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Tecnología y transparencia en la Universidad, una herramienta para evitar escándalos

Joao Claro, Country Manager eShare España28/08/2018
Los recientes escándalos relacionados con la Universidad pública han puesto de manifiesto la necesidad de incrementar los niveles de control interno y, sobre todo, la transparencia de los procesos y decisiones. La Universidad sustentada con fondos públicos de sus títulos y registran un fuerte impacto social. Por ello, y por el componente añadido de responsabilidad pública, el buen gobierno y la transparencia son conceptos que no cabe descuidar.
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El enfoque para abordar la transparencia, el buen gobierno y el cumplimiento normativo en la Universidad, en general, y en la Universidad pública, en concreto, debe estar enfocado a resultados. De nada sirve mantener un programa de Buen Gobierno que no consiga establecer un cordón sanitario en torno a las malas prácticas y, en consecuencia, evitarlas. La estructura de transparencia y buen gobierno en la Universidad puede jugar un papel diferenciador relacionado con la confianza de la sociedad en la institución.

Muchas de estas instituciones están abordando ya la implementación de programas de buen gobierno apoyados por soluciones informáticas que les permiten el control de la actividad del Consejo Rector; pero, una barrera importante para lograr la transparencia y el cumplimiento normativo en el ámbito universitario es la dificultad en la gestión de los datos.

Aunque no existe una norma sobre lo que debe contener un programa de buen gobierno, sí podemos establecer algunas bases comunes. Lo primero sería definir los protocolos o procedimientos para la toma de decisiones y ejecución de las mismas, identificar las actividades susceptibles de comunicación pública y también aquellas que pueden relacionarse con la comisión de delitos que deben ser prevenidos.

En definitiva, la tecnología es una aliada fundamental para asegurar los principios de buen gobierno, cumplimiento normativo y transparencia que se exigen en la actualidad a la universidad pública y privada y que se constituyen como un pilar fundamental para garantizar el prestigio de sus títulos.

Para establecer protocolos de buenas prácticas es fundamental avanzar en metodologías de compartir información en soportes digitales que permitan que todos los interesados manejen los mismos documentos en todo momento y que las modificaciones queden registradas. En este sentido, las implicaciones relacionadas con la seguridad en el tratamiento de la información son fundamentales.

A pesar de que la tecnología ya es capaz de proporcionar soluciones que registren y gestionen los datos de una manera segura y de fácil acceso, las administraciones de las universidades se quejan de las dificultades que están teniendo a la hora de adoptar dichas soluciones en sus Consejos Rectores. Por tanto, si las pruebas de las decisiones que se toman no existen o no son accesibles, se rompe la cadena de la transparencia. Las organizaciones necesitan saber y poder mostrar dónde se toman dichas decisiones y quién forma parte de ellas.

Si todas las resoluciones del Consejo Rector son digitalizadas cuando alguien busca cualquier mención sobre un tema en concreto durante un tiempo determinado, lo puede encontrar con facilidad. Ésta puede ser una manera rápida y fácil de ver quién estaba al tanto de ese tema en concreto y cuál fue su papel en el mismo para depurar posibles responsabilidades, y, en su caso, demostrar que se siguió la normativa pre-establecida.

El registro de quién toma las decisiones en el desarrollo de las reuniones del consejo rector y quién es el encargado de ejecutarlas es otra de las bases para apuntalar las buenas prácticas en la organización. Las conclusiones deben ser registradas de manera que nadie pueda alegar desconocimiento u olvido de lo tratado. Las organizaciones capaces de integrar la tecnología en sus procesos de reuniones y toma de decisiones habrán dado un paso de gigante en materia de buenas prácticas.

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