Homologación de proveedores, clave para comprar con seguridad

La inestabilidad del escenario económico actual obliga a los departamentos de compras a desarrollar procedimientos para verificar y evaluar las relaciones con sus proveedores. Lo que antes era un procedimiento de departamentos más evolucionados hoy es un proceso que deben desarrollar todos los profesionales. El informe ‘El ciclo completo del proveedor: la homologación de proveedores’, explica los pasos a seguir para realizar compras de manera segura y con riesgos mínimos y las ventajas de estos procesos.

Las organizaciones se enfrentan a múltiples problemas a la hora de abordar un procedimiento de homologación de proveedores, en especial, la falta de recursos y de herramientas tecnológicas o la ausencia de conocimientos específicos.

Un módulo de Gestión de Proveedores soporta y simplifica el proceso, al recopilar y organizar toda la información requerida por las empresas acerca de sus proveedores y proporcionando un repositorio común actualizado. Sus principales funciones son:

1. Registrar proveedores
2. Personalizar formularios para recopilar la información deseada
3. Clasificar a los proveedores según su actividad comercial
4. Gestionar el perfil de los proveedores
5. Soportar el proceso de homologación
6. Almacenar en un punto común todo el conocimiento sobre los proveedores
7. Recopilar la información de forma automática y periódica para tener siempre la base de datos actualizada
8. Homologación de los proveedores, en base a los criterios definidos
9. Buscar y visualizar correos electrónicos a proveedores

Estas son las principales ventajas de un proceso de homologación:

1. Más calidad: mayor conocimiento del grado de adecuación del proveedor a las necesidades del cliente; evaluación de la capacidad de los proveedores para cumplir los estándares de calidad; mayor confidencialidad y seguridad de la información.
2. Menos tiempo para realizar estudios de mercado, al trabajar siempre con proveedores homologados, y reducción de tiempos de entrega al conocer los proveedores las particularidades del cliente.
3. Mejor precio: se alcanzan relaciones basadas en la confianza con los proveedores, logrando una posición como cliente estratégico, lo que implica ventajas económicas.
4. Menor riesgo de trabajar con proveedores que no puedan cumplir con sus compromisos o tengan problemas de solvencia económica, así como de trabajar con proveedores que han prestado un mal servicio en el pasado gracias al seguimiento continuo de su actividad.

Una vez conocidas las ventajas de la homologación y convencidos los responsables de compras de la necesidad de definir un procedimiento, surgen muchas interrogantes: ¿Cómo realizo una homologación de proveedores?; ¿cuáles son los requisitos que deben cumplir mis proveedores para estar homologados?; ¿todos mis proveedores deben cumplir los mismos requisitos si suministran productos o servicios distintos?

Para resolver estas y otras muchas cuestiones, describimos las fases que todo proceso de homologación debería incluir:

1. Análisis y clasificación de proveedores

Antes de definir y desarrollar el proceso de homologación, es fundamental tener una visión global de la clasificación de los proveedores por gasto y categoría para detectar qué categorías y proveedores son susceptibles de necesitar un procedimiento de homologación y cuáles son los puntos más relevantes a evaluar en cada uno de los proveedores/categorías.

Por ejemplo, en función de lo crítico de la compra, podemos definir uno u otro procedimiento, así como según la recurrencia o el volumen económico de la categoría.

2. Cuestionarios de homologación

Una vez que tenemos claro qué categorías precisan de una mayor necesidad de tener proveedores homologados, definiremos qué requisitos deben de cumplir los proveedores pertenecientes a cada categoría. Para ello, se desarrollarán cuestionarios que se enviarán a los proveedores y en función de sus respuestas se procederá a su homologación. Es recomendable definir dos tipos de cuestionarios:

Uno estándar, aplicable a todos los proveedores independientemente de la categoría a la que pertenezcan. Dentro de este procedimiento, se evaluarán aspectos comunes como la solvencia financiera de los proveedores.

Otro particular de cada una de las categorías, en función del tipo de producto o servicio. Por ejemplo, en una categoría que contiene proveedores que suministran un producto muy relevante y que afectan de una manera muy directa a la línea de producción, se le solicitará durante el proceso de homologación muestras del producto con el objetivo de comprobar que cumplen con todos los requisitos de calidad establecidos.

3. Inclusión de proveedores nuevos por categoría

Al iniciar un procedimiento de homologación, es muy útil incluir proveedores nuevos para cada categoría, ya que es una manera inicial de evaluar las oportunidades que ofrece el mercado asumiendo menos riesgos y asegurando una mayor competencia entre proveedores, consiguiendo mejores precios.

4. Evaluación de los cuestionarios

Una vez recibidas las respuestas, podemos elaborar un sistema de puntuación para valorar a todos los proveedores de una misma categoría de manera objetiva.

Por ejemplo, podemos establecer qué preguntas son fundamentales para el suministro del producto o servicio y, en caso de una respuesta negativa por parte del proveedor, considerar su exclusión inmediata del proceso.

5. Auditoría: visitas a las instalaciones de los proveedores

Sus objetivos son evaluar una serie de factores previamente definidos en un cuestionario de auditoría, comprobar la veracidad de las respuestas de los proveedores obtenidas en los cuestionarios y minimizar el riesgo de las operaciones comprobando in situ el potencial de los proveedores.

6. Informe de homologación

Finalmente, se definirán informes de homologación donde quedarán reflejados todos los pasos y conclusiones obtenidas en las fases anteriores.

En el proceso de homologación deben participar representantes de los departamentos afectados, como el responsable de compras, el responsable de calidad y el responsable del departamento usuario de la categoría a homologar. Así incluiremos todos los aspectos valorables que puede aportar cada uno desde diferentes puntos de vista.

El proceso da como resultado una lista de proveedores homologados que deberá ser difundida a todas las personas de la empresa con responsabilidades de compra, de manera que no puedan comprar a proveedores no incluidos en la lista.

Que un proveedor esté homologado no supone que la empresa esté obligada a comprar sus productos, sino que está capacitado y acreditado para hacerlo. La selección de los proveedores a los que comprar en cada momento se deberá realizar a través de un sistema de evaluación, que describiremos en un informe posterior.