Facturación electrónica con la Administración Pública Española

El marco de facturación electrónica de la Administración Pública en España ha mejorado sustancialmente desde su introducción, pero todavía hay algunas áreas de mejora. Las empresas que suministran a la Administración Pública todavía no pueden utilizar el punto de entrada de factura estatal ‘FACe’ para llegar a todas las diferentes Entidades Públicas de las distintas Comunidades Autónomas de España. Todavía es necesario estar conectados a varios puntos de entrada regionales por separado. Esto hace que las empresas se vean obligadas a presentar sus facturas a diferentes portales web, o a invertir en varias integraciones directas con la Administración Pública.

Además, todavía hay diferentes requisitos para el contenido de factura y diferencias de formato entre los puntos de entrada, que se suman a la complejidad de facturación a la Administración Pública. Aunque la tendencia es que el número de formatos diferentes está disminuyendo debido a la homogeneización, éstos se están actualizando constantemente. Independientemente de esta cuestión, está claro que el intercambio de facturas está mejorando.

Todas las empresas en España tienen básicamente tres opciones al facturar electrónicamente la Administración Pública; ingresar manualmente las facturas en los diferentes portales web de los puntos de entrada regionales o estatales; invertir en integraciones automáticas hacia los puntos de entrada relevantes; o externalizar el proceso de facturación a un tercero. Desde la perspectiva de una pyme, las tres alternativas implican esfuerzos adicionales a su ya complicada realidad, ya sea por tener que afrontar procesos manuales adicionales que consumen mucho tiempo o por tener que invertir en alternativas externas costosas. Esto, desde un punto de vista macroeconómico, disminuye la facilidad de hacer negocios y lleva al aumento de precios de los mismos bienes y servicios originalmente vendidos por las pymes para compensar los costes adicionales o la mayor carga de trabajo.

Es cierto que, una vez que la factura ha sido presentada electrónicamente por el emisor, hay muchos beneficios tales como mayor rapidez en el tiempo de procesamiento de las facturas, información inmediata del estado de las facturas, trazabilidad, etc. Para una pyme, sin embargo, llegar al punto donde la facturación electrónica con la Administración Pública es económicamente más beneficioso que la facturación tradicional en papel o pdf requiere alternativas fáciles de usar y rentables.

Lo mismo ocurre cuando se trata del suministro de productos y servicios de pymes a grandes empresas privadas como El Corte Inglés o Carrefour que exigen facturas electrónicas. La facturación supone un trabajo adicional con los portales de los clientes o recurrir a alternativas externas costosas. En el sector privado es incluso más difícil cumplir con todas las demandas diferentes, ya que hay una multitud de formatos de factura y estándares de comunicación de facturas. Las pymes pueden suministrar bienes y servicios a una gran variedad de compradores, lo que implica diferentes procesos de facturación con cada cliente. Cuando hablamos de facturación electrónica y pymes, actualmente el ganador es siempre el receptor de la misma.

Para que la facturación electrónica sea verdaderamente eficiente y rentable en comparación con facturación tradicional en papel o pdf, los diferentes proveedores de servicios de facturación electrónica tienen que estar interconectados. Es por ejemplo similar al sector de las telecomunicaciones, en donde un cliente de Orange puede llamar a un cliente de Yoigo sin necesitar un contrato con ambos.

En nuestro sector esto se llama interoperabilidad (o roaming), y permite, por ejemplo, que un cliente PGN facture tanto a otro cliente PGN como a cualquier otra empresa que utilice otro proveedor de servicios (Indra, Seres, etc.). Para que las pymes puedan beneficiarse realmente de la facturación electrónica y obtener un ROI, la interoperabilidad tiene que darse en España, así como entre todos los proveedores de servicios disponibles.

Por lo tanto, si tu empresa es una pyme, asegúrate de elegir un proveedor de servicios de facturación electrónica que permita llegar a la Administración Pública de una manera rentable, pero que también ofrezca la posibilidad de llegar a otras redes privadas a través de acuerdos de interoperabilidad.

Microsoft Dynamics NAV es uno de los mayores proveedores mundiales de ERP para pequeñas y medianas empresas, proporcionando servicio a clientes a nivel global. A medida que la facturación electrónica se está introduciendo en más y más países, esto está teniendo un enorme impacto en la base de clientes de Microsoft. Microsoft ha optado por trabajar con PGN, ya que somos el único proveedor de servicios que puede ofrecer acceso a todas las Administraciones Públicas que solicitan facturación electrónica en todo el mundo a través de una integración única con nuestra plataforma, y, además, puede trabajar con cualquier entidad privada.

PGN es hoy líder en el mercado de servicios de facturación electrónica para grandes corporaciones multinacionales, prestando servicio a muchas de las compañías Fortune 500 (como Johnson & Johnson, GE y HewlettPackard) con necesidades complejas en muchos mercados diferentes. Nuestra plataforma, Pagero Online, ha sido diseñada para satisfacer los requerimientos de este tipo de empresas, esperando el más alto nivel de servicio y tecnología. A través de nuestra integración con Microsoft Dynamics NAV, ahora podemos ofrecer el mismo servicio a las pymes en todo el mundo a un coste realmente interesante y ofrece un retorno de la inversión inmediato a través de nuestro modelo de suscripción SaaS.

Nuestra solución con Microsoft Dynamics NAV permitirá, por ejemplo, que las pymes facturen a la Administración Pública en España directamente desde su ERP sin tener que implantar servicios adicionales. De hecho, será más fácil que la facturación a un cliente habitual en papel o pdf, ya que la factura es creada, firmada, almacenada y distribuida automáticamente a cada punto de entrada de factura electrónica correspondiente. La solución de NAV eliminará la complejidad existente anteriormente para la facturación de la Administración Pública, y reducirá los costes. Además, el mismo servicio se puede utilizar para enviar facturas electrónicas a empresas privadas.

La razón principal por la que Microsoft contactó con nosotros fue para dar solución a los retos legislativos de facturación electrónica a las administraciones públicas de sus clientes en Europa. Pero hacer la integración con nosotros ha ayudado a Microsoft no sólo con la facturación electrónica a gobiernos, sino también con la facturación electrónica B2B. Las empresas que utilizan NAV como su ERP ahora tienen la posibilidad de enviar todas las facturas de sus clientes a través de nuestra plataforma, ya sean facturas electrónicas, facturas en pdf firmadas digitalmente, o facturas en papel impresas en masa; en otras palabras, el 100% de las facturas emitidas.

En un futuro cercano, se ampliará la funcionalidad de nuestra extensión en NAV a incluir otros tipos de servicios y documentos como por ejemplo la posibilidad de recibir pedidos de compra electrónicamente, y la compra y financiación de facturas. Nuestra colaboración con Microsoft se irá desarrollando bastante durante los años que vienen.