“Auditarse para mejorar”, el ‘método’ Audelco

Las obligaciones del empresario son evaluar riesgos, planificar, prevenir... Sus herramientas son la gestión y las normas (ISO, OHSAS, LPRL). Al final del proceso de mejora continua aparece la auditoría, análisis, metódico e independiente, que determina la conformidad del sistema, detectando su eficacia y sus debilidades.

José María Riveira, socio y director técnico de Audelco, empresa auditora radicada en Madrid, explicó, en el Grupo de Debate “Prevención de Riesgos Laborales”, de Foment del Treball, el know-how de su empresa en materia de auditoría.

Con el lema de ‘auditarse para mejorar’, el objetivo de Audelco es aportar ‘inputs’ de información valiosa a las empresas auditadas, de modo que “la alta dirección conozca el posicionamiento de la compañía respecto de su entorno, además de potenciar su sistema de gestión de la prevención de riesgos laborales”.

Auditorías de PRL. Visión de Audelco

Audelco, Auditoría y Certificación, S. A., fundada en 1996, ha efectuado más de 4.000 auditorías a empresas de todos los tamaños y sectores, contando entre sus clientes a 22 empresas que forman parte del IBEX 35. Además de las auditorías convencionales, Audelco ha desarrollado una modalidad ‘exclusiva’ que denomina ‘auditoría de excelencia preventiva’.

Como introducción al tema, Riveira abordó la esencia de las Auditorías Reglamentarias de PRL, obligación que tienen las empresas que no hayan contratado el Servicio de Prevención, con una entidad especializada ajena a la empresa, obligación recogida en la Ley 31/1995 de Prevención de Riesgos Laborales (artículo 30.6) y el Reglamento de los Servicios de Prevención (RD 39/1997).

La normativa citada contempla la auditoría de PRL como “un instrumento de gestión que persigue reflejar la imagen fiel del sistema de PRL de la empresa, valorando su eficacia y detectando sus deficiencias, que pueden dar lugar a incumplimientos de la normativa…”.

En una exposición sintética, el ponente presentó la metodología auditora de Audelco en las auditorías reglamentarias de PRL. Los aspectos destacados fueron:

-Periodicidad. Inicial: a los doce meses, una vez que se disponga de la planificación preventiva. Periódica: cada cuatro años, si la empresa no está incluida en el anexo I del RSP (Reglamento Servicios de Prevención); o 2 años, si la empresa está incluida en el citado anexo. Existe un tercer supuesto (periodicidad voluntaria) al que se acogen las empresas que no están obligadas a auditarse, o las que se auditan con mayor frecuencia de la exigida legalmente.

-Contenido de la auditoría. Grosso modo, contempla todo el ámbito de la prevención: política preventiva, liderazgo y organización preventiva, planificación de la prevención, integración de la misma en el proceso-actividad empresarial, consulta y participación de los trabajadores, etc.

El equipo auditor toma de datos y los verifica in situ (centro/os de trabajo), prestando atención a aspectos como: estado de los puestos de trabajo, condiciones de las instalaciones y del proceso, actuación del personal (p. e., permisos de trabajo), actuaciones pendientes, otras condiciones (p. e., turnos de trabajo), etc.


Orientación auditora

La auditoría no es un mero cumplimiento legal. Al respecto, José María Riveira enfatizó que “toda auditoría debe aportar un retorno de la inversión, o valor añadido, a la empresa auditada. Audelco sustancia dicho valor añadido a través de lo que constituye la orientación auditora, o el protocolo, de cada una de sus actuaciones, que suponen:

-Análisis detallado del sistema de prevención.

-Poner de relieve lo que se hace especialmente bien.

-Advertir de las desviaciones relevantes.

-Orientar sobre las mejoras necesarias.

-Posicionar a la empresa en relación con la gestión de PRL en su entorno (análisis que contempla la comparación a partir de 12 parámetros).

-Mostrar la evolución de la empresa durante los últimos años.

