centro. No se arrepentirá de la inversión y no echará la vista atrás.

Y ya que hablamos de impacto, echemos un vistazo al concepto de las sustancias químicas. Las técnicas de impresión convencionales emplean muchos productos químicos nocivos. Podríamos decir que es nuestro pequeño y sucio secreto. ¿Representan estos químicos un valor por el que los clientes pagarán? En algunos casos, sí, porque no hay otra forma de producir, por ejemplo, un millón de copias de la revista Time. Pero en muchos casos, en un mundo dominado por las tiradas cortas y los turnos rápidos, existen opciones para eliminar la mayoría de estos químicos, sino todos. Químicos que resultan caros, peligrosos y que no aportan ningún valor añadido. Cada vez son más las empresas que lo hacen. La producción de planchas sin químicos es una posibilidad factible desde hace más de dos décadas, cuando Presstek la presentó por primera vez en el mercado; y para la mayoría de proyectos offset, las planchas sin químicos cumplen o incluso superan los requisitos de calidad, optimizan la puesta a punto de la máquina de impresión y ofrecen una durabilidad suficiente para las longitudes de tirada actuales. Piense en los pasos y costes que se eliminan sólo por realizar un simple cambio.

¿Cómo entra el trabajo en su planta? ¿Tienen una solución web to print, o una tienda en línea? Esto no sólo reduce los gastos administrativos derivados de la captación de trabajo, sino que también puede reducir los errores y convertirse en una plataforma para automatizar una amplia gama de actividades, desde los presupuestos hasta la imposición y la programación. Este sí es un valor por el que los clientes pagarán. Les gusta la comodidad de un acceso ininterrumpido 24/7. Les gusta la facilidad para encargar reimpresiones o la posibilidad de realizar pequeños ajustes a plantillas estándar para crear documentos personalizados. Si se implementa correctamente, reduce tiempo y costes, para usted y para ellos. Por supuesto, seguirán necesitando comunicarse con usted, por lo que también hay que facilitarles esa posibilidad. Pero se sorprenderá del tiempo y las molestias que se ahorrará por el mero hecho de añadir un sistema web to print.

¿Qué tipo de flujo de trabajo implementa su empresa una vez que el trabajo entra en el taller? ¿Qué nivel de automatización consigue? ¿Se puede permitir todos los toques que implican estos trabajos más pequeños y más frecuentes? Un taller calculó que se ahorraba 40 dólares por cada trabajo que recibía a través de la web. Si el balance anual de su empresa es de 50.000 dólares, quizás 50 no parezca mucho. Pero si imprime 1.000 hojas promocionales, podría ser el factor decisivo para que el trabajo resulte rentable. Le sorprendería saber la cantidad de soluciones asequibles que existen en el mercado y que pueden revolucionar su forma de trabajar. ¿Y qué hay de un sistema MIS? ¿Puede determinar en tiempo real cuánto le cuesta un trabajo, o qué nivel de rentabilidad le da un determinado cliente? ¿Tiene su personal acceso instantáneo a toda la información de un trabajo desde cualquier terminal de la planta? Es algo que se puede implementar fácilmente en la actualidad. Ya no es necesario andar arriba y abajo con una hoja de especificaciones del trabajo. Introduzca los datos del trabajo una sola vez y cualquier trabajador podrá acceder a ellos cuando lo necesite. Es una realidad, y no es tan difícil de implementar.

¿Y qué hay de sus máquinas de impresión offset? ¿Cuánto desperdicio generan en el proceso de puesta a punto? ¿Cuánto tarda en realizar un cambio de trabajo? Algunas de las máquinas offset digitales actuales, como la Presstek 75DI, ofrecen cambios de trabajos de sólo seis minutos, incluyendo la producción de planchas sin químicos en la propia máquina. Eche cuentas. ¿Cuál es su media actual de puesta a punto y cuánto más podría producir si lo redujese a seis minutos o menos? Este es un valor por el que los clientes pagarán. Lo que un cliente no querrá pagar es todo el desperdicio de papel que supone tirar 250 o 300 hojas sólo para conseguir el color deseado. Cuándo fue la última vez que un cliente le dijo: “Tómese el tiempo que necesite. Haga el trabajo cuando pueda. Sin prisas”.

Los procesos de encuadernado pueden ser la parte más escalofriante de este análisis. Aunque es posible automatizar muchas actividades relacionadas con la encuadernación, gran parte de ellas siguen siendo manuales. Y la encuadernación es el punto final. Si alguna otra parte del proceso tiene un problema, la encuadernación pagará por ello. El reverso de la situación es que, si la encuadernación implica un gran desperdicio, es posible que tenga que volver a empezar del trabajo desde cero, con el coste que ello implica. Y ese no es un valor por el que el cliente pagará.

Hemos empezado hablando sobre el hecho de que el concepto ‘lean’ es de sentido común. Sí, ‘lean’ permite centrarse en la técnica y los procesos. Pero no hay que complicarlo tanto para que tenga un gran impacto en su negocio. Tome esta senda y quítese el velo de los ojos antes de hacerlo. Sea crítico. Observe. Hable con las personas que se dedican a rehacer trabajos o que dedican mucho tiempo a tareas repetitivas y redundantes. Busque los frutos más cercanos al suelo y empiece por ahí. Tome algunas medidas de referencia y compare datos antes y después de hacer cambios. Los cambios sencillos en un proceso de trabajo pueden suponer una gran diferencia, pero también debería buscar inversiones tecnológicas que le permitan optimizar el flujo de trabajo y automatizar todos los procesos posibles.

Documéntese: busque ‘lean manufacturing’ en Google y vea qué se encuentra. Pídales a sus homólogos qué y cómo aprenden sobre ‘lean’. Consulte publicaciones sobre el tema ofrecidas por las Industrias de Impresión de América. Visite IPA.org y consulte sus accesibles cursos en línea eLean. Apúntese al curso usted mismo o deje que lo hagan los puestos clave de su empresa.

Cuando realice esa reflexión inicial, se dará cuenta de que se puede hacer mucho para conseguir que su negocio sea más eficiente, rentable y más valioso para sus clientes. Entonces, póngase manos a la obra.