Grupo Spec constata que solo un tercio de las empresas usa registro horario digital

El pasado 26 de noviembre, Grupo Spec celebró en el Impact Hub Alameda de Madrid una jornada dedicada al registro digital de jornada, que combinó la presentación de un estudio sectorial y una mesa de debate técnico sobre los efectos de la futura normativa. Durante el encuentro, los intervinientes examinaron el estado real de la digitalización en las empresas, la calidad del dato, la trazabilidad exigida por la ley y los desafíos operativos para integrar sistemas rígidos en entornos laborales cada vez más híbridos. Las conclusiones apuntan a una transición todavía incompleta pero decisiva para garantizar fiabilidad, derechos laborales y eficiencia organizativa.

La sesión comenzó con la exposición de los resultados del estudio elaborado por Grupo Spec sobre la radiografía del registro digital en España. El documento identifica un avance desigual que combina implantaciones maduras con prácticas que persisten ancladas en herramientas manuales. Solo una parte de las organizaciones dispone de soluciones plenamente digitalizadas, mientras que más del 60% continúa dependiendo de hojas de cálculo o registros en papel, con el riesgo operativo y jurídico que conlleva para la fiabilidad del dato. La investigación también muestra cómo la motivación principal para adoptar sistemas digitales se centra en el cumplimiento normativo derivado del Real Decreto-ley 8/2019, que desde el 12 de mayo de ese año obliga a todas las empresas a registrar día a día el inicio y el fin de la jornada.

El análisis recoge además la percepción de los usuarios, que en su mayoría considera accesibles las herramientas bien diseñadas. Las resistencias aparecen cuando las soluciones carecen de claridad o exigen procesos complejos durante la jornada. También se observa que la implantación superficial no modifica la cultura laboral, si bien una aplicación estructurada sí permite obtener mejoras tangibles mediante transparencia y disponibilidad de información. La mitad de las compañías consultadas reconoce que el fichaje digital contribuye a su estrategia de gestión del tiempo, lo que revela una evolución hacia un enfoque menos punitivo y más orientado a la administración eficiente de los recursos humanos.

El estudio identifica asimismo que los responsables de personal revisan los registros con elevada frecuencia: casi la mitad lo hace a diario. Esto confirma que el control horario constituye un proceso operativo con impacto continuo en la dinámica interna. Sin embargo, persisten limitaciones estructurales, ya que solo una parte minoritaria de los sistemas ofrece una flexibilidad plena para gestionar incidencias, turnos variables o teletrabajo. Entre los beneficios más señalados figura la detección de anomalías, un indicador que revela la utilidad del dato digitalizado para corregir desajustes que pasarían inadvertidos con métodos manuales.

El estudio presentado por Grupo Spec refleja que solo un tercio de las empresas dispone de un control horario digital, de modo que la transición hacia modelos automatizados avanza con lentitud. Este retraso genera brechas entre organizaciones capaces de documentar de manera precisa su actividad y otras que continúan registrando la jornada con herramientas rudimentarias. La situación influye en la capacidad de auditoría interna, en la coherencia de los datos y en la seguridad jurídica, especialmente en entornos con jornadas irregulares o plantillas distribuidas.

La percepción de los trabajadores también fue objeto de análisis. El 60% de los usuarios califica los sistemas como fáciles o muy fáciles de utilizar, lo que desmonta la idea de un rechazo generalizado. Apenas un porcentaje marginal expresa una resistencia significativa, asociada no al concepto del fichaje, sino a la falta de usabilidad en determinadas soluciones. Además, casi la mitad de las compañías no ha observado un cambio en el comportamiento de sus plantillas tras la implantación, aunque un 40% sí aprecia mejoras cuando los sistemas se integran de manera coherente en los procesos internos.

La preferencia por métodos presenciales continúa siendo elevada. El 41% por ciento de las empresas opta por sistemas físicos, mientras que opciones como el ordenador o las aplicaciones móviles obtienen porcentajes menores. A ello se añade que una parte de las empresas muestra preferencia por no fichar, lo que indica que ciertas reticencias provienen de estructuras directivas o modelos organizativos que todavía no han asumido la conveniencia del registro digital.

