Hasta final de año se destruirán más de 10.000 toneladas de documentos confidenciales por el nuevo RGPD
La entrada en vigor en mayo de 2018 del nuevo RGPD, mucho más restrictivo, ha hecho plantearse a las empresas los procedimientos en la custodia y protección de datos personales no sólo digitales sino también analógicos, en papel.
Según un exhaustivo estudio elaborado por Fellowes, compañía que desarrolla productos ofimáticos en sintonía con el RGPD, se calcula que las empresas españolas destruirán más de 10.000 toneladas de documentos confidenciales hasta finales o principios del año que viene. Una cantidad que aún se considera insuficiente.
A diferencia del tratamiento de los datos personales o confidenciales en digital, el papel sigue siendo una parte importante en el día a día de muchas empresas y la destrucción de todos ellos para evitar incumplir con el reglamento se convierte en un problema para muchas empresas y sus trabajadores.
De hecho un 33% de los trabajadores no destruye de forma completa esta documentación sino que lo hace de forma parcial, algo que vulnera la protección y la custodia de información que tiene carácter confidencial.
Tal y como indican desde Fellowes el uso de destructoras de papel es necesario puesto que es la herramienta que mejor sirve para cumplir estrictamente con los protocolos del RGPD en este campo.
Esto lo avala el hecho de que actualmente el 19% del personal de oficina carece de destructoras de papel en su puesto de trabajo lo que hace imposible el cumplimiento efectivo del RGPD cuando se trata de información en papel.
Además, el uso de la destructora de papel en España no está demasiado extendido. El informe concluye que el 47% de los trabajadores que tiene destructora de papel en su puesto de trabajo o no la usa o la usa en ocasiones muy puntuales.
Y es que las destructoras reducen el riesgo de que otras personas vean, fotografíen o vulneren los datos personales. Algo relacionado directamente con el área de cumplimiento de Seguridad del RGPD en varios de sus artículos.
Así mismo destruyendo el papel el riesgo de que los datos personales se traten de un modo incompatible con su fin es 100% efectivo ya que impide la visualización de los datos por parte de terceros de forma intencionada o accidental.
Otro de los datos que indica la vulneración de la nueva normativa es que aún hoy el 30% de las empresas siguen dejando el papel en contenedores para reciclado cerca de la oficina sin ser completamente destruido.
Finalmente Fellowes compara una solución de bajo coste como es habilitar destructoras en el puesto de trabajo con los elevados riesgos en los que se incurren en forma de multas por la vulneración de derechos y libertades de la protección de datos en distintas auditorías.
