Sistema Veri*Factu, un nuevo reto para autónomos y empresas

VeriFactu (Veri*Factu) es un sistema de verificación de facturas electrónicas impulsado por la Agencia Tributaria (AEAT). Su objetivo principal es garantizar la autenticidad, trazabilidad e inalterabilidad de las facturas emitidas por empresas y autónomos, evitando fraudes y mejorando el control fiscal.

La Ley Antifraude será obligatoria en todos los programas de facturación, pero implantar el sistema VeriFactu será opcional, aunque recomendable.

Con VeriFactu, cada factura generada queda automáticamente registrada y enlazada con las demás, impidiendo su manipulación.

Los programas de facturación que incorporen el sistema VeriFactu deben cumplir con una serie de requisitos técnicos para garantizar la seguridad y trazabilidad de los datos. Estos son algunos de los más importantes:

• Integridad y conservación de datos: las facturas deben ser inalterables y estar disponibles en todo momento.
• Registro inmediato: cada factura genera un registro único y consecutivo que facilita la trazabilidad.
• Envío seguro a la AEAT: el sistema permite remitir los registros a la Agencia Tributaria de forma automática y certificada.
• Encadenamiento de facturas: las facturas quedan enlazadas entre sí, lo que dificulta su manipulación.
• Generación de huella digital (hash) y firma electrónica: se añaden mecanismos de seguridad que refuerzan la validez de las facturas.
• Posibilidad de anulación con registro: si una factura se emite por error, debe generarse un registro de anulación con los mismos datos del documento original.

La implementación de este sistema trae consigo múltiples beneficios para los negocios que emiten facturas electrónicas:

• Mayor seguridad y confianza: las facturas verificables generan transparencia en las transacciones comerciales.
• Reducción del fraude fiscal: gracias al control automático, se minimizan los intentos de evasión de impuestos.
• Cumplimiento normativo garantizado: evita sanciones y problemas legales al asegurar que el software cumple con los requisitos de la AEAT.
• Automatización del proceso contable: al digitalizar la facturación, se agilizan los trámites y se ahorra tiempo.
• Facilidad para auditorías y gestión fiscal: permite a los negocios llevar un mejor control de sus operaciones y facilita la inspección por parte de Hacienda.
• Menos errores y simplificación de la contabilidad: al digitalizar el proceso, se reducen los errores humanos en la emisión de facturas.

¿Quiénes están obligados a usar VeriFactu?

Uno de los aspectos que más confusión ha generado es quiénes están obligados a implementar este sistema:

• Obligación para los programas de facturación: todos los software de facturación electrónica deben incorporar VeriFactu para cumplir con la normativa.
• Uso opcional para empresas y autónomos: aunque los programas deben incluirlo, los usuarios pueden elegir si envían automáticamente sus facturas a Hacienda o solo las almacenan en su sistema.

Excepciones: no están obligados a usar VeriFactu:

• Empresas sujetas al Suministro Inmediato de Información (SII).
• Negocios en territorios forales (País Vasco y Navarra).
• Profesionales que no están obligados a emitir facturas.
• Plazos de implementación de VeriFactu

El Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre, establece que los sistemas informáticos de facturación deben adaptarse a esta normativa antes del 1 de julio de 2025.

Por otro lado, el 29 de julio de 2025 será la fecha límite para que los desarrolladores de software cumplan con la normativa y habiliten el envío de facturas verificables.

Para autónomos y empresas con facturación inferior a 6 millones de euros, el uso obligatorio de un software homologado entrará en vigor el 1 de enero de 2026.

El proceso de emisión de facturas con VeriFactu sigue unos pasos clave:

• Creación de la factura en un software homologado: el sistema genera un registro inalterable con huella digital (hash).
• Incorporación de un código QR y referencia ‘VeriFactu’: permiten la validación rápida en la sede electrónica de la AEAT.
• Almacenamiento y trazabilidad: la factura queda registrada y vinculada con las anteriores, asegurando su integridad.
• Opcional: envío automático a Hacienda: Las empresas pueden optar por remitir las facturas en tiempo real a la AEAT (VERIFACTU) o simplemente almacenarlas para futuras auditorías (NO VERIFACTU)

• No es necesario realizar complejas configuraciones internas. Para adaptarte a la normativa, solo debes asegurarte de utilizar un software de facturación certificado.
• Verifica si tu programa de facturación actual está adaptado. Si no lo está, busca uno que cumpla con la normativa.
• Consulta con el desarrollador de software sobre la implementación de VeriFactu y sus características.
• Si decides enviar facturas a Hacienda, revisa la configuración para activar esta opción en tu programa de facturación.

El sistema VeriFactu es una de las mayores transformaciones en la facturación en España. Aunque su implementación aún está en proceso, es fundamental que autónomos y empresas se preparen con un software como PRODUCTOR antes de las fechas límite establecidas por la normativa.

Asegurarse de que el programa de facturación cumple con VeriFactu no solo evita sanciones, sino que también mejora la seguridad, la transparencia y la eficiencia en la contabilidad de cualquier negocio.

Si aún no cuentas con un software adaptado, es el momento de evaluar opciones y prepararte para esta nueva normativa, en GAIA podemos ayudarte.

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