"El gran reto del CIO: ofrecer más y mejor, a menor coste"

Por Lucio Martínez de Salazar, manager en Business Integration Partners.

La compleja situación actual ha provocado que las compañías libren una auténtica batalla por conseguir nuevos clientes e incrementar su cuota de mercado. En este entorno lleno de retos y dilemas, el CIO se enfrenta diariamente a la presión del negocio para ofrecer más y mejores servicios con menos recursos y a menor coste.

Esto se traduce en buscar nuevas vías que mejoren la eficiencia del área de IT con la intención de reducir costes e incrementar la productividad. Todo ello sin perjudicar la calidad del servicio.

Para lograr este objetivo, el CIO debe abordar un proceso de transformación del área IT que comprende tres etapas principales (cuya duración y alcance dependerá de las necesidades y expectativas de cada compañía):
• Análisis de la Función IT. En esta etapa, se identifican las funciones clave de la organización así como los principales roles y responsabilidades asociados. Seguidamente, se evalúa la madurez de las funciones claves del departamento de sistemas y se detectan posibles ineficiencias y problemas.
• Elaboración de un modelo objetivo a partir de los resultados de la etapa anterior. Partiendo de la madurez actual, se establece para cada función un valor de referencia, de acuerdo a las directrices y prioridades del CIO. El resultado es disponer de una visión clara de hacia dónde debe progresar la organización.
• Desarrollo e implantación de un Plan de Acción que actúe como guía durante este proceso y ayude a articular la estrategia de evolución. De esta forma, se evita que las iniciativas identificadas en el paso anterior queden sólo en simples ideas; priorizándolas y planificándolas e indicando tanto costes como plazos estimados.
Una herramienta básica para apoyar, y acompañar al CIO, en este proceso de transformación es el diagnóstico del área de IT. El objetivo perseguido por dicho diagnóstico es doble:
• Evaluar las funciones clave de la organización de IT (estrategia, proveedores, infraestructura, personal, etc.) y el valor “real” aportado a negocio.
• Ayudar a definir la prioridad de las iniciativas que formarán parte del Plan de Acción.

Sin la pretensión de ahondar demasiado en la parte más técnica y farragosa, nos gustaría destacar que el diagnóstico está basado en un modelo desarrollado a partir de las mejores prácticas del mercado (ITIL y COBIT). Su adecuada aplicación facilita la identificación de aquellas funciones o áreas en las que el CIO debe esforzarse bien en mejorar o bien en transformar su departamento hacia un modelo más eficiente.

La duración del diagnóstico dependerá de las necesidades y profundidad alcanzadas. No hay que olvidar que se trata de una herramienta orientada a resultados a corto plazo. Usualmente, el diagnóstico comienza con una ligera adaptación del modelo a cada cliente. Luego se realiza reuniones de trabajo con el personal clave de cada organización, para finalizar con la presentación de un Modelo Objetivo y un Plan de Acción, que incluya las áreas de mejora identificadas; definiendo, también, su prioridad.

¿Cuándo es clave realizar un diagnóstico? El momento lo marcará la propia empresa, normalmente movidos por tres escenarios distintos. El primero viene motivado por cambios en la dirección de sistemas (por ejemplo, tras la llegada de un nuevo CIO). El segundo surge ante la necesidad de realizar una evaluación de la organización TI como punto de partida de un proceso de transformación de la misma. El tercer escenario típico incluye situaciones originadas por fusiones y/o adquisiciones entre compañías.

La ventaja de este enfoque es que permite realizar un diagnóstico eficiente, basado en elementos tecnológicos, pero centrado en las relaciones entre la situación de tecnología y los objetivos de negocio. Asimismo, establece una visión (e incluso un lenguaje) común, compartida por toda el área TI. Para organizaciones que se enfrentan a procesos de transformación IT con el objetivo de reducir costes, mejorar su posicionamiento o incrementar el nivel y calidad del servicio ofrecido a sus clientes, elaborar un diagnóstico de partida resulta clave para obtener resultados más eficientes.