Como colofón, el director técnico de Audelco, destacó que “la auditoría es una herramienta de gestión, y para prevenir (y mejorar) hay que auditar. Pero no puede hacerse de cualquier modo, sino siguiendo unos protocolos o metodología precisa. Sólo de ese modo se conseguirá que la auditoría se convierta en un instrumento de gestión. Algo que es imprescindible hoy día para garantizar, no sólo la transparencia de los diferentes sistemas de gestión, sino también para corregir las desviaciones que se produzcan en la planificación de la empresa y mejorar su sistema productivo”.

En una actividad que es relativamente nueva (en torno a los 15 años), el perfil del auditor ha ido adquiriendo su concreción paulatinamente: el auditor no es un inspector con un cometido sancionador, tampoco es un consultor que haga propuestas de acciones correctoras. El auditor, que necesita una gran profesionalidad, sólo evalúa la idoneidad del sistema y su eficacia. El recurso del ‘check-list’ es obsoleto e inadecuado, y la composición del equipo auditor es realmente importante para dar un valor añadido a la empresa cliente. Es imprescindible la colaboración de la empresa auditada, y una buena coordinación interna de sus departamentos para que la información facilitada al auditor sea precisa.

Refiriéndose al informe de auditoría, Riveira destacó del mismo “que ha de ser breve y conciso” y que representa “un reflejo de la credibilidad de la empresa, es una herramienta de gestión para el empresario y elemento de participación de los trabajadores en la gestión de la prevención de riesgos laborales en sus puestos de trabajo”.

Sin duda, el mejor retorno de la auditoría es la información oculta que se hace aflorar y que, en muchas ocasiones era desconocida por la propia empresa cliente. La información que facilitan los trabajadores y la cadena de mando en la empresa ayuda en la toma de decisiones y mejoras en materia preventiva.

Argumentos de debate

Los asistentes compartieron sus preguntas y observaciones con el cliente, suscitándose debate en torno a aspectos como:

-¿Tiene fuerza la auditoría para promover el cambio mejora?

Según Riveira, hay que distinguir entre cliente de auditoría y técnico de prevención o director de RRHH. “Lo que quieren oír unos y otros es distinto. La alta dirección quiere saber si pueden estar tranquilos o han de preocuparse. En cualquier caso, la auditoría promueve el cambio. Simplemente que el equipo auditor ha de tener la oportunidad de hablar con quienes toman las decisiones en la empresa”, respondía el ponente.

-¿Se hacen asesorías a la medida?

Riveira negó rotundamente. “Lo que puede hacer un equipo auditor es orientar a su cliente sobre cómo encauzar las mejoras. El cómo hacerlo ya es un asunto privado de la empresa. Cada una tiene su propia cultura y organización. Lo importante es escuchar a las personas sin perder la esencia de nuestro trabajo, que es detectar no conformidades”.

-Misión del auditor.

El ponente la sintetizó en “hacer la cosas de manera tan natural que el auditado no sienta la tentación de engañar al auditor. De hecho, la gente te cuenta las cosas tal y como son, el único requisito es la habilidad en las preguntas por parte de la entidad auditora. Si se trabaja con método, el auditado empieza a descubrir muchas cosas sobre sí mismo que ignoraba previamente”.

-Disyuntiva entre la Auditoría Reglamentaria o la gestión OHSAS 18001.

“Básicamente con auditoría legal es suficiente, ya que cubre el 80% de la OHSAS”, respondía Riveira.

-Procedimiento seguido para la auditoría de empresas grandes o con distintos centros de trabajo

El método de Audelco es “analizar el sistema general de prevención basándose en el muestreo a partir de una planta de una empresa con distintos centros de trabajo. El resultado del muestreo se aplicará a todo el grupo. El auditado es quien decide el alcance del informe de N. A. (No Adecuación)”.

-¿Introduce cambios reseñables la ISO 450001 de Seguridad y Salud Laboral en los procesos de auditoría?

Dicha norma se encuentra aún en fase de borrador, sin que pueda preverse cuándo se producirá su entrada en vigor. Su redactado actual introduce leves cambios/novedades en cuanto a: ‘análisis del contexto de la organización’ (novedad), ‘plan de mejora’ (novedad) y ‘evidencia de consulta / evidencia de participación’.

