El ciclo de gestión de fraude
Winterman, empresa especializada en la gestión del fraude interno, señala que aquellas empresas que implantaron en su día protocolos de gestión de fraude y canales éticos de comunicación o de denuncia, están obteniendo grandes resultados a nivel organizativo y económico.
Enfocar recursos a la prevención, detección y mitigación del fraude genera en los equipos una mayor sensación de confort, ya que se sienten protegidos de aquellas prácticas que ponen en riesgo la empresa y sus puestos de trabajo. Un empleado que detecta irregularidades en su entorno, sin que la empresa tome acciones, se convierte en un empleado desmotivado y con mayor probabilidad a que acabe abandonando la empresa o reproduzca la conducta fraudulenta en cuanto tenga necesidad o se le presente la ocasión.
Los incidentes de fraude dentro de las organizaciones han ido en aumento en los últimos años y más del 50% de las empresas españolas asegura haber sufrido algún tipo de fraude económico durante los últimos 2 años*. El aumento de este tipo de acciones sucede, principalmente, por la falta de control en las empresas. El bajo nivel de percepción de riesgo se traduce en una pobre o nula implementación de medidas preventivas, generando más oportunidades de llevar a cabo un hurto, un desfalco o cualquier otro tipo de abuso.
Recientemente, Winterman ha intervenido en la resolución de un importante incidente de fraude en una empresa del sector industrial que había implementado con éxito un canal confidencial de denuncias, a través del cual se denunció una posible práctica corrupta en el seno de la organización.
Según la denuncia, el responsable de compras habría constituido una empresa a la que contrataba en detrimento de otros proveedores habituales, los cuales ofrecían una gran calidad de servicio y producto.
Las primeras averiguaciones confirmaron que el único accionista y administrador era un familiar del responsable de dicho departamento. Esta persona no había tenido nunca ninguna relación con el sector de actividad de la empresa que regentaba, corroborando que su figura era únicamente una medida de opacidad.
Las siguientes investigaciones determinaron que la sociedad era un mero documento registral sin ningún tipo de actividad real; la empresa no tenía empleados y su domicilio social era la vivienda particular del administrador. Por todo ello, era imprescindible saber cómo podían estar atendiendo los pedidos realizados por la empresa cliente.
Las investigaciones realizadas por Winterman permitieron probar que el 'operador' real de esta empresa era otra empresa del mismo sector, ya proveedor del cliente, con la que se había llegado a un acuerdo de colaboración para perpetrar el fraude. Dicha empresa pasó de ser un proveedor residual a ser el segundo proveedor con más facturación, sólo por detrás de la empresa ficticia montada por el responsable de compras. Ambas empresas aglutinaban más del 60% del volumen total de compras realizadas por el cliente.
En este punto era preciso conocer el alcance del fraude, es decir, el número de empleados que por acción u omisión colaboraban en el fraude, así como determinar desde cuándo se venía produciendo.
Para responder a estas preguntas fue necesario realizar un análisis forense de los ordenadores de los principales sospechosos, mantener entrevistas con todo el personal y analizar la documentación relativa a órdenes de compra, albaranes de entrega y otras transacciones del sistema. Todo ello con el fin de determinar la operativa del fraude, el número total de implicados y la cuantía económica del mismo.
El resultado de esta última fase de auditoría sirvió para obtener las pruebas suficientes para iniciar acciones penales contra los implicados, así como detectar las vulnerabilidades del sistema y de los procesos internos de la empresa cliente.
Gracias al análisis y evaluación de toda la información, Winterman elaboró un plan antifraude con el objetivo de aumentar la capacidad de control de todos los procesos; se implantaron una serie de alarmas y herramientas para que el departamento responsable del control interno pudiera detectar, con suficiente antelación, cualquier indicio de irregularidad o cualquier otra anomalía en la organización.
Este caso ilustra perfectamente la importancia de la elaboración e implementación de medidas de prevención y detección temprana de incidentes de fraude, y pone de relieve la necesidad de que se lleven a cabo auditorías internas antifraude de manera periódica. Actuar de forma contundente delante de un indicio de fraude, refuerza el mensaje de protección al equipo y genera un efecto disuasorio, evitando posibles casos en el futuro.
* Datos encuesta PWC 2018
