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El Grupo VAPF unifica sus sedes con Avaya IP Office y mejora la atención al cliente gracias al uso de Voicemail Pro

Comunicaciones Hoy22/12/2016
grupovapfEl Grupo Urbanístico VAPF ha migrado su telefonía analógica a la telefonía IP de Avaya, unificando las sedes de sus distintas oficinas y logrando reducir los costes de tráfico de llamadas. Para realizar la renovación de sus comunicaciones ha contado con el asesoramiento y respaldo de su partner Leader Redes y Comunicaciones.

Pedro Javier Soliveres Tur, CEO de VAPF, explica cómo se decidieron por Avaya: “Somos un grupo empresarial con actividad internacional y nuestras oficinas estaban ya desactualizadas, teníamos que hacer una apuesta tecnológica sí o sí”. “Leader nos propuso cambiar a telefonía IP, nos mostró las soluciones de Avaya y realmente nos convenció de las facilidades del sistema y de los beneficios aportados pensando especialmente en la relación con nuestros clientes. Sin duda, el respaldo y tranquilidad que nos inspiraba la marca Avaya fue el detonante”.

Gracias a la IP Office, el Grupo VAPF cuenta ahora con prestaciones que antes eran impensables para las más de 60 extensiones de sus empleados como poder facilitar siempre el mismo número de teléfono a sus clientes independientemente desde el dispositivo en el que se le atienda o utilizar números de extensión para las llamadas internas y a coste cero.

Pero, sin duda, la aplicación destacada por Pedro Javier Soliveres Tur es el Voice Mail Pro de Avaya. “Nos ha permitido ajustar los horarios de las distintas sedes, seleccionar el idioma según el origen de la llamada y ofrecer siempre una respuesta al cliente, mejorando la atención telefónica y reforzando la imagen de nuestro grupo.

Además nuestros comerciales están siempre localizables y reciben emails con los avisos de llamadas”. “La atención telefónica es prioritaria, y prestamos servicio de lunes a domingo durante todos los días del año, por lo que es imprescindible que cualquier llamada recibida sea atendida.
Igualmente es prioritario que se le informe al cliente en el idioma del país del que llama, así como que la persona que atienda la llamada disponga de los conocimientos adecuados en el idioma, y es algo que ahora podemos discriminar fácilmente en base al número de teléfono desde el que se origina la llamada”, nos explica.

Con Voice Mail Pro de Avaya han podido personalizar y dar tratamiento individual a cada uno de los números de la empresa, permitiendo así una gestión sencilla pero a la vez muy sofisticada del enrutamiento de las llamadas.
También han podido utilizar asistentes para atender las llamadas según los distintos horarios e identificar el número y contar con un sistema de buzón de voz centralizado capaz de atender
simultáneamente hasta 40 llamadas.

Telefonía DECT
VAPF también ha llevado una renovación de todos sus terminales. Leader ha sabido acercarle el potencial de la telefonía IP a su red LAN inalámbrica Los teléfonos DECT por los que se han decantado están diseñados para mantener la productividad de los usuarios mientras se mueven por las distintas instalaciones.

“La calidad de voz de estos terminales garantiza que los empleados puedan comunicarse con claridad y eficiencia desde prácticamente cualquier ubicación. Nuestras oficinas centrales están en un edificio de cinco plantas, y es necesario que cualquier persona pueda atender el teléfono en cualquier oficina en la que se encuentre reunido, para lo que se ha utilizado la función twinning. La función de gemelos móviles, o “twinning” permite trasmitir las llamadas dirigidas a un teléfono a otro teléfono de forma simultánea. Las llamadas generarán avisos en ambas extensiones al mismo tiempo. Los usuarios pueden configurar su teléfono de sobremesa y uno inalámbrico dentro del edificio con el fin de usar la función de gemelos móviles para
garantizar una cobertura permanente.”

Gracias a la telefonía IP, no importa si el usuario está en la oficina, en su mesa, en una reunión en la oficina o en el exterior, siempre está localizado a través del terminal fijo, DECT o móvil.

RETOS
• No perder ninguna llamada y reducir el tiempo de respuesta
• Integrar las llamadas telefónicas en su CRM
• Ofrecer un sistema unificado de atención telefónica en todas las oficinas de ventas y central
• Disponer de un sistema de telefonía internacional integrando números de teléfono internacionales

VALOR CREADO
• Seguimiento de todas las llamadas con un sistema de escalado en función del tiempo de espera
• Cambio de las líneas de teléfono de todas las oficinas por extensiones de la central con teléfonos IP
• Definición de calendarios anuales para dirigir las llamadas a las distintas extensiones en función del día de la semana y hora del día.

PRODUCTOS Y SOLUCIONES
• IP Office 500 v2
• Teléfonos 1608, 1408 1416 y analógicos
• IP DECT y terminales 3702
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