En la clausura del acto, José María Riveira recalcó que “la auditoría, en tanto que elemento de gestión fina de la PRL, busca la mejora. Sin embargo, no es extraño encontrar alguna empresa con una mala auditoría un año, y al otro peor; o técnicos de prevención que son contratados para la ocasión (auditoría) y despedidos al concluir la auditoría”.

OHSAS 18001, una herramienta al servicio de la prevención

OHSAS es el acrónimo de Occupational Health and Safety Assessment Series, que se traduce como Serie de Evaluación de la Seguridad y Salud Ocupacional. OHSAS 18001 es una herramienta que ayuda a las empresas a identificar, priorizar y gestionar la salud y los riesgos laborales como parte de sus prácticas normales de negocio. La OHSAS nace en 1999 por la creciente demanda de la comunidad internacional por disponer de un estándar que permitiera armonizar los requisitos existentes en seguridad y salud ocupacional. El resultado fue una herramienta que facilita la integración de los requisitos de Seguridad y Salud Ocupacional a los requisitos de calidad (ISO 9000) y a los de administración ambiental (ISO 14001).

Entre sus beneficios, OHSAS fomenta la cultura preventiva, proporcionando la capacidad de identificar, evaluar y controlar los riesgos asociados a cada puesto de trabajo. OHSAS contribuye a la creación de condiciones de trabajo más seguras, que contribuyen al aumento de la productividad. Asimismo, facilita el cumplimiento de la legislación aplicable, mejorando la imagen de la empresa en lo relacionado con la gestión de la seguridad y salud en el trabajo. Además de la mejora de la imagen, supone la reducción de costes en sanciones, accidentes, pérdidas de tiempo, responsabilidad social con los empleados, mejora del clima de trabajo.

Gestionar y auditar…, o ir ‘apagando fuegos’

La crisis está reduciendo recursos preventivos y haciendo que los empresarios vean la prevención como un gasto y no como una inversión. Enfrascadas en su día a día las empresas ignoran que relegar la prevención de riesgos laborales a un segundo plano les puede suponer un lastre en su crecimiento, e incluso la ruina.

En esta situación, la pregunta obligada es ¿existe algún método de gestión que me permita hacer más con menos? La respuesta de es previsible: el sistema de gestión de la PRL de más reconocido prestigio es el de OHSAS 18001. También hay que tener en cuenta que la certificación OHSAS 18001 unifica criterios, departamentos y sobre todo a las personas. Es decir, la prevención ya no es cosa del departamento de prevención… Prevención somos todos, bajo la gestión del departamento de prevención.

Sea con una metodología u otra, resulta incontrovertible que la implantación de sistemas de gestión aumentan la rentabilidad del sistema de prevención y, por supuesto, ayudan a mejorar la excelencia empresarial de cualquier organización (ver NTP 961). En definitiva, dejaremos de tener la sensación de ir apagando fuegos y enfocaremos nuestra productividad de tal forma que no nos sentiremos solos… Y lo más importante, podremos dormir tranquilos.

Especialistas en auditoría y certificación

Audelco es una entidad especializada en auditoría y certificación de sistemas de gestión, siendo la primera en materia de Prevención de Riesgos Laborales, con Acreditación Administrativa definitiva para operar como Auditores de los Sistemas de Prevención de acuerdo con el R.D. 39/1997, con ámbito de actuación en todo el territorio Nacional, según resolución de fecha 24 de julio de 1998.

En febrero de 2011, Audelco fue acreditada por ENAC (Entidad Nacional de Acreditación) para la Certificación de sistemas de gestión de la seguridad y la salud en el trabajo (OHSAS 18001).

Para ofrecer un servicio cada vez más amplio a sus clientes, Audelco ha iniciado recientemente la certificación de sistemas conforme a la norma UNE ISO 39001:2013 Sistemas de Gestión de la Seguridad Vial, que contempla los efectos que una empresa puede generar en la seguridad vial de terceros (ciudadanía en general), siendo una parte muy importante de la misma la referida a cómo afecta la seguridad vial a los trabajadores de la empresa.

Asimismo, desde 2013, Audelco está acreditada por la Fundación Másfamilia para realizar las auditorías necesarias para el certificado en conciliación ‘efr empresa®’ (empresa familiarmente responsable).