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Todo lo que necesitas saber, para gestionar mejor tus recursos productivos, ante una entrada de ventas como una montaña rusa

La importancia de planificar la demanda

Patricia Pérez Sotero, Perso

20/10/2018

De un tiempo a esta parte, más frecuentemente desde el inicio de la crisis, cada vez que vamos a una empresa se repite la misma canción: “Las ventas son cada vez más inestables, con más incertidumbre, con mayores picos mensuales en las ventas, lo mismo estamos arriba sin dar abasto que abajo y parados”. Esta situación, hace más difícil la gestión de los recursos en la producción para ser más eficientes, competitivos y no penalizar ni los plazos de entrega, ni la rentabilidad.

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Patricia Pérez Sotero, de Perso.

Incluso los proveedores de automoción de primeros niveles, donde eran habituales las semanas ‘confirmadas en firme’, por parte de los clientes, se han visto obligados a modificar sus sistemas, ya que la información más allá del ‘hoy’ o ‘mañana’ pierde consistencia, fiabilidad y credibilidad.

Sabemos que, ‘prever’ es complicado y, si fuéramos capaces de adivinar demandas, tendríamos cola de propuestas de trabajo en todas las empresas existentes. Pero a pesar de que sea difícil, no es imposible, siendo nuestro deber, controlar y trabajar sabiendo cuál es nuestra demanda exacta cada día, para diariamente tomar las decisiones oportunas que nos permitan gestionar nuestros recursos de la forma más eficiente. Si conseguimos esto, ya estaremos marcando una clara diferencia con la competencia.

Por ser este conocimiento vital, básico y fundamental, para poder trabajar en la mejora y eficiencia de los procesos de operaciones, nuestra primera pregunta previo a iniciar un proyecto es: ¿Conoces el número de ventanas que vendes al día? ¿A la semana? ¿Conoces el número de ventanas que tienes que fabricar cada día? Y si las conoces, ¿eres capaz de fabricarlas?

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Con mayor frecuencia de la que nos gustaría, continuamos encontrándonos ciertas dudas y falta de control sobre el conocimiento real de las ventas, de la demanda y/o de las necesidades de producción diarias, sin ni siquiera disponer de registros históricos, y siendo en estos casos la respuesta más habitual que recibimos, ‘pues depende’ o ‘es que’.

‘Depende’ y ‘es que todo lo que yo fabrico es especial, diferente y muy complicado’ son las dos contestaciones más repetitivas, posiblemente porque son las dos respuestas más fáciles para intentar argumentar la falta de conocimiento y control, o para intentar refugiarse o justificar las ineficiencias.

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Desde los inicios de la crisis, año 2008, acompañado de la parada de la obra nueva y por tanto de la reducción de grandes constructoras y de los pedidos fáciles y grandes, compuestos por muchísimas unidades de ventanas por pedido, prácticamente todas las fábricas de ventanas que sobrevivieron tuvieron que adaptarse, reconvertirse y aprender a vender, gestionar y fabricar al único mercado que sobrevivió, el de la distribución. Reformistas, decoradores, tiendas, albañiles, particulares, pasaron a ser nuestros clientes, los cuales demandaban pedidos mucho más pequeños, compuestos por 2, 6, 8 ventanitas por pedido y además necesitaban que fuesen suministrados rápidamente, con toda la complejidad que esto supuso.

Hoy en día, después de 10 años de la crisis, me cuesta creer que a estas alturas, aún nos encontremos con empresas que continúen pensando que su producción es complicada, que es especial y que no se den cuenta de que la diferencia es que sus competidores han sabido ver y aprovechar las oportunidades, trabajando mucho y muy duro por controlar y mejorar sus procesos productivos, rompiéndose la cabeza por hacerlos más sencillos, rápidos, flexibles, agiles y eficientes, para conseguir ofrecer el mejor producto y servicio al menor precio.

Si alguno continúa pensando esto, os invito a que realmente recapacitéis, y hagáis un buen examen de conciencia y os preguntéis si de verdad lo que os diferencia es que vuestras ventanas son especiales, o la visión y mentalidad, las ganas de mejorar, cambiar y adaptarse de vuestra competencia.

Conocer la demanda

Pero continuemos con el objetivo de este artículo, conocer nuestra demanda. Sin tener alguna referencia de los volúmenes habituales que vendemos y por consiguiente que tenemos que fabricar, ¿cómo somos capaces de planificar, de gestionar nuestros recursos productivos de la forma más eficiente, de ser competitivos, de cumplir los plazos de entrega, de dar servicio y satisfacción a nuestros clientes?

Si conozco mi demanda, puedo obtener un mayor rendimiento de mis recursos productivos.

