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IFS renueva su solución de Gestión Documental para mejorar la visibilidad, el acceso y seguridad de los datos

Comunicaciones Hoy02/07/2010

La solución de IFS para gestión documental facilita ahora la captura y gestión de la información de los proyectos y las empresas. Desarrollada en colaboración con numerosos clientes de IFS, las características de esta nueva extensión incluyen una mejor navegación y visualización de los documentos, una mayor seguridad y control, y una completa integración con Microsoft Office.

Las compañías buscan establecer estrategias y dar los pasos adecuados para obtener una ventaja competitiva con el fin de salir reforzados de la crisis, por lo que optimizar la gestión de la información y los datos, se ha convertido en una prioridad para muchas empresas. Las mejoras realizadas sobre la nueva solución de IFS para Gestión Documental permiten simplificar los procesos y reducir la carga administrativa que supone llevar un control de la documentación relacionada con los proyectos a gran escala.

Al garantizar que la documentación sobre clientes, proveedores y empresas subcontratadas están centralizadas en un único sistema ERP, las organizaciones pueden incrementar la visibilidad y mejorar la productividad del usuario, reduciendo el tiempo que les lleva acceder al documento exacto del flujo de trabajo exacto, y en el momento exacto.

PMC Servi, líder en fabricación de sistemas hidráulicos, es uno de los primeros clientes en trabajar con la extensión de IFS Gestión Documental. Togeir Lindtveitr, MA Manager de PMC Servi, comentó, “Trabajamos diariamente con multitud de clientes y proveedores. Para nosotros es clave que nuestra aplicación de gestión documental nos permita gestionar el flujo de datos asociados a cada proyecto, y nos ayude a reducir los tiempos de acceso a esa información. Ahora tenemos una mayor visibilidad de la documentación en toda la organización, lo que significa que nuestro personal puede recuperar rápidamente la última versión de cada documento y los datos en tiempo real, y dar una respuesta exacta y fiable a clientes y proveedores”.

Las mejoras sobre la visualización de documentos de IFS Gestión Documental, permite a los usuarios gestionar los datos administrativos y tener la seguridad de que se presenta únicamente la documentación pertinente a sus prioridades de trabajo. Los datos irrelevantes se eliminan automáticamente del portal de vistas del documento, por lo que pueden encontrar los documentos en sólo unos segundos. Por primera vez, los usuarios se benefician de la integración total con Microsoft Office. Así, los usuarios pueden trabajar en el formato de programa que prefieran, trabajar en un entorno conocido y revisar sus documentos dentro del sistema en Office pinchando en un botón.

Además, las mejoras en la solución ofrecen también la capacidad de aplicar seguridad a los documentos basados en proyectos. Muchas organizaciones comparten documentos a través de la red con tiendas, clientes, proveedores, empresas subcontratadas, sin unos procesos de seguridad adecuados. Por este motivo, hemos añadido un nuevo punto adicional dentro de IFS Gestión Documental, para que tanto el personal interno, como externo implicado en los proyectos tenga un acceso controlado a los documentos específicos dentro del sistema. Además, todos los datos se pueden conectar a la estructura del proyecto, los objetos de negocio o a una estructura pre-configurada de carpetas, con control de revisiones, backup, seguridad y funcionalidad completa de gestión documental.

Alastair Sorbie, CEO de IFS comenta, “Hemos visto que cada vez más empresas, adoptan medidas proactivas para la racionalización de sus procesos administrativos con el fin de liberar de este trabajo a recursos muy valiosos y mejorar su eficiencia. IFS mantiene el firme compromiso de desarrollar y mejorar las aplicaciones en línea con los requerimientos de nuestros clientes para facilitarles la gestión de su negocio, y hacer que sean más eficiente y competitivos.”