Cómo las organizaciones inteligentes están utilizando RPA para prosperar en la era de ‘Automation First’

Los grandes cambios son un resultado inevitable de la innovación y el avance tecnológico. A medida que han ido surgiendo nuevas y potentes tecnologías —Internet, las plataformas móviles, la nube, etc.—, las organizaciones que no se han adaptado y evolucionado inevitablemente se quedan en el camino. Incluso los gigantes de la industria no son inmunes a este fenómeno, y la historia del mundo de los negocios está plagada de casos de empresas que no han seguido el ritmo de la evolución tecnológica y han pagado el precio por ello.

Por el contrario, las empresas que reconocen los tiempos cambiantes, incorporan proactivamente la tecnología disruptiva y adoptan nuevos modelos de negocio, se preparan adecuadamente para el futuro. No sólo pueden seguir siendo competitivos, sino que a menudo prosperan. Amazon, Uber y Netflix son algunos ejemplos de empresas que prosperaron con la aparición y adopción de nuevas tecnologías disruptivas recientemente.

Y ahora ha llegado otro cambio tecnológico: la era de 'Automation First'. En palabras de un informe reciente del McKinsey Global Institute: “En el horizonte se abre una nueva ola de oportunidades relacionadas con el uso de la robótica, el aprendizaje automático y la IA. Las compañías que despliegan tecnologías de automatización pueden obtener ganancias sustanciales en su rendimiento y colocarse como líderes en sus industrias, incluso cuando sus esfuerzos contribuyen al aumento de la productividad a nivel económico”.

A medida que las empresas implementan la transformación digital e incorporan plataformas más diversas en su infraestructura operativa, la gran cantidad de procesos de negocio y flujos de trabajo a los que deben enfrentarse puede ser abrumadora. Una automatización extensiva es esencial para hacer frente a la creciente complejidad que produce la transformación digital, mejorando la eficiencia operativa, reduciendo los costes y minimizando el esfuerzo que las tareas manuales mundanas suponen para sus empleados más valiosos.

La Automatización Robótica de Procesos (RPA) ha surgido como el punto de partida para la transformación digital en un entorno empresarial. Esta tecnología puede ayudar a las empresas a iniciar una nueva era de eficiencia, productividad y prosperidad y la razón por qué la RPA está creciendo tan rápidamente. Forrester estima que el mercado de RPA alcanzará los 2.900 millones dólares en 2021.

Para aprovechar al máximo esta oportunidad, las organizaciones necesitan adoptar una mentalidad de automatización desde arriba hacia abajo. Es decir, buscar soluciones de automatización primero en el momento de diseñar, mejorar o transformar un proceso de trabajo. Si algo puede ser automatizado, debe serlo.ión y disrupción tecnológica están al alcance.

Inculcar una mentalidad de ‘Automation First’, desarrollarla y fomentar su adopción en toda la empresa puede llevar tiempo. Hay dos caminos generales hacia este objetivo a considerar.

El primero es un enfoque de arriba hacia abajo, que implica tomar una visión centralizada de todos los procesos de negocio e identificar los procesos que superan en número a los demás en volumen total, que ocurren con la mayor frecuencia, que tienen el mayor número de tareas repetitivas o que requieren la mayor cantidad de tiempo para ejecutarse. Los mapas de calor de dominios, la minería de procesos y las herramientas de planificación pueden ayudar a los equipos de automatización dedicados a identificar que procesos son los más adecuados para la automatización en masa.

Las compañías suelen construir este equipo centralizado primero, como centro de operaciones robóticas (ROC). Mientras que el ROC aborda los procesos que dejan el mayor impacto en el negocio, también establece un modelo de gobierno que permite a los empleados explorar cuáles de sus propios procesos diarios podrían automatizarse como un enfoque de abajo hacia arriba. Individualmente, estas tareas pueden parecer tener un efecto mínimo en la eficiencia y el ahorro de costes, pero cuando se toman como un todo, representan una cantidad significativa de tiempo que los empleados de una organización gastan en procesos repetitivos.

Tomamos como ejemplo algo tan simple como copiar y pegar información y datos de una aplicación a otra. Como tarea aislada para una sola persona, es simplemente una molestia. Extendido a cientos o miles de empleados que realizan la tarea varias veces al día, se convierte rápidamente en un enorme coste operativo y de tiempo.

Cada enfoque tiene sus méritos y las organizaciones deben adoptar ambos para obtener los mejores resultados. Mientras que un enfoque centralizado de arriba hacia abajo aborda las tareas repetitivas que la organización tiene identificadas, el enfoque dirigido por los empleados puede revelar tareas y subtareas que pueden automatizarse para liberar más tiempo para los mismos. Para que una empresa tenga éxito en el proceso de escalar la automatización, necesita establecer un mecanismo para abordar los procesos de arriba hacia abajo, así como para apoyar el enfoque dirigido por los empleados.

Una vez que las organizaciones han probado la RPA y han demostrado una prueba de concepto clara (POC), se enfrentan a la perspectiva aparentemente desalentadora de escalar la automatización en toda la empresa. Según nuestra experiencia, los clientes suelen pasar por cuatro etapas a medida que madura su programa de automatización. Estas son: el inicio, la escala, la transformación y la ampliación.

Hay algunas consideraciones que hay que tener en cuenta para poder apoyar la escalabilidad sin obstáculos y fomentar la adopción por parte de los usuarios en la empresa. La seguridad y la gobernanza, en particular, son dos de las principales preocupaciones para la expansión de la RPA. ¿Quién va a estar a cargo de desarrollar los robots, monitorizar su rendimiento y aprobar su uso generalizado?

La creación de un ROC puede ayudar a estandarizar las políticas de automatización y fomentar la adhesión a las mejores prácticas de RPA. Un ROC también centraliza el desarrollo y la diseminación de robots, dando a las partes interesadas un control total sobre la expansión de RPA. La creación de conciencia en toda la organización mediante la promoción de las pruebas de concepto y un buen análisis del retorno de la inversión (ROI) de los robots existentes cultivará el apoyo de la organización, eliminando las posibles barreras burocráticas a la escalabilidad.

No todos los aspectos de la Automatización Robótica de Procesos serán manejados por los trabajadores de TI de una empresa. Las organizaciones empresariales que tienen una mentalidad de ‘Automation First’ animan a los empleados sin formación técnica a automatizar los procesos por su cuenta.

La elección de la plataforma RPA correcta proporcionará el marco necesario para la mentalidad de ‘Automation First’, y debería contener varios componentes que animen a los usuarios que no tienen experiencia en escribir o ejecutar código a construir sus propios robots RPA. Mejor aún si el proveedor de la plataforma ofrece acceso a una gran comunidad de RPA de crowdsourcing que comparte robots útiles entre sí y puede ayudar a responder a preguntas, así como la formación gratuita para las organizaciones que deseen enseñar a sus empleados sobre los puntos más delicados del desarrollo y la implementación de RPA.

Cualesquiera que sean los obstáculos que se encuentren en el camino para alcanzar una mentalidad de 'Automation First', los resultados valen la pena. Al eliminar la carga de las tareas monótonas y lentas, la automatización puede mejorar la productividad de los empleados en un 75% y las tasas de satisfacción laboral en un 50%.

La era de Automation First ha llegado, y las oportunidades para que las empresas tengan éxito y prosperen en este emocionante momento de innovación y disrupción tecnológica están al alcance.