Las utilities ‘conectan’ con compras: turno para la digitalización

Hasta hace pocos años, las operaciones de compras de las empresas se realizaban casi totalmente de forma manual. El ‘miedo’ al cambio, las reticencias de la alta dirección a la incorporación de las nuevas tecnologías y las prioridades de negocio ralentizaban o, simplemente, impedían dar este salto a la digitalización.

Las compañías de servicios públicos, entre ellas las de los sectores eléctrico y energético, pese a sus fuertes inversiones en otras áreas, no eran una excepción: los procesos eran lentos por la excesiva burocracia; los proveedores, salvo casos aislados, no estaban homologados ni auditados; el personal invertía excesivo tiempo en labores administrativas que podrían evitarse con la automatización, etc.

Adicionalmente, los actuales riesgos de interrupción de los suministros, la escasez de materiales y la fuga de talento están obligando a las empresas a rediseñar su modelo comercial tradicional. Los compradores necesitan fuentes de aprovisionamiento más fiables, una mayor selección y precios más bajos. Y los proveedores, un flujo continuo de recomendaciones inteligentes que alineen sus capacidades con las necesidades específicas de los compradores con el fin de aumentar sus ingresos y ampliar su negocio.

La necesidad de disponer de un sistema de gestión de compras con proveedores homologados en las empresas de servicios ya existía hace más de una década. Sin embargo, era esencial encontrar la tecnología adecuada para garantizar la homogeneidad de datos y procesos, con transparencia y menores costes operativos.

En España, estamos asistiendo a un lento pero progresivo aumento en la ‘concienciación’ digital de los departamentos de compras. Aun estando lejos de mercados más maduros en este aspecto o Italia, Francia o Reino Unido, observamos que las organizaciones que apuestan por esta vía emprenden un viaje de no retorno dadas las numerosas ventajas que ofrece: importantes ahorros tanto económicos, que podrían oscilar entre el 10 y el 15%, como en tiempos de gestión, que se reducen en un 30%. Además, reducen al mínimo los denominados gastos Maverick, o sin pedido.

Por sectores, el de utilities suele ser de los que van a la vanguardia en la utilización de tecnología para comprar, además de automoción, banca, o construcción. Sin embargo, hay otros que están madurando, como alimentación, seguros e industria.

En el caso de las compañías eléctricas y energéticas, una plataforma digital de compras ayuda en todas las operaciones asociadas a su actividad diaria; por mencionar una de las numerosas aplicaciones prácticas, la licitación, concesión y construcción de parques eólicos y plantas fotovoltaicas. En concreto, los procesos de adjudicación se realizan de manera mucho más transparente y conforme a las normas, además de que permiten convocar a un número mayor de licitantes.

Además de presentar una oferta competitiva, la flexibilidad que ofrece la plataforma permite al potencial proveedor adaptarse al crecimiento potencial de la empresa y que esta se centre en la digitalización sin restricciones de acceso.

Por ejemplo, una empresa que cuente con miles de proveedores y cientos de miles o incluso millones de pedidos al año, tarde o temprano tendrá que iniciar un procedimiento de homologación digital con criterios de sostenibilidad, entendida en su sentido más amplio.

Establecer unos criterios mínimos facilita conocer el estado en el que se encuentran dichos proveedores y definir cuáles podrán colaborar con dicha empresa, extendiendo así su compromiso con la sostenibilidad a lo largo de toda su cadena de suministro.

Según una compañía referencia en el sector, una plataforma unificada permite que todos los datos y las evaluaciones relacionados con un proveedor concreto se comparten internamente para ofrecer una visión global de su perfil, pasando de una opinión subjetiva a una evaluación objetiva.

Otras funciones importantes de la digitalización y que cobran cada día mayor importancia incluyen la gestión de riesgos, el seguimiento de la Directiva europea sobre Información Corporativa en Materia de Sostenibilidad (CSRD) y el cumplimiento de los criterios ESG (medioambientales, sociales y de Buen Gobierno).

Además de datos estándar como precio, cantidad y fecha de entrega, los proveedores deben proporcionar información sobre el país de origen de los materiales.

La evaluación de proveedores permite generar fácilmente informes y realizar un seguimiento mensual de la evolución de los KPI de cada proveedor. Esto aumenta significativamente la transparencia y garantiza el cumplimiento de la normativa.

Desde aquí animamos a las empresas del sector a dar ese paso esencial que es la transformación digital de sus compras: no solo reducirán tiempos de gestión y costes superfluos garantizando la sostenibilidad de su cadena de suministro completa, desde el origen de la necesidad al pago, sino que además es una apuesta necesaria en un entorno económico que presenta tantos desafíos.