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El software de Gradual facilita a Tompla su integración con los clientes y sus unidades de servicio gráfico

Tompla automatiza su producción con PowerSwitch

26/09/2007
26 de septiembre de 2007

Aunque es bastante reciente la implementación del software de automatización de gama alta PowerSwitch de Gradual Software en Tompla, el mayor fabricante europeo de sobres, para todos los implicados en su utilización todo son ventajas. Con producciones que superan los 17 millones de sobres al día y más de 11.000 clientes no puede existir margen de error en esta empresa y con PowerSwitch la precisión y la fiabilidad están garantizadas.

Tompla Industria Internacional del Sobre ha pasado de ser una empresa familiar española en el año 1961 a convertirse en la actualidad en un grupo que opera en toda Europa con plantas de producción en España, Reino Unido y Francia. Por lo que a España se refiere, dispone de una superficie de producción de 42.000 metros cuadrados, certificaciones ISO, procesos de impresión en offset y flexo así como todo tipo de equipos para la realización de sobres, y unos mil trabajadores entre los que se incluyen los de las 20 oficinas comerciales distribuidas por toda Europa.

Con el objetivo de garantizar que en el proceso de producción de los pedidos, desde su solicitud hasta su entrega, no haya ningún tipo de error, Tompla ha estado buscando una herramienta compatible con su software y que se adapte a su manera de trabajar en la que lo habitual es una media de 60 cambios diarios. Con PowerSwitch ha acertado, según Agustín Gutiérrez, jefe de Servicio Gráfico en Tompla.

Agustín Gutiérrez explica que PowerSwitch ha permitido a Tompla automatizar las tareas habituales en los procesos gráficos como comprobar y chequear documentos que se reciben del cliente. César Zúñiga, administrador de sistemas en Tompla, precisa que “con PowerSwitch se realiza la certificación de los PDFs, la alimentación de herramientas propias de la intranet, la creación de PDF de alta o baja resolución dependiendo de nuestras necesidades y lo más importante es que nos acerca a las oficinas que tenemos por toda Europa de un modo rápido y eficaz”.

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Ahorro de tiempo

Gutiérrez recuerda que no hace tanto todo el proceso se realizaba manualmente con las consiguientes pérdidas de tiempo, sobre todo debido a que no se disponía de datos a tiempo real. “Con PowerSwitch hemos conseguido saber en todo momento el estado del proceso del material gráfico. El tiempo real es fundamental y antes hasta que no llegaba el pedido a la fábrica no lo sabíamos. Ahora está identificado en todo momento y sabemos su situación precisa”, explica Zúñiga.

Para Julio Prieto, “el tiempo de reacción es vital para un cliente, poder decirle casi de inmediato tras recibir el trabajo si está correcto o no ahorra mucho tiempo a posteriori y más ahora cuando hay tanta presión en el mercado con respecto a los tiempos de entrega”.

Herramientas

PowerSwitch proporciona avanzadas propiedades de automatización, como soporte de scripting y metadatos, junto con Switchclient, un cliente de grupos de trabajo que facilita el uso de la automatización para un grupo de trabajo completo. Con estas herramientas, los usuarios podrán crear un flujo de trabajo más inteligente y eficiente que se integre perfectamente con aplicaciones y sistemas de terceros. Los lenguajes de scripting pueden proporcionar una automatización más inteligente ampliando el procesamiento de archivos basados en metadatos que se almacenan cada vez más en los documentos.

La nueva versión de PowerSwitch implantada en Tompla es tan completa que prácticamente no ha sido necesario crear scripting para cubrir otras necesidades. Zúñiga explica que “sólo hemos tenido que crear un script con la ayuda de Gradual y EPS para nuestros flujos de trabajo que nos permite hacer un link en los envíos de correo para chequeo de los PDFs y la certificación, y aunque estamos optimizando todo el sistema de momento todas nuestras necesidades están cubiertas con las utilidades de PowerSwitch”.

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Switchclient

Agustín Ruíz explica que con esta nueva versión ya se ha solucionado totalmente una necesidad previa de Tompla que es la de comunicación con clientes. PowerSwitch incluye un cliente de grupo de trabajo denominado Switchclient que permite a cualquier persona de la red local enviar trabajos, supervisar su progreso e intervenir cuando los trabajos están parados para su inspección.

Una herramienta que está resultando de gran utilidad para Tompla, según Zúñiga ya que “antes teníamos que funcionar basándonos en las carpetas calientes del FTP. Por el momento la estamos utilizando con nuestras unidades gráficas pero más adelante podemos usarla también con clientes concretos. Además tiene la ventaja de que es un sistema muchísimo más rápido que deja registro de envío, con lo que se gana en seguridad”. Switchclient es una aplicación autónoma, no es un cliente basado en web, que se puede instalar en las estaciones de trabajo del grupo de trabajo, con ajustes de acceso para usuarios y grupos configurados en PowerSwitch. El administrador del flujo de trabajo puede determinar derechos de acceso específicos y supervisar el flujo de todos los trabajos.

Por lo que su manejo se refiere, Zúñiga destaca su facilidad de uso. “Simplemente hay que entender el concepto de automatización de tareas y carpetas calientes. Para el usuario también es muy transparente porque todos los flujos son internos para él. Lo fundamental para nosotros es que PowerSwitch integra todo lo que es PDF, que es el archivo con el que trabaja toda la empresa, a pesar de trabajar con diferentes países que utilizan diferente software”.

Agustín Gutiérrez se muestra convencido de que PowerSwitch es la herramienta ideal para Tompla. “Cuando decidimos que teníamos la necesidad de incorporar una herramienta de este tipo investigamos lo que el mercado nos ofrecía y todo lo que vimos nos parecieron soluciones caseras, a excepción de PowerSWITCH que nos daba garantías para cubrir nuestras necesidades presentes y futuras. Ahora que ya está implementada la nueva versión vemos que es una herramienta muy potente y estamos convencidos de que es la respuesta a todos nuestros problemas”. Agustín Ruíz explica que “precisamente una de sus ventajas es que se trata de un software totalmente abierto de manera que permite incorporar en todo momento las herramientas que vayan saliendo al mercado. Gracias a su potencia, agilidad y modularidad puede crecer con la empresa sin que el coste sea cambiar todo el sistema”.

Precisamente entre las nuevas apuestas de Tompla figura una nueva división de packaging que responde a las necesidades de estuchería, embalaje y presentación de los clientes y en la que a buen seguro PowerSwitch también tendrá mucho que decir en un futuro cercano.