Sistemas de trazabilidad industrial

Un sistema de trazabilidad es un conjunto de disciplinas de diferente naturaleza que, coordinadas entre sí, nos permiten obtener el seguimiento de los productos a lo largo de cualquier cadena del tipo que sea. Si entendemos como trazabilidad un ‘conjunto de procedimientos preestablecidos y autosuficientes que permiten conocer el histórico, la ubicación y la trayectoria de un producto, o lote de productos a lo largo de la cadena de suministro, en un momento dado y a través de unas herramientas determinadas.

El concepto de trazabilidad se divide en dos partes bien diferenciadas:

La trazabilidad interna, que supone poder obtener la traza que va dejando un producto por todos los procesos internos de una compañía, con sus manipulaciones, su composición, la maquinaria utilizada, su turno, su temperatura, su lote, etc., es decir, todos los indicios que hacen o pueden hacer variar el producto para el consumidor del mismo.

La trazabilidad externa, que supone poder externalizar los datos de la traza interna y añadirle algunos indicios más si fuera necesario, como una rotura del embalaje, un cambio en la cadena de temperatura, una variación en las características de la agrupación, etc.

Como consecuencia vemos que para obtener la trazabilidad de un producto, hay que ir registrando los indicios que va dejando el producto mientras se mueve por la cadena, ya sea en el sentido normal o en el sentido inverso (como la logística inversa).

Un sistema de trazabilidad deberá de estar compuesto por los siguientes 4 elementos:

1. Sistema de identificación

• Un sistema de identificación del producto unitario
• Un sistema de identificación de embalajes o cajas
• Un sistema de identificación de bultos o palés

2. Sistema para la captura de datos

• Para las materias primas
• Para la captura de datos en planta
• Para la captura de datos en almacén

3. Software para la gestión de datos

• Capaz de imprimir etiquetas
• Capaz de grabar chips RFID
• Capaz de almacenar los datos capturados
• Capaz de intercambiar datos con los sistemas de gestión empresariales

4. Los datos a registrar

En primer lugar definiremos lo que es un item, agrupaciones de ítems y agrupaciones de agrupaciones:

• Item: es la unidad mínima, producto o pieza indivisible, que tiene un sentido de venta a usuario final o de control.
• Agrupación de ítems: es la unión de varios items, agrupados y unidos bajo algún tipo de embalaje y que se mueven de forma unitaria. Tiene un sentido de venta a distribuidor o intermediario.
• Agrupación de agrupaciones: es la unión de varias agrupaciones, que se mueven juntas bajo algún tipo de embalaje y que se mueven de forma unitaria. Tiene un sentido de transporte.

Utilizaremos entonces las palabras: item, caja y palé para definirlos.

Los sistemas de identificación de productos, mercancías, bultos, etc., sirven para dar una ‘matrícula’ a cada uno de los items, cajas o palés de los que queramos registrar su trazabilidad, lo que nos obligará a establecer un sistema que nos permita reconocer a cada uno como único y así poder construir su trazabilidad a lo largo de la cadena.

En las materias primas o componentes utilizados para la fabricación de los ítems será imprescindible poder conocer la procedencia de las mismas, su variedad, su composición y la fecha y hora de suministro que será asignada en el momento de recibir el producto en la zona de producción.

Así mismo en el producto-item una vez acabado deberá poderse identificar el código del fabricante, la fecha de producción-envasado, en su caso la fecha de caducidad, el número de lote asignado, los ingredientes-materias primas utilizadas, el peso, etc.

Posteriormente las unidades ítems agrupadas en cajas deberán identificar además la cantidad de items contenidos en dichas cajas.

Finalmente las cajas agrupadas en palés deberán permitir identificar la cantidad de cajas contenidas en él, los datos del destinatario, del expedidor y el número de identificación único de la unidad de expedición logística.