Empresas que desconocen la demanda, lo peor

Las empresas que desconocen el número de ventanas que tienen que fabricar diariamente, porque desconocen el número de ventanas que han vendido, tienen que prever y predecir el futuro, así como sus stocks, todos los días para dar el servicio adecuado a sus clientes.

Sabemos que, ‘prever’ es complicado y si fuéramos capaces de adivinar demandas, tendríamos cola de propuestas de trabajo en todas las empresas existentes. La buena noticia es que controlar y trabajar sabiendo cuál es su demanda exacta, es mucho más fácil de lo que pensamos.

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Las empresas que desconocen su demanda, por lo general es imposible que puedan competir ya que ni llegan a tiempo, ni producen al mejor precio porque fallan en lo básico, servicio y costos. ¿Y porque digo que fallan en lo básico?

Al desconocer lo que tienen que fabricar, desconocen la cantidad exacta de materiales que van a utilizar (perfiles, herrajes, persianas, vidrios…), así como el momento exacto para hacer el pedido de materiales y que llegue justo a tiempo pudiendo provocarse dos escenario no deseados como son:

  1. Fallos en el servicio a nuestros clientes por ruptura de stocks, siendo al final todo urgente y comenzando a fabricar ventanas sin materiales con todo lo que esto conlleva respecto a aumentos de costes, incumplimientos de plazos de entrega, en definitiva insatisfacción de los clientes.
  2. O por el contrario, stocks excesivos, debidos a una sobreproducción o compra por encima de las necesidades, ya sea porque la demanda ha sido inferior, o porque hemos ido más allá de lo que nos hacía falta, para abaratar (supuestamente) los costes de producción o las compras, con el consiguiente problema de disponer de dinero paralizado por los altos stocks (uso inadecuado de recursos económicos y por consiguiente una reducción de liquidez y recursos financieros de la compañía).

El sistema Pull

Conocer la demanda y aplicar el Sistema Pull es la mejor medicina para gestionar más eficientemente la variabilidad en el volumen de entrada de ventas.

Las empresas que trabajan conociendo y controlando su demanda diariamente, tienen un ‘tesoro’ entre sus manos.

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Si conozco mi demanda puedo dimensionarme de manera más correcta y ajustada, sacando un mayor rendimiento de mis recursos productivos al poder anticiparme y organizarlos de manera más correcta, pidiendo los materiales justo a tiempo, a un menor costo (sin necesidad de tanto stock)… agrupando sistemas/series similares y generando lotes del tamaño que me resulte más adecuado según mis volúmenes de ventas, etc.

Sin embargo, conocer mi demanda, mi volumen de ventas, no es suficientes, es tan solo el primer paso. Por ello, hay empresas que a pesar de conocerla, por su falta de rigor, por su desconocimiento de herramientas de gestión productivas, por su tozudez de seguir utilizando modelos ‘push’ (corta-corta; mecaniza-mecaniza; suelda- suelda…..), que sólo conducen a la utilización inadecuada de los recursos económicos de la empresa y a la reducción de la liquidez en la tesorería de la compañía, continúan sin obtener los rendimientos y rentabilidad que desean.

Un sistema productivo y logístico flexible

Para este devenir diario, no hay más solución que la rapidez de acción, en acometer cualquier tipo de cambio que se produzca entre lo previsto y la realidad, que haberlo, lo hay. El cambio de paradigma que las dinámicas del ‘Lean’ nos enseña es que es más importante saber dominar la capacidad de nuestros procesos y operaciones, que ‘acertar la lotería’ de la demanda, muy complejo en nuestro sector.

El Lean Window Perso (y todas las herramientas que se derivan de el: Mejora Continua, Kaizen, Sistema ‘Pull Flow System’), debería aplicarse desde la aceptación de un pedido en la empresa. Las previsiones deberían servir solamente para dimensionarnos a nivel genérico y agregado pero no convertirse en la base de mi planificación, del día a día.

Por lo tanto, nuestro sistema productivo debe ser lo suficientemente flexible para reaccionar ante las ventas actuales tanto a la baja como a la alta.

Para ello, necesitamos disponer de un sistema productivo sin producto intermedio que sea lo suficientemente rápido para empezar y acabar el pedido en el plazo necesario, ganando dinero en el proceso. Este sistema de producción es el sistema Pull, un sistema que pretende darle la vuelta a todo el proceso, permitiendo en cada etapa producir únicamente lo que su cliente (interno o externo) consume. Algo parecido a los cafés que pedimos en una cafetería, que solo se fabrican cuando los necesitamos.

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La demanda está en la calle, en el mercado, en el cerebro de los clientes. Por tanto, lo único que nos salvará, será convertir a nuestras empresas en una organización de alto rendimiento, con el foco puesto en los clientes, en la flexibilidad y la rapidez.

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Pérez Sotero, S.L.

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