Cinco consejos para que la movilidad funcione en la empresa

Hoy en día, los smartphones son más potentes que los ordenadores que ayudaron a la NASA a llevar al hombre a la luna, y el aumento de su capacidad de procesamiento está cambiando nuestro modo de trabajar. Todo tipo de compañías, desde bancos hasta fabricantes tecnológicos, están adoptando políticas para favorecer la movilidad empresarial, entre ellas el BYOD (Bring Your Own Device, traducido al español como trae tu propio dispositivo), permitiendo a sus empleados trabajar en sus dispositivos personales desde cualquier lugar. De hecho, un reciente estudio de Citrix pronostica que, en 2020, el 70% de las personas trabajará fuera de la oficina tanto como trabaja en la misma. Pero, al mismo tiempo que el trabajo a distancia promete aumentos en la productividad, también supone nuevos desafíos. Ante este futuro cercano, ¿qué deberían considerar las empresas a la hora de impulsar las políticas de movilidad empresarial de BYOD?

Juan Leal Cárdenas, director general de Lexmark Ibérica.

Determina los objetivos de tu política y ajústala a tu empresa. El punto de partida debería ser la auditoría de los tipos de datos que estás procesando y los dispositivos que se usarán para llevarla a cabo. Determina qué datos pueden ser procesados en un dispositivo personal y cuáles deben ser realizados en un entorno más restringido. Es importante que los empleados entiendan sus responsabilidades, y un componente esencial de cualquier política es llevar a cabo controles regulares para asegurarse de que dicha política está siendo seguida.

Si bien los empleados que más rinden consiguen resultados increíbles, sus ganas de innovar conlleva desafíos. Un estudio de la Harvard Business Review descubrió que muchos de los empleados que se encuentran bajo presión están dispuestos a usar cualquier tipo de recurso que tengan a su disposición. Si encuentran atajos para esquivar políticas oficiales que les permitan proporcionar un mejor servicio, las utilizarán. Por ello es importante formar a los empleados para que sepan diferenciar qué apps empresariales están autorizadas y cuáles no. Elige a personas de tu oficina que apoyen a sus compañeros mientras aprenden nuevos programas y procedimientos. Esto evita que los usuarios ignoren políticas de TI y que usen apps de consumo no aprobadas y potencialmente inseguras.

El valor de un móvil o una tablet perdida va más allá de su coste de sustitución: los datos que contenga pueden entrañar riesgos de seguridad. Educa a los empleados acerca de la importancia de mantener seguros sus dispositivos. Es posible que también tengas que dar más poder a tu departamento TI en áreas como la gestión de dispositivos móviles, que les permita borrar los datos de los dispositivos perdidos o robados. Para asegurarte de que has mitigado los riesgos de una filtración de datos, deberías considerar la implementación de la guía de la ICO (Information Commissioner's Office). Esto demostrará que has seguido guías de protección de datos oficiales y reducirás el riesgo de incumplimiento.

Las compañías que piensen en impulsar la movilidad empresarial deberían considerar dar prioridad a la impresión móvil. Pese a la transformación digital, la impresión juega aún un papel vital en la mayor parte de las organizaciones. Instalar soluciones de impresión móvil, como la Mobile Print app de Lexmark, asegura que los empleados y visitantes no tengan que pedir permiso al departamento de TI cada vez que quieran imprimir desde una impresora nueva. Cuando los empleados estén listos para imprimir, simplemente tendrán que añadir una impresora usando un código QR y escoger de una variedad de opciones de impresión antes de enviar su trabajo al dispositivo. Los usuarios pueden seleccionar imágenes, capturas de pantalla y notas para después imprimir directamente desde la app, de forma más rápida y eficiente.

Para acabar, antes de expandir la movilidad empresarial entre todos tus trabajadores, lanza pequeños tests de utilización. Estos te ayudarán a habituarte a nuevas apps corporativas y políticas de acceso a datos y limar cualquier problema. Esto también quitará presión al equipo de seguridad, quienes podrán apoyar e incluso acelerar este proceso al invertir tiempo en análisis y construyendo eficiencias en lugar de estar solucionando problemas. Puedes así recopilar una serie de prácticas adecuadas para proteger y fortalecer tu fuerza laboral móvil.