Cómo convertir tu empresa en un entorno casi sin papel (y ahorrar dinero)

Adoptar un entorno de trabajo casi sin papel permite reducir costes operativos, optimizar procesos y mejorar el cuidado medioambiental. Esta medida está alineada con los requisitos de la Certificación de Gestión Ambiental ISO 14001, que promueve la eficiencia en el uso de recursos y la minimización de residuos, facilitando a las organizaciones el cumplimiento de sus objetivos de sostenibilidad.

El concepto ‘paperless’ hace referencia a sustituir, en la mayor medida posible, los documentos en papel por su versión digital. No se trata de eliminarlo por completo, sino de reducir su uso al mínimo imprescindible. Algunos ejemplos son la gestión documental electrónica, la firma digital, la facturación electrónica y el uso de plataformas en la nube para el trabajo colaborativo, lo que permite acceder a la información en tiempo real sin necesidad de imprimir.

Evitar el uso de papel no solo es una medida positiva para el medio ambiente, sino que también genera ventajas tangibles para la operativa y las finanzas de la empresa, tales como:

• Ahorro de costes directos: menos gasto en papel, tinta, mantenimiento de impresoras y almacenamiento físico.
• Eficiencia operativa: acceso inmediato a la información y reducción de tiempos en procesos internos.
• Control y trazabilidad: seguimiento preciso del ciclo de vida de cada documento, con registros automáticos de cambios.
• Mejora de la seguridad documental: menor riesgo de pérdida, deterioro o acceso no autorizado a información sensible.
• Flexibilidad y trabajo remoto: los documentos digitales permiten que equipos en distintas ubicaciones colaboren en tiempo real.
• Cumplimiento normativo simplificado: la gestión digital facilita el acceso a registros y evidencia documental en auditorías.
• Mejora ambiental y de imagen corporativa: reducción de residuos y alineación con políticas de responsabilidad social empresarial.

La ISO 14001 se basa en la mejora continua y en la optimización del uso de recursos. Reducir el consumo de papel contribuye a:

• Disminuir el impacto ambiental de la organización.
• Cumplir con requisitos legales relacionados con residuos y consumo de recursos.
• Documentar acciones de mejora dentro del Sistema de Gestión Ambiental.

Este enfoque es aplicable en sectores como consultoría, manufactura, servicios y comercio, donde la digitalización ya está ayudando a alcanzar objetivos de sostenibilidad.

Para iniciar la transición hacia un entorno casi sin papel en las organizaciones, algunas acciones a llevar a cabo pueden ser:

1. Analizar procesos que generan mayor consumo de papel.
2. Seleccionar herramientas digitales acordes a la actividad y necesidades de la empresa.
3. Capacitar al personal en el uso de estas herramientas y en nuevas prácticas de gestión documental.
4. Definir indicadores para medir la reducción del consumo de papel y su impacto ambiental.

Después de conocer cómo puedes empezar a reducir el papel en tu negocio, tienes que saber por qué debes contar con un consultor especializado en sistemas de gestión ambiental. Algunas de las acciones que puede realizar son las siguientes:

• Diseñar e implementar un plan alineado con ISO 14001.
• Evitar errores comunes en la transición digital.
• Preparar la organización para auditorías y certificaciones.

Reducir el uso de papel no es solo una medida ambientalmente responsable, sino también una estrategia para optimizar costes y procesos. La digitalización, además de facilitar el cumplimiento de la ISO 14001, mejora la competitividad y la reputación corporativa. Contar con asesoramiento experto asegura que la transición se realice de forma eficaz y alineada con los objetivos de sostenibilidad de la empresa.