Para identificar productos, tanto items, cajas o palés, será necesario:

Escoger el sistema de codificación a utilizar: GS1-13, GS1-128, Code 39, Datamatrix, EPC, textos alfanuméricos, caracteres OCR, etc…

• Dependerá del sector productivo o cadena de suministro a la que pertenezcamos
• Dependerá de la universalidad que queramos abarcar (trazabilidad interna o externa)
• Utilizar el equipo de marcaje adecuado; etiquetas, ink-jet, láser, micro-percusión, tags RFID.
• Dependerá del sistema de codificación escogido
• Dependerá de la naturaleza de nuestro producto
• Dependerá del grado de automatización requerido

Una vez identificados los productos nos puede interesar utilizar los datos para ir añadiendo información con el fin de ir construyendo la trazabilidad de dicho producto. También nos puede interesar captar datos en un momento dado de la cadena de suministro o del proceso productivo, para conocer la información que tiene acumulada el producto.

Así, necesitaremos sistemas de captura de datos para:

Captar información relevante para adicionar al producto con lectores de códigos de barras, Datamatrix, antenas RFID, u otros

• Dependerá del sector y de la normativa a seguir
• Dependerá de las características del proceso.
• Captar la información del producto para actuar sobre él o saber que es; con lectores de códigos de barras, códigos Datamatrix, lectores RFID
• Dependerá del objetivo a perseguir

Si ya tenemos los productos identificados y tenemos sistemas para poder capturar los datos, nos queda el qué hacer con los datos capturados y como gestionarlos. Aparecen aquí los aplicativos que son capaces de guardar la traza de los productos y gestionar sus datos con múltiples fines diversos. Básicamente tendremos las siguientes opciones:

• Que el software de trazabilidad lo proporcione una empresa especializada en ello y que proporcione un sistema independiente del sistema de gestión empresarial
• Que el software de trazabilidad lo proporcione una empresa especializada en ello, pero que se comunique en ambos sentidos con su sistema de gestión empresarial
• Que el software de trazabilidad lo proporcione la propia empresa que desarrolla el software de gestión empresarial

Los datos que deben registrarse para obtener la trazabilidad de cualquier producto, dependen de qué tipo de producto, en qué sector nos movamos y de cuáles son los requerimientos del usuario final. Tampoco tendremos que olvidar las legislaciones vigentes en materia de trazabilidad y seguridad de los productos que rigen en el mercado donde deben ir destinados los productos.

Anexo 1. Ventajas de la trazabilidad

Las nuevas y exigentes regulaciones de la Unión Europea y Estados Unidos demandan a los países exportadores de productos alimenticios contar con sistemas de trazabilidad comprobables. Los tiempos de respuesta exigidos y los volúmenes de información a administrar, convierte a la incorporación de tecnología informática en una inversión que asegura la llegada de los productos a los mercados compradores mas exigentes.

Cuando se habla de trazabilidad para la exportación, uno de los escollos a superar es el cultural, debido a la falta de acuerdo en cuanto qué significa y cuál es el alcance del concepto. Muchas empresas creen que cuentan con productos trazados cuando en realidad no es así, y solo se descubre el equívoco en caso de ocurrir un problema en destino. Según la gravedad del incidente, la práctica habitual indica el retiro del mercado de toda la mercadería asociada al lote con problemas. Sin embargo, si la información de trazabilidad no se aplica a nivel de cada caja, en lugar de retirar el lote en conflicto, la empresa deba retirar la totalidad de sus envíos a todos los destinos. Las consecuencias económicas son enormes, pero a esto se suma el impacto negativo en la imagen y credibilidad comercial, tanto del la empresa como del país. Incluso aunque sólo excepcionalmente estos eventos tengan consecuencias sobre la salud del consumidor.

Cuando un sistema de trazabilidad está soportado sobre una infraestructura, basa en las tecnologías de la información y las comunicaciones (TIC), la trazabilidad puede brindar importantes utilidades a los diferentes actores de una cadena de valor como son:

• La gestión eficiente de la logística y del suministro
• El aseguramiento de la calidad
• El aumento la productividad