La mesa redonda posterior analizó la aplicación práctica del marco legal vigente y del nuevo Real Decreto en preparación, que supondrá un aumento significativo de las obligaciones técnicas y administrativas impuestas a las empresas. Los expertos insistieron en que la trazabilidad y la calidad del dato adquirirán un protagonismo aún mayor, dado que la normativa proyectada exigirá que toda la información sea verdadera, verificable y no manipulable, con un historial claro de auditorías y modificaciones.

La futura obligación de formar a todos los trabajadores en el uso de los sistemas representa otro de los elementos centrales. El panel explicó que la nueva norma establecerá protocolos formales en cada compañía para garantizar que los usuarios comprendan los procedimientos de registro. También recordó que la obligatoriedad del fichaje no es nueva: deriva del Real Decreto-ley 8/2019, que impone el control horario a todas las personas sometidas al Estatuto de los Trabajadores, salvo autónomos verdaderos y alta dirección con contrato específico. Según los intervinientes, parte del tejido empresarial aún desconoce el alcance real de ese marco.

El requerimiento incluido en el futuro Real Decreto para registrar pausas, teletrabajo, horas ordinarias, complementarias o guardias plantea dudas operativas, ya que identificar tipologías de tiempo durante el acto de fichaje podría resultar poco práctico. La interdependencia con la protección de datos constituye otro factor decisivo, debido a la necesidad de compatibilizar ambos marcos regulatorios. Los expertos abordaron, además, prácticas irregulares extendidas como la automatización fraudulenta del fichaje o la manipulación de bases de datos, que incrementan la exposición jurídica más allá de las sanciones administrativas y condicionan litigios por horas extraordinarias.

Los participantes explicaron que la ausencia de registros fiables puede tener un coste elevado en procedimientos judiciales, puesto que, ante la falta de documentación válida, las magistraturas suelen favorecer la versión del trabajador. En este sentido, la conservación de los datos durante cuatro años —una obligación ya recogida en el Real Decreto-ley 8/2019— se vuelve esencial, dado que la futura norma exigirá adaptar archivos históricos y migrar información procedente de sistemas heterogéneos.

El panel también examinó la relación entre control horario, salud laboral y absentismo. La herramienta digital permite observar irregularidades, analizar patrones y generar una visión más precisa de las cargas de trabajo, lo que resulta útil para prevenir excesos. El estudio expuesto señala que siete de cada diez empresas detectan incidencias mediante sistemas digitalizados, un dato que refuerza la utilidad de estas plataformas más allá de su dimensión legal. Al mismo tiempo, la mesa redonda destacó que la digitalización contribuye a proteger la desconexión, especialmente en entornos con modalidades híbridas.

La discusión concluyó con una visión de futuro centrada en la interoperabilidad, la automatización transparente y la integración con otras áreas corporativas. Para los intervinientes, el registro de jornada deberá conectarse con nóminas, facturación o producción, de modo que la información fluya y permita análisis más sofisticados, como la estimación del absentismo o el rendimiento de determinados procesos. El panel recordó que las generaciones más jóvenes exigen flexibilidad y herramientas ágiles, por lo que la rigidez de determinados sistemas podría generar fricciones en un mercado laboral cada vez más digitalizado.

Las conclusiones globales de la jornada resaltan que la digitalización del registro de jornada avanza hacia un modelo que combina cumplimiento, eficiencia y bienestar. El estudio señala que la implantación funciona cuando se ejecuta con herramientas simples para el trabajador, flexibles para la empresa y robustas para la normativa. Los expertos de la mesa redonda coincidieron en que el éxito dependerá de la convergencia entre calidad del dato, formación, interoperabilidad técnica y capacidad de adaptación a jornadas cada vez más diversas. Aunque el camino todavía exige cambios profundos, la transición ya configura un escenario en el que el registro se incorpora como un instrumento de gestión que permite comprender y optimizar el uso del tiempo laboral.