Doing business in Spain? Interempresas Media is the key
Canales Sectoriales
Tecnologías de la información y comunicación

La tecnológica TBS revoluciona la gestión de gastos en las empresas SAP

Comunicaciones Hoy20/10/2016
La compañía tecnológica española TBS, especializada en soluciones cloudpaperless para automatizar procesos financieros, ha lanzado una solución paquetizada para automatizar el proceso de las notas de gasto con contabilización en SAP. TBS Agora Notas de Gasto x SAP consigue dar respuesta a las necesidades de las grandes empresas, como Prisa Radio, Grupo Copisa o Balearia, que ya cuentan con esta solución. Hasta el momento existían algunas alternativas en el mercado, pero no respondían a las funcionalidades de negocio ni de integración con SAP necesarias para la mejora de procesos complejos que requieren este tipo de empresas.

“Para un elevado número de empresas españolas con SAP, el proceso financiero de gestión de sus notas de gasto aún continúa siendo una asignatura pendiente. Se trata de un proceso poco eficiente y costoso, que hace perder tiempo y recursos que podrían destinarse a otras tareas más estratégicas. El principal problema es conseguir integrar este proceso con su SAP de forma correcta y segura, una funcionalidad que no incluían otros softwares y que ahora por fin hemos conseguido”, afirma Susana Jiménez, Chief Commercial Officerde la consultora tecnológica TBS.

Ahorro y ventajas fiscales sin consumer licencias SAP

Construida y diseñada por el departamento de I+D+I de la tecnológica, la solución TBS AgoraNotas de Gasto x SAP está expresamente ideada para aquellas empresas que utilizan ERP SAP, pero sin consumir recursos SAP. Esto supone un importante valor añadido ya que aumenta la eficiencia del proceso sin necesidad de adquirir costosas licencias de SAP.

Cualquier tarea manual o gestión financiera se automatiza consiguiendo, además de eliminar el ticket en papel, disponer de un proceso controlado con información en tiempo real, y finalizar el proceso con la contabilización de cada nota en SAP. Además, resulta fácilmente personalizable y flexible según las necesidades de cada organización. Al ahorro que supone para las empresas SAP eliminar el ticket en papel, se añade la posibilidad de realizar gestiones del propio proceso (validaciones/aprobaciones) desde cualquier lugar y desde cualquier dispositivo móvil a través de la app o del entorno web. Además, la solución incluye el servicio de recuperación del IVA de los tickets de gasto, de una forma ágil e integrada con la propia solución.

Validación del software

La validación del diseño y funcionalidades de la solución se ha realizado con la compañía Prisa Radio, con lo que se han tenido en cuenta las características de una gran empresa, sus procesos de validación y aprobación, así como las funcionalidades necesarias para cada uno de los actores que forman parte de este proceso.

Funcionamiento

La plataforma convierte en digital todo el proceso de gestión de gastos a través de cuatro sencillos pasos. En primer lugar, se fotografía el ticket mediante un smartphone o tableta y se captura la información (NIF, importe y fecha), realizando las comprobaciones automáticas con la política de gastos de SAP. Seguidamente se realiza el proceso de aprobación de los gastos de los empleados en movilidad mediante una aplicación 100% web, y se contabilizada la nota de gasto en SAP siguiendo la lógica contable que corresponda en cada caso.

Gracias a la integración con SAP conseguida por TBS, la imagen del ticket se podrá visualizar desde SAP para aquellos usuarios que deban gestionar este proceso dentro del propio ERP. Las imágenes almacenadas en la nube pueden ser accesibles desde el propio SAP o desde la aplicación web, y sustituyen a los documentos originales frente a cualquier tipo de auditoría, por lo que no es necesario conservar ningún documento en formato papel. Por último, la solución realiza la gestión automática para recuperar el IVA de los tickets declarados, en el mismo momento que el ticket es fotografiado, y gestiona la recuperación de la correspondiente factura.