Comunicación, trabajo remoto, problemas…y…una solución

Cuentan que un hombre fue a buscar a un vecino para que le ayudara a mover un sofá que se encontraba atravesado en una puerta. Ambos se colocaron en un extremo del sofá y se afanaron en realizar la tarea. Lo intentaron, lo intentaron de nuevo, pero por más que se esforzaban no lograban mover el sofá de sitio, lo siguieron intentando hasta que agotados ambos soltaron el sofá y lo depositaron en el suelo. El hombre se dirigió a su vecino y le dijo:

- Déjalo, nunca lograremos meterlo.

A lo cual el vecino espetó:

- ¿Se trataba de meterlo?

Esta historia puede ser una leyenda urbana, o puede que no, pero lo que sí hace es describir perfectamente la situación en la que nos encontramos inmersos durante la pandemia. Necesidad de seguir trabajando como antes, en un mundo hiperconectado, pero infracomunicado. Vivimos dentro de una infodemia, definida como la abundancia excesiva de información, tal abundancia, que la hace ser una epidemia más que una bendición. Tenemos mucha información, pero poca o nula comunicación. Los datos lo revelan por sí solos.

Según un estudio publicado por Sodexo, los principales retos de las empresas en 2021 son 54% la conciliación, 42% mantener una comunicación fluida que mantenga alineadas todas las áreas y 36% lidiar con la hiperconectividad. Es decir, de los tres retos más importantes dos son relativos a la comunicación.

Para tener una idea más clara del problema al que nos enfrentamos en nuestras empresas, en los años 70 se acuñó otro término muy descriptivo: infobesidad. El término fue acuñado por Alvin Toffler y describe un mal que no ataca solo al individuo, sino que ataca a la propia empresa como extensión del mismo.

Según un estudio elaborado por la Universidad Católica de Lovaina, en Bélgica, el 90% de las personas con responsabilidad en las empresas creen que el flujo de información que gestionan es excesivo y el 70%, además, reconocen que están saturados por los datos que manejan.

Las conclusiones más importantes del estudio son que el exceso de emails y de información en general acarrea riesgos sociales y psíquicos para los empleados y empobrece a la empresa. Ante esto ¿Hay alguna solución? Interrumpir, versus estar disponible.

Otro de los puntos importantes son las interrupciones que sufrimos al realizar nuestro trabajo. En el caso de los emails, cada vez requieren más inmediatez en la respuesta e interrumpen el flujo normal del trabajo cortando otra actividad que se esté realizando, llegando a consumir un tiempo precioso de cada colaborador que puede llegar a emplear hasta un 30% de su jornada laboral en atender el correo. Todo ello sin contar el tiempo necesario para retomar la tarea por donde la dejamos una vez concluido el correo.

Es un coste neurológico que se va acumulando y algunas empresas ya han empezado a actuar sobre el mismo limitando el correo sólo a la mañana, pero queda un amplio campo de mejora para limitar el número de correos que recibimos cada día. Porque, si logramos limitar el flujo y la cantidad de información con la que tienen que lidiar nuestros colaboradores lograremos un hito importante para solucionar los principales problemas. Pero, ¿cómo lo conseguiremos? Las App, son la solución.

Las App que ponen a nuestra disposición la información cuando la necesitamos son un verdadero apoyo ya que, en lugar de interrumpir nuestro flujo de pensamiento, están habilitadas para que cuando las necesitemos nos conectemos a ellas y obtengamos la información necesaria. El cambio de paradigma, de interrumpir, a disponer de la información actualizada cuando se necesita, ayuda a llegar más lejos.

Por poner un ejemplo. En lugar de bombardear con correos por una estimación del coste de desarrollo de un proyecto de software, podemos tener una aplicación que permita informar del coste y se habilite con el estado de la estimación en cada momento.

Con esto tan simple y tan sencillo, conseguiríamos que en lugar de ser una carga fuera una ayuda y que los profesionales de la compañía que estén encargados de llevarla a cabo tengan unas manos adicionales que les ayuden a realizar su tarea de una forma más eficiente y adecuada, mirando de camino por su capacidad personal.

Conviene seleccionar bien las App para los procesos de desarrollo de software. Apps que no sean intrusivas, Apps que puedan mejorar el proceso, dotarlos de un color y unas herramientas que de verdad estén a favor de los gestores, de una Experiencia de Usuario cuidada y que no sean un impedimento adicional en su desarrollo.